Logiciels de gestion de restaurant

Logiciel de gestion de restaurant

On appelle logiciels de gestion de restaurant les solutions conçues pour aider les restaurants à gérer les aspects essentiels de leur activité et l'automatisation des flux de travail quotidiens. Ils rendent la gestion de restaurant plus facile, plus efficace et plus précise, tout cela dans le but d'aider les restaurants à améliorer leurs performances commerciales et l'expérience client.

La plupart des logiciels de gestion de restaurant proposent un large éventail de fonctionnalités. Celles-ci couvrent tous les principaux aspects de la gestion d'un restaurant, notamment la gestion des stocks, le traitement des paiements, la gestion des réservations et des tables, la facturation et d'autres aspects relatifs à la comptabilité et aux finances. En outre, il est courant que les solutions de ce type proposent des outils intégrés de reporting et d'analytique, afin que les gérants de restaurant puissent surveiller en permanence les performances et superviser la plupart des opérations commerciales quotidiennes depuis un seul endroit.

De nombreuses fonctionnalités fournies par les applications de gestion de restaurant font appel à l'intelligence artificielle, au machine learning et à des technologies similaires pour permettre de traiter automatiquement ou avec un besoin réduit d'intervention humaine les tâches répétitives et les événements prévisibles. En ce sens, les outils de gestion de restaurant peuvent être d'une aide précieuse pour libérer du temps qui pourra être consacré à des activités plus compliquées ou qui demandent plus de temps. Cependant, il y a également une composante organisationnelle importante, les logiciels de gestion de restaurant aidant à rassembler certaines des tâches de gestion essentielles tout en centralisant autant de données pertinentes que possible.

En raison de la nature des solutions de gestion de restaurant et de leur attrait tout-en-un, il peut y avoir un chevauchement des fonctionnalités avec des outils tels que les logiciels de caisse et les logiciels de commande en ligne. Les logiciels de ce type sont aussi parfois classés avec des progiciels similaires, tels que les logiciels de gestion pour la restauration. En général, les entreprises de restauration et les restaurants se distinguent par le fait que les restaurants permettent aux clients de commander des aliments et de les consommer sur place. En revanche, les services restauration constituent une catégorie plus large d'entreprises qui fournissent des services liés à l'alimentation.

Si les fonctions précises incluses dans les outils de gestion de restaurant peuvent varier, la grande majorité des solutions offrent des fonctionnalités de base similaires. En conséquence, il devrait être possible de réaliser ce qui suit :

• Suivre les stocks, mettre en place des alertes et automatiser la commande de nouvelles fournitures.
• Gérer les réservations des clients et affecter des membres du personnel à chaque table.
• Traiter les paiements, payer les factures et gérer les factures ainsi que les aspects financiers.
• Planifier et mettre en œuvre des changements dans le menu du restaurant et faciliter la communication entre les départements.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de restaurant ?

Les logiciels de gestion de restaurant font référence à des solutions qui aident les gérants de restaurant et les personnes occupant des postes similaires à automatiser les flux de travail et à effectuer un grand nombre des tâches commerciales les plus importantes à partir d'un seul endroit. Ces solutions sont complètes ou tout-en-un, ce qui signifie qu'elles comprendront des fonctionnalités d’autres applications, notamment des logiciels de caisse et des logiciels de gestion de stocks.

Par conséquent, la plupart des logiciels de gestion de restaurant permettent aux utilisateurs de gérer ou de superviser les tâches liées à de nombreux aspects de l'entreprise. Par exemple, les outils de gestion de stocks permettent aux gérants de restaurants de s'assurer qu'ils disposent des provisions et des équipements nécessaires, tandis que les outils de gestion des réservations permettent aux utilisateurs de gérer les réservations effectuées par les clients. Outre ces fonctionnalités, les systèmes de gestion de restaurant peuvent également aider les gestionnaires à centraliser certaines des données les plus importantes, ce qui facilite le suivi des progrès et la supervision des opérations quotidiennes.

