Gestion de cas juridiques

Logiciel de gestion des cas juridiques

Le logiciel de gestion des cas juridiques est une catégorie de solutions logicielles conçues pour vous assister dans vos travaux d'avocat, d'assistants juridiques et d'autres professionnels du droit et de cabinets juridiques dans votre gestion de l'information et des opérations en lien avec les cas juridiques. Ils sont destinés à servir de solution intégrée, permettant aux utilisateurs de collecter, stocker, accéder et modifier les données pertinentes. En plus, ils fournissent la possibilité de réaliser dans un même endroit toutes les activités de suivi client, de gestion des cas, de gestion de contrats et de comptabilité sans avoir besoin de naviguer entre différentes applications.

La base de données centrale contenue dans le logiciel de gestion des cas juridiques permet aux données pertinentes d'être stockées et organisées de manière logique, ce qui facilite les recherches des utilisateurs. En même temps, la plupart des meilleures solutions dans cette catégorie offriront des outils d'automatisation, permettant à certaines des activités les plus prévisibles, conventionnelles ou répétitives effectuées par des professionnels d'être réalisées automatiquement, avec le minimum voire aucune implication humaine. Cela permet ensuite aux utilisateurs de concentrer leurs efforts sur d'autres secteurs nécessitant leur attention.

En plus de garder certaines informations sécurisées et de les structurer de manière logique, le logiciel de gestion des cas juridiques est destiné à améliorer l'efficacité, à assister la gestion de calendrier et à aider à la fois la coordination et la collaboration entre les cabinets juridiques. En raison de la nature des fonctionnalités du logiciel et de ses utilisations prévues, il est souvent catégorisé parmi les solutions logicielles similaires, notamment les (logiciels de gestion de la documentation juridique)[/directory/10049/legal-document-management/software], les (logiciels pour avocats)[/directory/20038/law-practice-management/software] et les (logiciels de facturation pour le secteur juridique)[/directory/20039/legal-billing/software]. Il y a souvent un recoupement important entre ce genre de programmes, en particulier en termes de fonctionnalités et dans beaucoup de cas, ces solutions peuvent être intégrées avec un logiciel de gestion des cas juridiques également.

Les fonctionnalités incluses dans diverses solutions de gestion des cas juridiques du marché peuvent varier, tout comme la qualité de ces fonctionnalités et la manière dont elles sont mises en œuvre. Ceci étant dit, il existe de nombreuses fonctionnalités principales, auxquelles vous pouvez vous attendre en tant qu'acheteur dans la grande majorité des logiciels de haute qualité de ce genre et qui aident à définir la catégorie de logiciels de gestion des cas juridiques elle-même. Par conséquent, de manière générale, en tant qu'utilisateur de ces solutions, vous pourrez réaliser toutes les actions ou activités suivantes :

• Créer, stocker et gérer vos notes de cas, contenant les informations importantes des cas juridiques.
• Gérer l'information sur les clients et gérer les communications sur plusieurs canaux.
• Générer et envoyer des factures et stocker des données pertinentes en lien avec les transactions financières.
• Utiliser des outils de gestion de calendrier pour gérer vos rendez-vous, échéances et dates importantes.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des cas juridiques ?

Les logiciels de gestion des cas juridiques sont des solutions destinées à assister les professionnels du droit et des secteurs connexes dans leur gestion de l'information et dans leurs activités en lien avec les cas juridiques. Cela inclut la gestion des notes de cas, les coordonnées des clients, les contrats et d'autres documents majeurs concernant, entre autres, les informations financières. Un logiciel de ce genre sert généralement de solution intégrée et est utilisé par les avocats, assistants juridiques, cabinets juridiques, etc.

