Introduction :

Un logiciel de base de données est conçu pour stocker des données dans un format structuré, afin qu'il soit facile pour les utilisateurs d'y accéder, de les modifier, de les récupérer et de les gérer. Également appelées logiciels de gestion de base de données ou DBMS (Database Management System), les solutions de ce type peuvent être utilisées par les entreprises pour rassembler des données importantes dans un endroit centralisé, structurer cellesqui ne le sont pas, regrouper des données provenant de différentes sources, les organiser dans un format cohérent et s'assurer qu’elles soient accessibles à plusieurs utilisateurs en même temps. On peut décrire une base de données comme un ensemble organisé de données électroniques. Un logiciel de base de données permet aux utilisateurs finaux d'interagir avec une base de données.

Certaines des fonctionnalités de base que l'on trouve dans une application de base de données comprennent la gestion du stockage des données, la gestion du dictionnaire de données et le contrôle des accès. À l'aide de ces fonctionnalités, les utilisateurs finaux peuvent stocker, organiser, consulter et modifier les données, visualiser et gérer les métadonnées de la base de données et contrôler précisément les personnes autorisées à accéder aux données, les modifier ou en ajouter de nouvelles à la base de données. En outre, la plupart des logiciels de base de données comprennent une fonctionnalité de recherche complète, ce qui accélère et facilite la recherche des données pour l'utilisateur. Les logiciels de base de données peuvent également être utilisés par les entreprises pour stocker des données de façon sécurisée, réduire la redondance des données et réaliser une analyse des données.

En fin de compte, les outils de base de données permettent aux entreprises et aux autres utilisateurs d'utiliser plus efficacement les données à leur disposition, de les gérer plus efficacement et d'en donner l'accès à tous ceux qui en ont besoin dans le cadre de leur fonction. Les meilleures solutions de base de données peuvent comprendre des outils de conversion, des options de réplication de données et la prise en charge de plusieurs langages de programmation. Certaines des catégories de logiciels qui sont plus étroitement liées aux logiciels de base de données incluent des outils de data visualisation et des logiciels de workflow.

Les acheteurs devront prendre en compte plusieurs facteurs lors de leur recherche d'un logiciel de base de données, notamment le type de données qu'ils veulent gérer, la quantité de données dont ils disposent et les personnes qui ont besoin d'y avoir accès. Les solutions de base de données peuvent varier en termes des fonctionnalités précises qu'elles offrent, mais pour qu'un progiciel puisse être considéré comme logiciel de gestion de base de données, il doit en général intégrer les outils ou fonctionnalités de base de données suivants :

• Stockage, gestion, mise à jour et récupération des données depuis une base de données centralisée.
• Gestion des métadonnées et descriptions des objets de données.
• Contrôle des personnes qui peuvent accéder à la base de données et de celles qui peuvent modifier des entrées.
• Migration des données d'une base à une autre ou conversion du format de fichier.

Qu'est-ce qu'un logiciel de base de données ?

Logiciels de base de données est le nom que l'on donne aux progiciels qui stockent les données dans un format structuré afin qu'elles puissent facilement être consultées, récupérées et gérées. Également appelés logiciels de gestion de base de données, ces outils peuvent être utilisés par des particuliers et des entreprises pour réunir des données importantes, rassembler au même endroit des données provenant de plusieurs sources de données afin que plusieurs personnes puissent y accéder en même temps.

Essentiellement, une base de données est un ensemble organisé de données, stockées de façon électronique, ce qui les rend toutes accessibles depuis un emplacement unique. Les programmes de base de données servent d'interface utilisateur avec la base de données, permettant aux utilisateurs d'explorer le contenu de la base, d'ajouter des données ou de les modifier, de récupérer ou de convertir des données et d'avoir accès aux métadonnées via le dictionnaire intégré.

De nombreuses entreprises utilisent un outil de base de données pour organiser les données importantes afin que leurs employés puissent y avoir facilement accès quand ils en ont besoin pour effectuer leurs tâches de travail. Une bonne application de base de données va permettre à l'administrateur de contrôler les personnes qui ont accès à la base de données et celles qui sont autorisées à modifier les données qu'elle contient. L'accès peut être accordé à autant de personnes que souhaité et différentes personnes peuvent également se voir accorder différentes autorisations.

Quels sont les avantages d'un logiciel de base de données ?