En général, les applis de gestion de restaurant sont conçues pour améliorer l'efficacité et la précision, ce qui signifie plus de productivité et moins d'erreurs. Toutefois, l'automatisation est également une composante majeure de la plupart des logiciels de ce type. Grâce à une utilisation intelligente de ces fonctions d'automatisation, les gérants de restaurants peuvent éviter les situations où des tâches essentielles seraient négligées. Les nouvelles provisions peuvent également être commandées au meilleur moment possible, ce qui peut aider les gestionnaires à optimiser les performances financières, à réduire le gaspillage et à éviter les situations où les produits du menu ne sont pas disponibles.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de restaurant ?

Les avantages d'un logiciel de gestion de restaurant sont axés sur l'efficacité, la précision et la possibilité d'automatiser de nombreux processus qui, autrement, demanderaient inutilement du temps. Cependant, il est essentiel de reconnaître qu'un grand nombre des avantages associés à l'utilisation de ce logiciel s'adressent également aux clients, ce qui peut contribuer à améliorer les perspectives à long terme d'un restaurant ou d'une entreprise similaire. En général, certains des avantages ou des points positifs les plus importants liés aux logiciels de gestion de restaurant sont les suivants :

- Améliorer l'efficacité des restaurants : certains des plus grands avantages associés à l'utilisation d'un logiciel de gestion de restaurant sont les diverses améliorations de l'efficacité qui sont rendues possibles. Le fait de disposer en un seul endroit des informations relatives au point de vente, à la gestion des tables, à la gestion des stocks, à la facturation et au reporting permet de gagner un temps considérable. Parallèlement, les outils d'automatisation fournis avec de nombreuses solutions de ce type peuvent contribuer à garantir que les décisions sont prises et les tâches exécutées au meilleur moment possible, plutôt que d'être traitées lorsqu'un employé a le temps d'effectuer manuellement ces actions.

- Améliorer l'expérience client : des fonctions telles que la gestion des réservations peuvent contribuer à faciliter les réservations en ligne, tandis que la fonctionnalité de gestion des tables permet de s'assurer que les clients et les employés disposent d'informations à jour sur le nombre de tables disponibles et sur leur emplacement. Dans les deux cas, cela a le potentiel d'améliorer considérablement l'expérience globale du client. Cependant, les fonctionnalités des logiciels de gestion de restaurant peuvent aller encore plus loin. Par exemple, les recherches de Capterra montrent que la pandémie de COVID-19 a contribué à accélérer l'adoption des portefeuilles mobiles et autres paiements sans espèces en France. Cela devient encore plus facile dans les cas où le logiciel peut être installé sur des tablettes, car celles-ci peuvent alors être apportées aux tables des restaurants.

- Faciliter la communication et la coordination : grâce à l'utilisation efficace d'un système de gestion de restaurant, la communication entre le personnel de service, de cuisine et les gérants de restaurant devient plus facile : toutes les données pertinentes peuvent être partagées afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Les gérants de restaurant peuvent également utiliser les informations contenues dans le logiciel pour coordonner le service qu'ils fournissent aux clients, en s'assurant que les bonnes ressources soient affectées et que le restaurant ne soit pas en sous-effectif à un moment donné. Cela permet de s'assurer que le restaurant soit toujours armé pour répondre de manière appropriée aux changements de contexte ou aux situations de forte affluence, de calme ou de demande inhabituelle ou inattendue un jour donné.

- Améliorer la précision et la fiabilité : enfin, un autre avantage de l'utilisation d'un logiciel de gestion de restaurant est sa capacité à améliorer à la fois la précision et la fiabilité. La fonctionnalité de gestion des stocks, par exemple, permet aux gestionnaires de savoir précisément quelle quantité d'un article particulier est en stock à un moment donné et les réapprovisionnements peuvent être effectués au moment idéal pour éviter les problèmes lorsque certains articles du menu deviennent indisponibles. Les fonctions de gestion des tables et de gestion des réservations peuvent contribuer à améliorer la fiabilité des moteurs de réservation en ligne et les outils de reporting et d'analytique permettent aux chefs d'entreprise de surveiller les performances, d'identifier les tendances et de réagir de manière appropriée.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de restaurant ?