Une importante partie du logiciel de gestion des cas juridiques consiste à maintenir les données importantes en sécurité et organisées de manière logique, afin que des fragments précis d'informations puissent être facilement trouvés. Garder les données dans un seul endroit vous aide aussi en tant qu'utilisateur à améliorer votre efficacité globale. Le logiciel peut aussi aider à améliorer la communication en interne et avec les clients externes tout en améliorant simultanément la collaboration au sein d'un cabinet juridique ou parmi de multiples organisations.

Dans les grandes lignes, les solutions de gestion des cas juridiques fonctionneront principalement comme bases de données centralisée, pouvant être utilisées pour le stockage, l'accès, l'édition et le retrait sécurisés des informations importantes. Néanmoins, des fonctionnalités d'automatisation alimentée par IA (intelligence artificielle) sont souvent incluses également, aidant les professionnels du droit en prenant en charge les tâches les plus prévisibles ou répétitives, sans qu'ils aient besoin d'intervenir et de réaliser ces tâches manuellement.

De manière générale, les logiciels de gestion des cas juridiques sont proposés comme solution autonome. Pourtant, il est également possible de trouver beaucoup des mêmes fonctionnalités au sein d'un progiciel pour avocats plus complet.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des cas juridiques ?

Les avantages des logiciels de gestion des cas juridiques sont largement centrés autour de leur capacité à centraliser des données qui seraient autrement diffusées parmi différentes solutions logicielles, rendant cela plus facile aux professionnels du droit d'accéder à ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Néanmoins, il existe aussi d'autres avantages et il est utile d'examiner l'ensemble des moyens d'utiliser les logiciels de gestion des cas juridique pour aider les individus et les cabinets juridiques :

• Organisation des données : le logiciel de gestion des cas juridiques peut aider à organiser toutes les informations importantes et les données liées aux cas juridiques afin d'être trouvées facilement dans le futur. Avoir les notes de cas, les informations sur les contrats, les coordonnées des clients, les rendez-vous, planifier les informations et les factures au même endroit est extrêmement précieux pour les cabinets juridiques et les professionnels du droit. Cela élimine les frictions inutiles et offre un sens de la structure aux organisations gérant de larges volumes de données. Organiser les données dans un paquet unique peut également être utile pour offrir un niveau de consistance et de normalisation à ces données.

• Une plus grande efficacité : grâce à l'utilisation d'un bon logiciel de gestion des cas juridiques, le travail réalisé par les professionnels du droit peut devenir beaucoup plus efficace et cela pour différentes raisons. Tout d'abord, la centralisation des données déjà mentionnée signifie que les cabinets juridiques, les avocats et les assistants juridiques seront capables de trouver ce qu'ils cherchent plus rapidement. Néanmoins, au-delà de ça, les meilleures solutions logicielles dans cette catégorie offrent aussi une gamme d'options d'automatisation. Par conséquent, beaucoup d'activités et de tâches inutilement chronophages peuvent plutôt être réalisées automatiquement, avec le moins d'intervention humaine possible, pour libérer beaucoup plus de temps à passer dans des activités et des tâches nécessitant réellement un traitement humain.

• Sécurité des données améliorée : garder les informations concernant les cas juridiques dans un seul endroit peut aussi offrir aux cabinets juridiques des avantages en termes de sécurité des données, en garantissant que les informations soient toujours disponibles et protégées de toute corruption, suppression accidentelle ou cybermenace externe. Les solutions cloud peuvent contribuer à la protection des données, car elles permettent de restaurer rapidement et facilement les données dans un état antérieur. Par ailleurs, les options de déploiement sur site peuvent toujours protéger les données via des sauvegardes régulières. Bien entendu, quelle que soit l'option de déploiement utilisée, les informations peuvent être protégées afin que seules les personnes autorisées à utiliser le logiciel puissent accéder aux données qu'il contient.

