Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de tâches ?

La gestion des tâches est une composante essentielle de la gestion de projets. Elle aide les entreprises à diviser et séquencer un projet en plusieurs tâches consécutives et coordonnées ; chaque tâche est planifiée, attribuée, programmée et suivie de manière individuelle. Un logiciel de gestion de tâches permet aux équipes de mieux travailler en coordonnant leurs efforts à l'aide de diverses fonctionnalités comme la planification des tâches, les rapports d'avancement et le suivi du temps. Ce type de logiciel permet de suivre le temps passé sur chaque tâche pour aider les parties prenantes à respecter les dates d'échéance. Ces systèmes de gestion de tâches incluent plusieurs fonctionnalités complémentaires comme la planification budgétaire, la synchronisation des messageries en ligne, les listes de tâches et les rappels.

Avantages d'un logiciel de gestion de tâches

Les logiciels de gestion de tâches aident les entreprises à rationaliser le cycle de vie de leurs projets, à minimiser les imprévus et à simplifier la collaboration et les communications interfonctionnelles pour économiser du temps et de l'argent.

Avantages spécifiques :

• Hausse de la productivité : les outils de gestion de tâches aident les gestionnaires de projet à fragmenter les projets en plusieurs tâches et sous-tâches. Chaque tâche peut ainsi être attribuée à une personne ou à une équipe et comporter un ensemble d'objectifs, d'indicateurs clés de performance et de jalons qui lui sont propres. Des fonctions et des responsabilités précises peuvent ensuite être assignées à chaque membre de l'équipe.
• Gestion optimisée des flux de travail : en tirant parti des outils de gestion de tâches, les entreprises peuvent analyser le cycle de vie complet d'un projet pour identifier les goulets d'étranglement et les activités qui prennent du temps et nécessitent une attention particulière. Cela permet non seulement aux gestionnaires de définir les priorités et de programmer des tâches, mais aussi d'élaborer une stratégie efficace et précise pour l'ensemble du projet.

Fonctionnalités clés des logiciels de gestion de tâches

• Alertes/notifications : suivez les étapes clés de vos projets et informez les parties prenantes concernant les nouvelles tâches, les mises à jour, les erreurs et les réalisations.
• Modification/mise à jour des tâches : modifiez et mettez à jour les tâches en cours en fonction des besoins de votre projet ou des ressources disponibles.
• Suivi de l'avancement des tâches : suivez l'avancement d'une tâche tout au long de son cycle de vie en surveillant les indicateurs clés de performance.
• Planification des tâches : programmez et assignez des tâches à une seule personne ou à des équipes entières. Cette fonctionnalité vous permet également de définir une date de début et une date limite pour chaque tâche que vous avez créée.
• Identification des tâches : créez des étiquettes et des balises pour vos tâches et sous-tâches afin de les organiser et de les classer, d'ajouter des informations pertinentes et de collecter des renseignements sur chaque tâche.
• Création de sous-tâches : divisez des tâches en sous-tâches exploitables pour gérer et mener à bien des tâches au niveau microéconomique.
• Gestion des tâches récurrentes : créez des tâches et des événements récurrents à une heure et une date précises pour une période allant d'une semaine à un mois ou une année. Cette fonctionnalité permet de ne plus perdre de temps à reprogrammer les tâches répétitives.
• Suivi du temps : suivez le temps engagé par toutes les parties prenantes sur les tâches qui leur sont attribuées.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion de tâches

• Besoins métiers : les logiciels de gestion de tâches proposent généralement différents types de licence avec des forfaits simples ou premium. Les coûts liés à ces forfaits augmentent à mesure que vous ajoutez de nouvelles fonctionnalités. Les entreprises ont tout intérêt à évaluer clairement les fonctionnalités dont elles ont le plus besoin et à comparer les types de licence de plusieurs produits pour choisir celui qui répond à ces exigences tout en respectant le budget imparti.
• Logiciels spécialisés : si votre entreprise centre ses activités sur une niche de marché comme les soins de santé, le marketing, la logistique ou le bâtiment, il est recommandé de choisir un système de gestion de tâches conçu spécifiquement pour le ou les marchés qui vous intéressent. Ces solutions peuvent vous aider à gérer et suivre des tâches en tenant compte de diverses normes et exigences légales sans pour autant induire de frais supplémentaires. (Consultez cet article de Capterra concernant les solutions de gestion de projets conformes à la loi HIPAA.)

Principales tendances en matière de logiciels de gestion de tâches

• L'intelligence artificielle (IA) et les chatbots vont faire parler d'eux : en s'intégrant directement dans la solution principale, l'IA permet désormais aux PME d'automatiser la plupart des flux de travail redondants. Quant aux chatbots, ceux-ci peuvent automatiser les flux de travail stratégiques du système de gestion de tâches, notamment l'attribution automatique des tâches, la diffusion du contenu, la création de rapports d'état, etc.
• Mobilité : bien qu'il ne s'agisse pas réellement d'une nouveauté, la notion de mobilité des systèmes de gestion des tâches demeure une tendance clé. La mise en commun et la mobilisation grandissantes des ressources poussent les utilisateurs à chercher des logiciels de gestion de tâches adaptés aux appareils mobiles qui leur permettent de suivre les tâches qui leur sont attribuées, de consulter leurs emplois du temps, de suivre l'avancement des tâches et de communiquer facilement où qu'ils se trouvent.