Les fonctionnalités du logiciel de gestion de restaurant sont toutes destinées à aider les directeurs de restaurant et les responsables d'entreprises similaires à gérer les tâches, les activités et les opérations quotidiennes. Néanmoins, si les solutions de gestion de restaurant sont destinées aux gérants de restaurant, de nombreuses fonctions sont également destinées à améliorer l'expérience des clients. En général, les fonctionnalités suivantes sont les plus courantes et sont susceptibles d'être présentes dans la plupart des applications de gestion de restaurant de haute qualité :

- Facturation : créez et maintenez une base de données qui contiendra toutes les informations pertinentes relatives aux transactions monétaires. Il peut s'agir de factures de fournisseurs, mais aussi de factures que le restaurant envoie à ses clients ou à ses partenaires commerciaux. Le fait de disposer de toutes ces informations en un seul endroit peut faciliter la recherche de données liées à des transactions spécifiques. En outre, l'accès aux factures peut aider les gestionnaires de restaurants à gérer les comptes de l'entreprise ou à traiter les éventuels litiges liés aux paiements. Les meilleures solutions permettront non seulement de stocker les factures, les tickets et les autres données pertinentes, mais elles fourniront également les outils nécessaires pour créer rapidement et facilement de nouvelles factures sur la base d'un modèle standard de l'entreprise.

- Gestion des stocks : faites le suivi de toutes les données essentielles liées à l'inventaire pour vous assurer que le restaurant dispose toujours des fournitures nécessaires à son bon fonctionnement. L'inventaire qui peut être suivi grâce à une bonne solution de gestion de restaurant comprendra l'approvisionnement en nourriture et en équipement et une grande partie de ce processus peut être entièrement automatisé pour gagner du temps et réduire le nombre d'interventions humaines nécessaires. En plus de conserver des informations précises sur les niveaux de stocks actuels, le composant de gestion des stocks d'un logiciel de ce type permet également de suivre le coût total des stocks et le prix actuel de certains articles. Combinées, toutes ces données permettent de maintenir plus facilement les niveaux de stock idéaux pour chaque article et d'éviter les situations de rupture de stock. Dans de nombreux cas, des outils de réapprovisionnement sont également fournis et ceux-ci peuvent aussi être automatisés afin que les nouveaux articles soient automatiquement achetés aux fournisseurs au meilleur moment possible. Cependant, si vous le préférez, l'approbation manuelle des réapprovisionnements peut également être mise en place.

- Gestion des commandes : ajoutez, gérez et accédez aux informations sur les commandes des clients, y compris les aliments commandés, la date de la commande, les ajustements éventuels de la commande et son coût. Cela peut s'avérer essentiel pour traiter les problèmes lorsque les clients se plaignent d'une commande ou lorsqu'ils ont reçu un mauvais produit. Les solutions les plus avancées peuvent également permettre de suivre et de gérer ces données au niveau individuel, afin que le restaurant sache ce que les clients ont commandé et quel produit. Ces informations peuvent non seulement être utiles sur le plan opérationnel, mais aussi permettre au restaurant de gérer plus efficacement un programme de fidélisation et de fournir un service sur mesure aux clients. Gestion des tables : tenez-vous informé de l'état actuel et futur de toutes les tables d'un restaurant, y compris le nombre de personnes attendues à une table et l'heure à laquelle elles doivent arriver. Les demandes spéciales formulées par les tables peuvent être ajoutées aux informations contenues dans la fonctionnalité de gestion des tables et des membres du personnel peuvent être affectés à chaque table. Avec toutes ces informations disponibles, il devient beaucoup plus facile de coordonner le service de table et d'identifier le nombre d'employés qui seront nécessaires un jour donné. Les pourboires fournis par les clients peuvent également faire l'objet d'un suivi, ce qui permet aux gérants de restaurant d'identifier plus facilement les meilleurs éléments de leur établissement et de faciliter la distribution de l'argent gagné grâce aux pourboires des clients.