• Les avantages de la planification : grâce à l'utilisation de la fonctionnalité de gestion de calendrier intégrée, il devient beaucoup plus facile pour les cabinets juridiques et les professionnels du droit de gérer leur planning et de s'assurer qu'ils ne manquent pas accidentellement des échéances importantes ou qu'ils n'oublient pas des actions importantes qui doivent être entreprises à des moments précis. En tant qu'utilisateur, vous pouvez organiser des rendez-vous et des réunions, les ajouter au calendrier et gérer vos plannings de manière plus efficace, avec des options d'alertes ou de notifications définies pour les événements, les activités et les échéances approchant les plus importants. Au-delà de ça, beaucoup de solutions incluront aussi des fonctionnalités de gestion du temps, ce qui peut aider les professionnels du droit à gérer leur planning tout en permettant aux cabinets juridiques de comprendre quels cas leur prennent le plus de temps, quels cas nécessitent plus d'attention et quand il est nécessaire d'allouer plus de ressources à un cas juridique ou une tâche en particulier.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des cas juridiques ?

Les fonctionnalités de logiciel de gestion des cas juridiques sont conçues pour vous assister en tant que professionnels du droit dans la gestion des données importantes des cas dans lesquels vous êtes engagés. Cela est principalement possible grâce à la fonctionnalité de base de données, qui permet à ces dernières d'être facilement ajoutées, retirées, organisées et trouvées. Ceci étant dit, il est aussi important d'analyser la liste de fonctionnalités contenues dans un logiciel de ce genre afin que les composants individuels puissent être entièrement compris. En gardant cela à l'esprit, les fonctionnalités les plus importantes et les plus communes auxquelles vous pouvez vous attendre en tant qu'acheteurs sont les suivantes :

• Notes de cas : prenez des notes sur les cas juridiques individuels puis stocker ces notes en sécurité dans la base de données intégrée. Grâce à l'utilisation des notes de cas, les professionnels du droit peuvent suivre les activités de cas, afficher les mises à jour, accéder à des informations importantes et rester au fait de chaque cas individuel sur lesquels ils travaillent. Les notes de cas ont aussi un rôle important d'aide à jouer envers les professionnels du droit s'attaquant à un cas existant dans lequel ils n'étaient pas impliqués précédemment. Le logiciel de gestion des cas juridiques permettra généralement à des notes de cas d'être stockées, amendées, ajoutées et triées dans des catégories logiques afin d'être facilement trouvées.

• Gestion des clients : ajoutez les entrées de la base de données pour chaque client et stockez les données importantes à propos de chacune d'elle. Les données collectées sur les clients des cas juridiques peuvent inclure les coordonnées, des informations sur leurs cas juridiques personnels et un enregistrement de tout ou partie de la communication entre le cabinet juridique et le client. Il est alors beaucoup plus facile pour les professionnels du droit de reprendre là où ils en étaient avec un client ou d'accéder à des e-mails antérieurs ou à des informations recueillies via d'autres canaux de communication. Il est également possible d'inclure des entrées dans la base de données pour d'autres cabinets juridiques ou d'autres professionnels du droit travaillant pour ces cabinets juridiques, ce qui est précieux dans les instances où les outils collaboratifs sont requis.

• Gestion des documents : créez, stockez et gérez des documents grâce à la fonction de gestion des documents centralisée. Cela peut comprendre des documents en lien avec des cas juridiques, des documents liés à des clients spécifiques, des contrats avec des individus ou des organisations, des documents financiers, etc. Les meilleures solutions proposent des outils permettant aux documents d'être catégorisés ou de leur attribuer des mots-clés, ce qui facilite grandement la recherche de documents spécifiques le moment venu. En outre, certaines solutions offrent une fonctionnalité de recherche en texte intégral, permettant aux professionnels du droit de chercher des mots ou phrases spécifiques dans tous les documents stockés dans la base de données.