Les avantages d'un logiciel de base de données reposent principalement sur sa capacité à consolider les données, même quand elles proviennent de nombreuses sources différentes, puis à les structurer. Il est donc beaucoup plus facile pour les employés de l'entreprise d'accéder aux données dont ils ont besoin et d'enregistrer les données importantes pour une utilisation ultérieure. Ceci étant dit, certains des avantages les plus importants associés à l'achat d'une solution logicielle de gestion de base de données de premier plan sont décrits plus en détail ci-dessous afin de présenter plus précisément la valeur du logiciel :

- Organiser les données importantes : la première raison pour laquelle la plupart des entreprises décident de déployer un logiciel de base de données est peut-être de structurer les données importantes dont elles disposent. La création et la tenue d'une base de données permettent d'organiser les données de façon logique, afin de pouvoir y accéder, les récupérer et les interpréter. La collecte de données importantes dans un emplacement unique et centralisé peut également faciliter les comparaisons et la contextualisation. Les employés et les autres utilisateurs ayant accès aux données bénéficient d'une meilleure compréhension de leur signification, de leur raison d'être et de la façon dont on peut les utiliser pour améliorer les résultats de l'entreprise.

- Faciliter la recherche de données : l'un des principaux avantages associés à la consolidation des données dans une base de données à l'échelle de l'entreprise est la capacité de pouvoir faire des recherches dans ces données. Les logiciels de base de données comprennent pratiquement toujours une fonctionnalité de recherche intégrée, ce qui permet de trouver facilement et précisément ce dont on a besoin. Les meilleurs outils de base de données pourront traiter un grand nombre de requêtes de recherche simultanément, plusieurs utilisateurs pouvant effectuer des recherches dans la base de données en même temps et néanmoins obtenir leurs résultats en temps voulu.

- Éliminer les données incohérentes : dans les entreprises de toute taille, il peut exister des incohérences dans les données, en particulier entre différents services, mais cela peut s'avérer vraiment problématique dans les grandes entreprises où celles qui sont réparties sur plusieurs sites. Par exemple, il est relativement facile pour un service de mettre à jour une donnée, mais d'oublier ensuite de communiquer cette modification à un autre service. Suite à ce manque de communication, deux services différents fonctionnent avec deux jeux de données différents, ce qui les amène à des conclusions différentes sur l'état actuel de l'entreprise ou sur les mesures à prendre. En gardant cela à l'esprit, l'un des principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de base de données est la capacité à réduire ou éliminer les incohérences de ce type. En utilisant un système de base de données, il est possible de mettre à jour les données dans un emplacement, puis de les mettre à jour dans toute l'entreprise et ce en temps réel. De là, tous les services et tous les employés de ces services utiliseront toujours les données à leur dernière mise à jour.

- Améliorer la sécurité globale des données : enfin, l'utilisation d'une bonne application de base de données peut contribuer à améliorer le niveau global de sécurité des données d'une entreprise. Cela est rendu possible grâce à une mise à jour continue des données et à la création fréquente de sauvegardes quand le stockage est géré sur site. Autrement, les meilleures solutions en ligne stockeront les données dans le cloud, garantissant l'absence de tout point de défaillance. Les solutions cloud en ligne présentent également l'avantage de rendre les données accessibles à distance à l'aide d'un appareil compatible.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de base de données ?

Les fonctionnalités d'un outil de base de données se divisent en fonctionnalités de base, que l'on trouve dans pratiquement toutes les solutions du marché, fonctionnalités courantes, que l'on s'attend à trouver dans la plupart des programmes de ce type et fonctionnalités optionnelles, qui sont moins courantes et qui aideront souvent à différentier une solution d'une autre. En gardant ceci à l'esprit, lors de la recherche un logiciel de base de données, la majorité des options offrent en général les fonctionnalités suivantes :

- Gestion du stockage des données : supervisez, organisez, mettez à jour, modifiez, récupérez et stockez les données à l'aide d'une base de données centralisée. Il est possible de réaliser une grande variété de fonctions à l'aide d'un logiciel de base de données, de la consultation des données, l'ajout de nouvelles données à la base ou la modification de données existantes à l'organisation des données selon une structure logique et leur exportation vers d'autres applications. Plusieurs utilisateurs peuvent en général accéder à la base de données en même temps et les données mises à jour ou ajoutées seront ensuite visibles pour tous. Au bout du compte, cette fonctionnalité permet à une entreprise ou une personne de stocker une grande quantité de données dans un seul endroit, de les organiser de façon logique afin d'y avoir accès et de les utiliser à diverses fins.