- Gestion des réservations : fournissez les outils nécessaires pour que les clients puissent faire des réservations en ligne et suivez les réservations en temps réel afin que le personnel du restaurant sache combien de clients attendre et combien de tables sont disponibles à tout moment. Des informations actualisées sur la disponibilité des tables permettent d'éviter les doubles réservations et garantissent que les clients ne peuvent réserver des tables que lorsqu'elles sont disponibles. Le composant de gestion des réservations peut généralement s'intégrer à un moteur de réservation en ligne basé sur un navigateur ou à une application mobile dédiée. Les clients peuvent vérifier la disponibilité, réserver des tables, faire des demandes spéciales ou annuler des réservations et ces informations sont automatiquement mises à jour par le logiciel, ce qui libère du temps pour le personnel.

- Point de vente : traitez les paiements des clients utilisant une variété de méthodes de paiement, y compris les cartes de crédit, de débit, les paiements en espèces et les portefeuilles mobiles ou numériques. En plus de permettre aux restaurants de traiter les paiements, le composant point de vente peut se synchroniser avec les données plus larges de l'entreprise, garantissant que les informations sur les ventes, les revenus et les stocks sont toujours parfaitement à jour. Les solutions cloud facilitent également l'accès aux fonctionnalités du PDV sur un large éventail d'appareils, y compris les tablettes et les appareils à écran tactile. Il est ainsi beaucoup plus facile de prendre les paiements des clients n'importe où dans le restaurant, y compris au comptoir, à la table ou à l'aide de bornes en libre-service, selon la nature du restaurant lui-même.

- Reporting/analytics : supervisez les performances d'une entreprise de restauration grâce à des outils de reporting en temps réel. Dans la plupart des cas, ils peuvent produire des rapports détaillés sur plusieurs domaines clés, et les partager avec toutes les parties prenantes concernées. Les mesures les plus essentielles sont également accessibles par le biais d'un tableau de bord, ce qui accroît la visibilité et permet aux gestionnaires de toujours rester au fait des indicateurs de performance clés. En outre, la fonctionnalité analytique permet aux gérants de restaurants de procéder à une analyse approfondie des informations qu'ils ont recueillies et des données de performance disponibles afin d'obtenir des détails supplémentaires et des informations exploitables. À partir de là, il devient beaucoup plus facile d'identifier rapidement les tendances et de prendre des décisions stratégiques intelligentes fondées sur des preuves claires.

- Gestion de la cuisine/du menu : synchronisez les informations sur les stocks en temps réel avec les réalités quotidiennes du fonctionnement de la cuisine et les ingrédients nécessaires à la préparation des plats du menu. Des ajustements peuvent être apportés au menu en fonction des informations sur les stocks. Par conséquent, si un article particulier est en rupture de stock, les plats du menu qui contiennent cet article peuvent être supprimés et cette information peut alors être communiquée aux clients. Pendant ce temps, l'aspect gestion de la cuisine peut être utilisé pour auditer la cuisine, pour s'assurer que tous les équipements sont disponibles et fonctionnent correctement et pour maintenir la conformité avec les règles, les règlements, les normes d'hygiène et les mesures de sécurité.

Grâce au répertoire des logiciels de gestion de restaurant de Capterra, les acheteurs peuvent trier les options disponibles en fonction des fonctionnalités qu'elles incluent ou non. Les utilisateurs disposent ainsi d'un point de départ beaucoup plus utile, puisqu'ils peuvent filtrer toutes les options qui n'offrent pas les fonctionnalités dont ils ont besoin.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion de restaurant ?