• Facturation : calculez le montant dû par les clients, générez des factures, puis envoyez-les afin que les clients paient pour les services dont ils ont bénéficié. Presque toutes les informations relatives aux transactions financières entre les clients et les cabinets juridiques peuvent être gérées à partir d'un seul endroit. Il est également possible d'accéder aux anciennes factures et aux informations de facturation, ce qui peut se révéler important dans la gestion des finances de l'entreprise. Les meilleurs logiciels comprennent des outils qui génèrent automatiquement des factures basées sur les services offerts, le nombre d'heures consacrées à un cas juridique particulier et le tarif établi pour les services juridiques. Pour parvenir à ce type d'automatisation, les activités et actions facturables peuvent être définies dans le logiciel.

• Gestion du calendrier : remplissez un calendrier professionnel, en soulignant toutes les dates importantes à venir pour le cabinet juridique. En particulier, la fonction de gestion de calendrier peut être utilisée pour planifier des rendez-vous avec les clients ou d'autres réunions en lien avec le cas juridique. Grâce à l'utilisation de l'outil de calendrier intégré, des modifications peuvent être apportées, ce qui permet aux organisations de suivre tous les rendez-vous reprogrammés et de supprimer tous les rendez-vous annulés. De plus, de nombreuses solutions prévoient des notifications et cela permet d'avertir les utilisateurs quand une activité programmée arrive, même si le logiciel n'est pas utilisé à ce moment-là.

• Portail client : fournissez aux clients leur espace dédié dans l'application pour accéder à leurs propres données, lire les informations sur leur dossier et consulter les communications passées. Le portail client peut aussi inclure un calendrier afin que les clients sachent quand ils ont des rendez-vous ou des dates importantes, ainsi que des informations financières, où ils peuvent accéder aux factures et même éventuellement effectuer des paiements. Permettre aux clients de dialoguer avec les cabinets juridiques de cette façon peut améliorer la communication, leur offrir un meilleur sens de l'implication directe et faciliter la collaboration.

• Gestion de tâches : planifiez, programmez et mettez à jour le statut des tâches ou activités individuelles ayant besoin d'être effectuées. Chaque tâche peut être définie et même divisée en activités quotidiennes concrètes. Le statut des tâches peut aussi être mis à jour et ce statut peut être rendu visible à tous les utilisateurs autorisés. Une telle fonctionnalité peut être utile à un personnel de direction ayant besoin de vérifier l'évolution, mais peut aussi être importante dans les cabinets juridiques où de nombreux employés ont accès au même groupe de tâches. Des solutions haut de gamme peuvent aussi offrir les outils requis aux professionnels du droit pour établir un ordre de priorité des tâches, afin que les actions les plus importantes et urgentes soient réalisées en premier. Cela peut ensuite aider à garantir que les avocats et assistants juridiques font l'usage le plus efficace possible de leur temps et respectent les échéances.

• Suivi du temps : contrôlez la quantité de temps passé sur chaque cas juridique ou sur des tâches spécifiques associées à un cas. Le suivi du temps peut bénéficier à ceux travaillant dans le milieu juridique pour plusieurs raisons. Tout d'abord, il permet aux avocats, assistants juridiques et cabinets juridiques de mieux comprendre quels cas leur prennent le plus de temps et combien de temps est investi dans chaque cas. En lien avec cela, le suivi du temps peut aussi être important pour le calcul du nombre d'heures travaillées facturables, afin que des factures précises soient envoyées. Dans ce sens, la fonctionnalité de suivi du temps peut aussi être une fonctionnalité de suivi des dépenses dans de nombreux progiciels de ce type.

En utilisant le répertoire du logiciel de gestion des cas juridiques de Capterra, il est rapide et facile de faire le tri parmi les options disponibles en fonction des fonctionnalités spécifiques qu'elles offrent. Cela signifie que les acheteurs peuvent filtrer les options peu probables de leur convenir et commencer leur recherche en se concentrant uniquement sur celles offrant les fonctionnalités les plus importantes.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion des cas juridiques ?