- Contrôle des accès/permissions : contrôlez des personnes qui ont la capacité d'accéder à la base de données et aux données qu'elle contient. À l'aide des fonctionnalités de contrôle d'accès, il est possible de rendre la base de données accessible à tout le monde dans l'entreprise ou à certaines personnes ou certains services. Différents niveaux d'autorisation peuvent également être définis. Par exemple, tous les utilisateurs peuvent être autorisés à consulter la base de données et à récupérer les données dont ils ont besoin, mais il est également possible de créer des restrictions concernant les personnes qui peuvent effectivement ajouter de nouvelles données ou mettre à jour les données existantes. Cela permet ensuite de sécuriser et protéger la base de données contre les tiers ou les personnes malveillantes. Les autorisations peuvent aussi être modifiées avec le temps, si davantage de personnes ont besoin d'un accès ou s'il est bénéfique d'autoriser un plus grand nombre d'utilisateurs à apporter des modifications aux données contenues dans la base de données.

- Gestion du dictionnaire de données : gérez le dictionnaire de données de la base de données, qui contient les métadonnées expliquant la structure, les propriétés et/ou le contenu des données ou fournissant des informations et des descriptions contextuelles importantes. Parmi les exemples d'informations contenues dans un dictionnaire de données, on peut citer les propriétés d'éléments de données spécifiques, comme la taille ou le type des données, la relation entre une entrée et une autre, des informations de référence, des classifications ou des descriptions qui donnent des informations complémentaires sur ce qui est contenu dans la base de données, ainsi que des règles spécifiques à l'entreprise, comme des définitions et du vocabulaire approuvés. Tout ceci peut aider à comprendre et interpréter les données et également à améliorer la communication et la prise de décision. Le logiciel de base de données permet aux personnes autorisées à faire des ajouts dans le dictionnaire de données de faire des modifications et de gérer le contenu du dictionnaire.

- Conversion de la base de données : utilisez les logiciels de base de données pour transférer ou migrer les données d'une base à une autre ou convertir la base de données dans un autre format afin de l'ouvrir dans d'autres applications ou sur d'autres systèmes d'exploitation. L'utilisation de ces fonctionnalités peut contribuer à améliorer l'accessibilité globale et à faciliter le partage de données importantes avec les autres, quels que soient les applications et les appareils utilisés.

- Réplication des données : répliquez des saisies de données ou dupliquez une base de données complète afin de la diffuser facilement. Cela peut s'avérer extrêmement utile lorsque des personnes ou des services ne sont pas autorisés à accéder à la base de données principale, mais qu'ils ont besoin d'un accès temporaire pour effectuer des tâches spécifiques. En outre, la capacité à répliquer une base de données de cette façon crée de nouvelles opportunités pour travailler avec la base de données (ou même d'y apporter des modifications) sans affecter les personnes qui utilisent la base de données principale dans le cadre de leur travail. Un autre avantage réside dans le fait que la base de données répliquée peut être utilisée à titre expérimental ou pour voir les ramifications des modifications sans entraîner de problèmes permanents.

- Sauvegarde et restauration : conservez des données de façon sécurisée grâce à l'utilisation d'outils de sauvegarde et de restauration des données intégrés. En général, cela inclut des options pour sauvegarder les données régulièrement ou à chaque modification apportée. Cela signifie que les données les plus récemment mises à jour peuvent toujours être récupérées facilement, même si la base de données est supprimée ou si les données sont corrompues. De plus, les options de restauration comprises dans ce type de logiciel peuvent permettre une restauration de la base de données à son état précédent ou une restauration instantanée de ces dernières en cas de suppression accidentelle d'entrées ou de données.

Le répertoire de logiciels de Capterra permet de trouver beaucoup plus facilement la solution idéale. À l'aide des outils fournis, triez les options logicielles disponibles en fonction des fonctionnalités qu'elles comprennent, en vous assurant que seules les options qui offrent les éléments requis (ceux qui vont répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise) sont présentées.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de base de données ?