Lors de l'achat d'un outil de gestion de restaurant ou de l'exploration des options disponibles, les gérants de restaurant et autres décideurs doivent prendre en compte certains facteurs supplémentaires au-delà des fonctionnalités de base du logiciel lui-même. Une bonne façon d'aborder correctement certaines de ces considérations est de poser plusieurs questions clés et d'essayer de trouver des réponses pertinentes aux options logicielles disponibles sur le marché. Cela peut aider les acheteurs à s'assurer qu'ils acquièrent le meilleur logiciel pour leurs besoins. Voici quelques exemples de ces questions :

- Combien le logiciel de gestion de restaurant coûte-t-il ? L'une des considérations les plus importantes lors de tout achat est le prix, mais pour ceux qui achètent des logiciels, cette considération doit aller au-delà de la simple évaluation du coût initial d'acquisition du logiciel. Au lieu de cela, les gérants de restaurant ou les décideurs doivent réfléchir au coût total de la propriété et de l'utilisation dans le temps. Parmi les coûts à prendre en compte, citons les coûts associés à la formation des employés jusqu'à ce qu'ils soient pleinement compétents, les coûts liés à l'accès à l'assistance technique, le coût des mises à jour ou des mises à niveau des logiciels, ainsi que les frais d'abonnement à long terme qui peuvent être associés aux solutions cloud, particulièrement populaires pour les logiciels de gestion de restaurant. Considérer uniquement les coûts initiaux peut être trompeur et faire en sorte que les coûts à long terme soient beaucoup plus élevés que prévu.

- La solution de gestion de restaurant offre-t-elle une accessibilité mobile ? L'accessibilité mobile est un autre aspect sur lequel les gérants de restaurants doivent mettre l'accent. Cela peut prendre la forme d'une application mobile dédiée, mais il est également possible de fournir une accessibilité mobile via un navigateur web si le logiciel est basé sur le cloud. Quoi qu'il en soit, l'accessibilité mobile permet aux gérants et aux employés des restaurants d'accéder aux fonctions principales à distance, ce qui est particulièrement important pour les chaînes de restaurants. En outre, l'accès mobile peut s'avérer précieux en ce qui concerne la fonctionnalité du point de vente, car il permet d'installer le logiciel sur des appareils portables, qui sont alors faciles à transporter dans le restaurant. Pour ces raisons, les acheteurs doivent essayer de se concentrer sur les solutions logicielles qui offrent une certaine forme d'accès mobile et éviter les solutions qui n'offrent pas ce type de flexibilité.

- Le logiciel de gestion de restaurant est-il évolutif ? Les entreprises doivent toujours garder un œil sur l'avenir, ce qui signifie que la réflexion sur les besoins actuels ne suffit pas. Avec les solutions de gestion de restaurant, la facilité d'extension et de réduction du logiciel, selon les besoins, est une considération majeure. Les acheteurs doivent se demander si les options logicielles qu'ils explorent seront toujours adaptées si leur entreprise se développe considérablement, s'ils ouvrent une nouvelle branche ou s'ils étendent leur activité à une chaîne. Un logiciel qui ne peut pas être mis à l'échelle facilement est inutilement restrictif et a peu de chances d'être la meilleure des options disponibles.