Lorsque vous achetez un logiciel de gestion des cas juridiques, il y a de nombreuses choses à prendre en compte afin de trouver la meilleure solution possible selon vos besoins. Alors que les solutions de gestion des cas juridiques partagent de nombreuses fonctionnalités et fonctions, il est important de comprendre que ces options varient de manière significative en termes de public cible, d'objectifs à atteindre et de degré d'avancement. Un bon moyen de trouver le meilleur logiciel est de poser des questions telles que :

• Combien coûte un logiciel de gestion des cas juridiques ? À chaque fois qu'un outil est acheté, le prix doit être un aspect majeur. Les cabinets juridiques sont comme toute autre organisation, ils fonctionnent selon leur budget. Pourtant, si le prix doit toujours être pris en compte, les décideurs doivent penser de manière plus globale et prendre en compte les coûts généraux associés à chaque solution qui les intéresse. Plus spécifiquement, il est essentiel de penser aux coûts totaux associés à l'acquisition, au déploiement et à l'utilisation du logiciel, y compris tous les coûts liés à la formation des employés ou à l'accès à l'assistance technique et aux mises à jour logicielles. Bien entendu, la question du coût doit aussi être envisagée dans un contexte plus large. En définitive, une décision d'achat doit être prise en évaluant ce que le logiciel peut offrir par rapport à son coût. Il peut être utile d'investir dans une solution plus coûteuse si elle offre plus d'avantages par rapport aux options plus économiques du marché. De la même manière, il peut être utile de sacrifier certaines options ou un certain niveau de fonctionnalité afin d'acquérir une solution plus abordable.

• Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes que doit avoir une solution de gestion des cas juridiques ? Alors que la plupart des options partageront les mêmes fonctions principales, les priorités et fonctionnalités requises ne sont pas les mêmes pour tous les cabinets juridiques, services juridiques ou professionnels du droit. C'est pourquoi les acheteurs doivent penser aux fonctionnalités dont ils ont spécifiquement besoin et essayer de trouver la solution qui leur convient le mieux. Cela peut aussi signifier ne pas choisir une solution objectivement meilleure si beaucoup de ses fonctionnalités ne vont en réalité pas être utilisées.

• Quelle est la meilleure option de déploiement de logiciels ? Si vous explorez les différentes solutions de gestion des cas juridiques sur le marché, vous verrez qu'il y a deux options principales concernant la manière dont le logiciel est déployé. Le déploiement sur site inclut de payer pour acquérir la licence du logiciel, puis d'installer le logiciel sur les systèmes d'entreprise. Cette option implique des coûts initiaux élevés, mais les coûts à long terme peuvent être inférieurs et il y a un plus grand sens de contrôle. Néanmoins, les entreprises sont aussi responsables de manipuler les données et de les garder en sécurité. L'alternative est un déploiement basé sur le cloud, qui implique qu'un fournisseur de service tiers se charge de déployer le logiciel, en utilisant l'infrastructure cloud pour sécuriser le stockage des données. Les coûts initiaux sont extrêmement faibles et la sécurité des données présente des avantages. Dans la plupart des cas, il est également possible d'accéder au logiciel à distance, de n'importe où dans le monde, à l'aide d'un large éventail de dispositifs différents compatibles avec Internet. Cependant, il faut généralement payer un abonnement mensuel ou annuel et cela signifie que les coûts à long terme peuvent être supérieurs. Les acheteurs devront donc peser le pour et le contre de ces deux approches et déterminer quelle option est la plus compatible avec leurs besoins, leur budget, leur infrastructure et leurs plus grands objectifs stratégiques.

• Les solutions de gestion des cas juridiques peuvent-elles s'intégrer à d'autres logiciels ? Enfin, il convient de prendre le temps d'examiner si les options proposées sur le marché peuvent s'intégrer à d'autres progiciels et, plus précisément, si le logiciel est compatible avec les solutions déjà utilisées au sein du cabinet juridique. Les meilleures solutions offrent des options d'intégration avec des applications de calendrier tierces, des logiciels de base de données, des applications de suivi du temps, des applications de gestion de tâches et des solutions CRM. Ce type d'intégration peut aider à éviter la duplication inutile des données tout en garantissant la cohérence des données entre les applications. Bien entendu, l'intégration peut aussi vous permettre d'économiser du temps et des efforts considérables, ce qui signifie que plus de tâches professionnelles peuvent être réalisées grâce à l'utilisation du logiciel de gestion des cas juridiques, ce qui peut ensuite se traduire par d'autres avantages en termes de productivité.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion des cas juridiques ?