Plusieurs points importants doivent être pris en compte lors de l'achat d'un logiciel de base de données, car toutes les options disponibles sur le marché ne seront pas adaptées aux différents objectifs recherchés. Certains programmes de base de données sont idéaux pour les petites et moyennes entreprises, qui ont besoin d'organiser des quantités de données relativement petites, tandis que d'autres conviendront mieux aux grandes entreprises dont les données proviennent d'une large gamme de sources et qui ont de fortes demandes en termes de nombre d'utilisateurs accédant à la base de données en même temps. L'une des meilleures façons d'aborder la question est de se poser les questions suivantes avant de décider quel logiciel acheter :

- Quelles sont les fonctionnalités d'un outil de base de données ? L'un des points les plus évidents à prendre en considération lors de la comparaison de différentes solutions logicielles est la gamme de fonctionnalités offertes. Ici, il est important de hiérarchiser les besoins spécifiques, plutôt que de simplement chercher l'option qui comprend le plus grand nombre de fonctionnalités. Réfléchissez soigneusement à ce que la base de données ait vraiment besoin de faire, puis réduisez le nombre d'applications disponibles à celles qui contiennent précisément ce que l'entreprise recherche. Il peut exister sur le marché des options qui offrent de nombreuses fonctionnalités et qui ont reçu d'excellents avis utilisateurs, mais si ces solutions ne disposent pas des fonctionnalités précises dont vous avez besoin, elles ne vont pas convenir.

- Combien le logiciel va-t-il coûter ? Ensuite, réfléchissez à la question du coût et faites-le dans le contexte du budget disponible. Au-delà de cela, réfléchissez en termes de coût total de possession, plutôt que simplement en termes de coût d'achat du logiciel. Cela fait alors surgir de nombreuses questions supplémentaires auxquelles il faudra répondre avant de prendre une décision. Combien l'installation va-t-elle coûter ? De quelle formation les employés auront-ils besoin pour maîtriser l'utilisation du logiciel ? Quel est le type d'assistance proposé et quels sont les coûts associés ? L'entreprise aura-t-elle besoin de payer pour obtenir les mises à jour ou les nouvelles versions ? Le tarif comprend-il la propriété du logiciel ou y a-t-il des frais d'abonnement pour accéder à une solution SaaS ?

- Quelle est la meilleure option de déploiement pour une application de base de données ? L'option de déploiement de choix est un autre point à prendre en compte et qui peut aider à affiner la recherche d'un logiciel de base de données. Il va y avoir trois options principales à prendre en considération ici. La première est le déploiement sur site avec un stockage dont les utilisateurs ont eux-mêmes la responsabilité. La seconde est le déploiement sur site avec un stockage dans le cloud. Enfin, la troisième option est celle d'un modèle de SaaS dans le cloud, avec un tiers en charge du stockage sécurisé des données et du maintien à jour du logiciel. Il y a des avantages et des inconvénients associés aux trois modèles. Réfléchissez donc bien à l'option qui fonctionnera le mieux pour vous. L'approche cloud peut éliminer un grand nombre de problèmes liés à la gestion des matériels de stockage et les services d'abonnement peuvent aider à réduire les coûts initiaux tout en permettant de prévoir les coûts à venir et en fournissant une excellente accessibilité. Cependant, les solutions sur site peuvent offrir un meilleur sentiment de propriété et de contrôle et peuvent être plus efficaces quand il est nécessaire de transférer rapidement de grandes quantités de données.

- À quoi le logiciel de base de données va-t-il servir ? Il est important de se rappeler que les bases de données peuvent servir à tout, de la simple saisie de données et de leur stockage, jusqu'au reporting financier et à la gestion des relations client. Essayez d'être aussi spécifique que possible sur l'utilisation prévue du logiciel. Cela pourra grandement faciliter l'élimination des options qui ne sont pas susceptibles de répondre à vos exigences.

- Quels sont les différents types de bases de données ? L'approche la plus courante pour créer et gérer une base de données est de choisir un modèle centralisé. Cependant, ce n'est pas le seul type de base de données disponible. Par exemple, une base de données distribuée fonctionne en répartissant les données sur plusieurs systèmes de base de données, puis en établissant des liens de communication entre eux. Cela peut aider de diviser une base de données volumineuse en plusieurs parties plus gérables. Avant de prendre une décision concernant le logiciel de base de données à utiliser, définissez le type de base de données à créer ou gérer, puis choisissez une option adaptée à ce type.