- Quelles sont les capacités de reporting et d'analytique ? Bien que la plupart des bons programmes de gestion de restaurant incluent une certaine forme de fonctionnalité de reporting et que des outils analytiques soient souvent fournis, il est utile de considérer jusqu'où ces options vont dans chacun des logiciels explorés. Quelles mesures les utilisateurs peuvent-ils suivre grâce au logiciel ? Le logiciel peut-il être intégré à d'autres solutions afin que les données puissent être partagées entre les logiciels ? Quels enseignements peut-on tirer des outils analytiques fournis ? Les solutions haut de gamme sont susceptibles de combiner l'analytique et l'utilisation de la technologie de l'intelligence artificielle. Le principal avantage est que des recommandations intelligentes peuvent être formulées sur la manière d'améliorer les pratiques commerciales ou de réduire les coûts.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion de restaurant ?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion de restaurant sont à prendre en compte lors de la décision d'achat. Après tout, les acheteurs ont besoin de savoir que leur logiciel sera utile non seulement dans le présent, mais aussi dans le futur. Pour que cela soit possible, les logiciels doivent avoir été conçus en tenant compte des tendances et avec la volonté non seulement d'adopter les nouvelles technologies, mais aussi de contribuer à les faire progresser. Dans les mois et les années à venir, certaines des tendances les plus pertinentes en matière de gestion de restaurant à prendre en compte lors de l'exploration des options logicielles sont les suivantes :

- La technologie du cloud au centre des expériences numériques : la technologie cloud est bien établie, mais l'adoption de solutions de cloud ne cesse de croître. Une étude de Gartner (disponible en anglais) montre que le revenu global du cloud approche les 500 milliards de dollars et la société d'études prévoit que ce chiffre du dépassera le revenu non cloud dans de nombreux marchés dans un avenir proche. Dans le secteur de la restauration, l'adoption du cloud n'a été stimulée que par la pandémie de COVID-19, car les entreprises ont dû faire face à des restrictions sur les rassemblements, à la nécessité d'un accès à distance, à une demande accrue de transactions sans espèces, etc. Les logiciels cloud de cette catégorie sont généralement fournis par un tiers sur la base d'un SaaS, avec des frais d'abonnement mensuels ou annuels. Bien que cela puisse augmenter les coûts à long terme, cela offre de nombreux avantages dans des domaines tels que l'accessibilité et la sécurité des données et les coûts initiaux sont extrêmement faibles. Par conséquent, les restaurants peuvent se lancer relativement facilement.

- L'intelligence artificielle pour le service client : les améliorations apportées à la qualité et à la précision globales de l'intelligence artificielle ont contribué à en faire l'une des tendances logicielles les plus importantes en général. Pour les solutions de gestion de restaurant, l'IA a le potentiel d'améliorer considérablement l'expérience client en fournissant les outils nécessaires pour offrir une expérience plus personnalisée. En outre, l'IA peut également jouer un rôle clé dans la fourniture d'un service client de haute qualité. L'un des principaux moyens d'y parvenir est l'utilisation d'un chatbot alimenté par IA, qui peut aider les clients qui ont besoin d'assistance lorsqu'ils essaient de réserver un restaurant. Les chatbots peuvent être configurés pour offrir une expérience très similaire à celle d'un véritable agent du service client. En outre, les chatbots peuvent également être disponibles 24 h/24, 7 j/7, tout en fournissant des réponses rapides aux questions.

- Portefeuilles mobiles, paiements numériques et technologies portables : la façon dont les clients paient leurs plats dans les restaurants est en train de changer, les paiements en espèces et même par carte classique étant progressivement remplacés par l'utilisation de portefeuilles numériques, notamment Apple Pay et Google Pay. Les clients peuvent choisir d'utiliser ces portefeuilles numériques pour payer leurs repas via leur smartphone ou à l'aide d'une smartwatch, comme une Apple Watch ou une FitBit. Il est donc intéressant pour les restaurants de donner la priorité aux solutions logicielles qui incluent des logiciels de caisse prenant en charge ces méthodes de paiement. La popularité de ces paiements ne cessant de croître, ils deviendront une attente majeure des clients et ne pas répondre à cette attente pourrait nuire à la réputation d'un restaurant.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. La crise favorise les méthodes de paiement sans contact - Blog de Capterra France (Date de consultation : dimanche 13 mars 2022)

2. Gartner Says Cloud Will Be the Centerpiece of New Digital Experiences (Selon Gartner, le cloud sera la pièce maîtresse des nouvelles expériences numériques) - Gartner.com (Date de consultation : lundi 14 mars 2022)