Les tendances de logiciels de gestion des cas juridiques les plus pertinentes, ainsi que les tendances dans ce domaine en général, méritent également d'être prises en compte avant de prendre une décision d'achat. La compréhension de ces tendances peut servir de base à la prise de décision, car les acheteurs ont besoin de savoir que les logiciels ont été conçus en tenant compte du paysage juridique actuel. De plus, les développeurs de logiciels ayant intégré les tendances les plus importantes sont plus susceptibles de produire des outils qui durent dans le temps, ce qui est crucial pour assurer l'avenir d'une organisation. Dans cette optique, certaines des tendances les plus significatives en lien avec les logiciels de gestion des cas juridiques comprennent :

• Améliorations apportées à l'intelligence artificielle : l'une des principales tendances à prendre en compte lorsque vous explorez les options de logiciel de gestion des cas juridiques est l'amélioration de la technologie de l'IA au cours des dernières années. Dans un large éventail de catégories de logiciels, l'IA est désormais utilisée pour effectuer des tâches complexes qui auraient autrefois nécessité l'intervention d'un utilisateur humain. Dans le contexte des solutions de gestion des cas juridiques, l'IA peut offrir une grande variété de tâches et de procédés, notamment l'e-discovery, les renouvellements de contrat et les analytiques, ce qui aide les cabinets juridiques à identifier les tendances ou à mieux comprendre les performances. Il est recommandé aux acheteurs d'explorer les options disponibles en ayant conscience de la manière dont l'intelligence artificielle peut être utilisée afin d'investir dans une solution qui maximise l'utilisation de cette technologie, ainsi que les nombreux avantages qu'elle peut offrir.

• La croissance des signatures électroniques : de plus en plus d'activités étant réalisées entièrement en ligne et dans des régions géographiques plus vastes, il n'est plus suffisant de compter sur des contrats papier et des signatures physiques pour les documents juridiques importants. Les signatures électroniques sont considérées valides en France, en Europe continentale, en Amérique du Nord et dans d'autres parties du monde et le logiciel utilisé par les cabinets juridiques doit être conçu avec la conscience que le support papier est en déclin. En réalité, les (signatures électroniques)[/blog/2047/creation-signature-electronique] devraient être encouragées autant que possible, car elles peuvent améliorer considérablement les délais de traitement des documents. Cela signifie que des affaires peuvent être conclues plus vite, que l'avancement des cas juridiques peut être accéléré et que l'efficacité globale augmente.

• Modèles de travail hybride et de télétravail : les améliorations apportées à la communication électronique, notamment en termes de technologie de communication vidéo, ainsi que la croissance du déploiement logiciel basé sur le cloud, ont contribué à rendre les modèles de télétravail et de travail hybride bien plus viables. Le processus d'adoption de ces modèles de travail a été largement accéléré par la pandémie de COVID-19 et les entreprises continuent d'en récolter les fruits. En toute logique, cela signifie que les cabinets juridiques et les professionnels du droit doivent investir dans des solutions logicielles ayant été conçues pour faciliter ces modèles. L'accessibilité à distance dans les logiciels de gestion des cas juridiques va devenir essentielle dans tous les cabinets juridiques où le télétravail ou le travail hybride est utilisé et l'accessibilité mobile peut également être extrêmement précieuse ici.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Qu’est-ce qu’une signature électronique et comment en créer une ? - Blog de Capterra France (Date de consultation : dimanche 27 février 2022)