- Les données sont-elles structurées, non structurées ou bien les deux ? Les données peuvent être divisées en données structurées et données non structurées et il est important de savoir quel type de données on traite. Les données structurées sont en général des données organisées et spécifiques qui suivent des modèles de données prédéfinis et qui sont de nature quantitative. On pourrait citer par exemple les numéros de téléphone, les noms, les adresses et les dates. Les données non structurées, au contraire, peuvent consister en différents types de données stockées sous différents formats. Ces données peuvent, par exemple, comprendre des fichiers texte, des fichiers vidéo, des images et des e-mails. Les bases de données peuvent, d'une manière générale, être divisées de la même façon. En règle générale, les logiciels de base de données relationnels conviennent mieux aux données structurées, tandis que les entreprises qui ont besoin d'une base de données pour des données non structurées ou pour une combinaison de données structurées et non structurées, feraient mieux de choisir un logiciel non relationnel. Le fait de savoir si un logiciel fonctionne avec des données structurées, non structurées ou les deux sera d'une grande aide pour déterminer la meilleure solution globale pour répondre aux besoins de l'entreprise.

- Existe-t-il des problèmes de compatibilité dont il faut tenir compte ? Un grand nombre des meilleures solutions du marché incluent des outils système de gestion de base de données qui permettent au logiciel de s'intégrer facilement à d'autres progiciels que vous utilisez peut-être déjà. Cependant, quand il existe des problèmes de compatibilité, des modifications devront peut-être être apportées aux autres outils existants et cela peut augmenter les coûts globaux. En général, il vaut mieux chercher une solution qui se rapproche des logiciels déjà utilisés, mais cet accent mis sur la compatibilité ne doit pas se faire aux dépens de la qualité globale.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de base de données ?

Avant l'achat, il convient également de prêter attention aux tendances en matière de logiciels les plus pertinentes aux systèmes de gestion des bases de données. Il faut en tenir compte dans le contexte global des tendances technologiques émergentes et importantes. Pour ceux qui recherchent un logiciel de base de données, il est utile de tenir compte des tendances décrites ci-dessous :

- L'intérêt croissant pour les services cloud : comme le montre l'étude de Gartner (disponible en anglais), la plupart des entreprises prévoient actuellement de maintenir ou d'augmenter leurs dépenses de cloud computing, dont les avantages se manifestent de façon croissante. Cela est particulièrement vrai alors que les modèles de travail à distance et hybrides deviennent plus courants et que les entreprises constatent les avantages des services cloud lorsqu'elles fonctionnent avec une main-d'œuvre distribuée qui a besoin d'accéder aux logiciels et aux outils lorsqu'elle est en télétravail. En gardant ceci à l'esprit, il convient de se demander si le stockage cloud est la meilleure approche pour un logiciel de base de données et si une solution logicielle 100 % cloud pourrait convenir.

- Intelligence artificielle dans les logiciels de base de données : ces dernières années, une tendance technologique importante a été le recours croissant aux concepts d'IA (intelligence artificielle) et de machine learning. Cette tendance se traduit dans les logiciels de base de données, certaines solutions intégrant des fonctionnalités qui peuvent automatiquement ajuster les paramètres de la base de données au fur et à mesure que la base change, que sa taille augmente ou qu'elle se complexifie. En conséquence, la véritable gestion d'une base de données peut s'en trouver facilitée et l'IA peut aussi souvent contribuer à en améliorer les performances. En outre, l'automatisation peut aider à garantir que les modifications sont apportées en temps voulu, au moment où elles sont le plus nécessaires.

- La croissance des logiciels de base de données non relationnels : l'étude de Gartner (disponible en anglais) montre également que la croissance des systèmes de gestion de base de données non relationnels dépasse celle des systèmes de gestion de base de données en général, ce qui indique un intérêt croissant pour les logiciels de base de données qui peuvent gérer à la fois les données structurées et les données non structurées. À l'aide du répertoire Capterra, il est facile de déterminer si un logiciel de base de données est relationnel ou non relationnel, ce qui aide à restreindre les options disponibles à celles qui correspondent vraiment à ce qui est nécessaire.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits du répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Market Share: Database Management Systems, Worldwide, 2020 (Part de marché : systèmes de gestion de base de données, monde entier, 2020) (Date de consultation : lundi 27 septembre 2021)

2. Gartner Predicts the Future of Cloud and Edge Infrastructure - (Gartner prévoit l'avenir de l'infrastructure cloud et edge) - Gartner.com (Date de consultation : lundi 27 septembre 2021)