Qu'est-ce qu'un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse (POS) est un outil indispensable pour tout type de magasin "physique", qu'il s'agisse d'un commerce de détail, d'un restaurant ou encore d'une supérette. Ces logiciels permettent aux commerçants d'accepter et de traiter des paiements, mais aussi de synchroniser, suivre et gérer d'autres aspects de leurs activités comme l'affectation du personnel, la gestion des stocks, les ventes et la gestion des achats.

En général, les logiciels POS ne sont pas achetés seuls, mais avec du matériel et des accessoires compatibles tels que des moniteurs, des caisses enregistreuses, des lecteurs de code-barres, des imprimantes de reçus et des lecteurs de cartes bancaires. Cet ensemble d'outils logiciels et matériels est ensuite installé au niveau des caisses des magasins.

Avantages d'un logiciel de caisse

De nos jours, la gestion d'un commerce est plus complexe que jamais et les pratiques de gestion d'entreprise traditionnelles sont bien souvent dépassées. Pour rester compétitif sur un marché où de nouvelles entreprises apparaissent jour après jour, il vous faut des outils plus poussés qui vous permettront de faire face à la concurrence. Un système POS correctement mis en place est un allié essentiel pour atteindre cet objectif. Vous trouverez ci-dessous quelques avantages que représente l'installation d'un système POS dans votre commerce de détail :

• Des opérations accélérées : les commerces de détail doivent gérer de nombreuses opérations comme l'achat de matériel, l'expédition de marchandises, l'affectation quotidienne du personnel, les rendez-vous et le traitement des paiements. Auparavant, toutes ces informations devaient être saisies dans une multitude de dossiers et plusieurs personnes devaient s'atteler à la tâche. Désormais, les commerces de détail peuvent gagner un temps considérable en enregistrant toutes ces informations dans un seul système POS qui leur permet également de mieux répartir les tâches entre les membres du personnel, de facturer les clients avec davantage de précision et d'accélérer le passage en caisse.
• Une gestion efficace des stocks : les systèmes POS actuels peuvent facilement prendre en charge plusieurs inventaires correspondant à différents commerces. Cela permet notamment aux entreprises de mieux connaître les niveaux de stocks disponibles et de définir des alertes de réapprovisionnement pour éliminer les problèmes de rupture de stock. Les systèmes POS modernes sont également capables d'analyser l'historique des achats et de fournir des recommandations concernant les prochains produits qui doivent être réapprovisionnés.
• Un reporting de gestion plus complet : suivre les ventes, le chiffre d'affaires, les bénéfices et les revenus de votre entreprise est une tâche pénible et laborieuse, d'autant plus si vous enregistrez toutes ces transactions dans des dossiers ou des feuilles de calcul. Les systèmes POS permettent d'enregistrer toutes vos données de transaction dans un modèle prédéfini ou personnalisé en fonction de vos besoins. De cette façon, les commerces de détail peuvent facilement identifier les produits qui se vendent le mieux et ceux qui génèrent peu de revenus afin de réorienter leur stratégie marketing pour mieux développer les ventes.

Fonctionnalités clés des logiciels de caisse

• Gestion des stocks : supervisez le processus de commande, d'inventaire et de suivi des stocks de bout en bout pour ne jamais être en rupture de stock et assurer une gestion ordonnée de vos marchandises.
• Traitement des paiements : acceptez, vérifiez et traitez différents modes de paiement, notamment les paiements en espèces, par chèque, par portefeuille électronique et par carte bancaire.
• Suivi des ventes : suivez et gérez les quantités de produits vendus sur une période donnée tout en contrôlant le rendement de vos équipes commerciales.
• Gestion des remises et déductions : utilisez des codes promo et des programmes de récompense pour proposer des réductions aux clients et stimuler les ventes.
• Lecture de code-barres : scannez des produits en utilisant leurs code-barres ou étiquettes et suivez les entrées et sorties de tous les articles que vous vendez.
• Signatures électroniques (ou e-signatures) : signez des documents numériques sans quitter votre système de caisse pour économiser du temps (et du papier).

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de caisse

• Vos attentes concernant le système POS : la plupart des solutions de caisse sont proposées selon différentes gammes de prix. Il vous sera donc bien plus facile de choisir une solution adaptée si vous avez une idée précise des caractéristiques, fonctionnalités et services dont vous avez besoin ; sans oublier le budget que vous vous êtes fixé. En tant qu'acheteur, il est recommandé de prendre en compte tous les besoins et exigences de vos clients et de votre personnel avant de prendre une décision. Il est également conseillé d'anticiper vos besoins futurs et de vous assurer que l'éditeur que vous avez retenu propose bien les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir.
• Prise en main du logiciel : le roulement du personnel fait partie intégrante du secteur de la restauration. Sachant cela, vous devez vous assurer que votre logiciel POS est assez convivial et facile à prendre en main pour que tous vos employés puissent l'utiliser rapidement. Cette facilité d'utilisation permettra aux nouvelles recrues comme aux employés actuels d'utiliser le système POS peu de temps après leur formation. Il est donc essentiel d'évaluer l'accessibilité et la courbe d'apprentissage d'une solution avant de l'acheter, notamment avec des essais gratuits ou des démos produits.
• Coût total de possession : le coût d'implémentation d'un système POS peut varier considérablement, allant de quelques centaines à plusieurs milliers d'euros. Cela dépend notamment des options de déploiement, du nombre d'accessoires et du plan de paiement que vous choisissez ; certains éditeurs facturent des frais de départ élevés pour les accessoires compatibles, tandis que d'autres proposent des frais récurrents. Dans la plupart des cas, les logiciels POS sont uniquement compatibles avec le matériel provenant du même éditeur, ce qui signifie que vous devez prendre en compte l'ensemble des coûts, fixes et dissimulés, avant de prendre une décision.

Principales tendances en matière de logiciels de caisse

• Les paiements sur appareil mobile et les systèmes POS sur tablette prennent de l'ampleur : les clients s'éloignent peu à peu des modes de paiement classiques, par carte ou en espèces et s'intéressent de plus en plus aux services de paiement mobile comme les portefeuilles électroniques. La valeur transactionnelle du marché des nouvelles technologies de paiement devrait passer de 4,2 milliards de dollars en 2018 à 14 milliards de dollars d'ici 2022. Ce phénomène pousse les éditeurs à rendre leurs systèmes de caisse compatibles avec les portefeuilles électroniques. En effet, les éditeurs proposent désormais des logiciels POS sur tablettes et iPad plutôt que sur de grosses caisses enregistreuses. En d'autres termes, les clients ne vont plus à la caisse, c'est la caisse qui va directement aux clients.
• Les systèmes POS se modernisent grâce à l'IA (intelligence artificielle) : c'est bien connu, les données de meilleure qualité et les fonctions analytiques avancées permettent de prendre des décisions plus informées. De nos jours, les systèmes POS deviennent eux aussi plus intelligents grâce aux logiciels optimisés par IA qui sont capables de collecter des données sur les clients, les ventes, les modes de paiement, les délais de réapprovisionnement, etc. Cette évolution permet d'obtenir des informations stratégiques sur les produits les plus populaires auprès des clients et la fréquence de ces achats, ce qui aide les commerces de détail à anticiper leurs approvisionnements, à segmenter leur base de clientèle et à prendre des décisions marketing plus avisées. En outre, l'IA permet aux systèmes POS de repérer efficacement les transactions frauduleuses.