Qu'est-ce qu'un logiciel de pointage ?

Un logiciel de pointage (également appelé logiciel de feuilles de temps) automatise le processus de suivi des heures d'arrivée et de départ des employés, les présences, les calendriers et les congés payés. Ces systèmes permettent aux entreprises de surveiller le temps des employés et d'analyser les coûts de main-d'œuvre par projet.

Les solutions de pointage sont généralement proposées en tant que produits autonomes (avec fonctionnalité de suivi du temps et de gestion des présences) ou sous forme de produits intégrés à un logiciel de comptabilité (ce qui facilite les calculs de la paie en fonction du temps total travaillé et intègre ces informations dans les rapports financiers).

Avantages d'un logiciel de pointage

• Calcul exact de la paie grâce au suivi numérique du temps : la gestion manuelle de la paie est un processus inefficace et propice aux erreurs qui contraint le personnel à collecter les fiches de présence des employés, à calculer le temps de travail de chaque employé individuel et à déterminer le montant total de la paie à l'aide des taux horaires et des salaires. Les logiciels de pointage comprennent une fonctionnalité de capture numérique du temps appliquée aux heures d'arrivée et de départ. Ces informations sont automatiquement entrées dans les feuilles de temps des employés ; les erreurs de calcul sont ainsi réduites, ainsi que le temps et les efforts associés.
• Suivi efficace du temps pour les télétravailleurs : pour les télétravailleurs qui permutent entre un bureau, leur domicile ou d'autres sites, un suivi manuel du temps requiert beaucoup d'efforts, s'avère inefficace et prend du temps. Un logiciel de pointage fournit plusieurs feuilles de temps qui automatisent le processus de suivi du temps sur plusieurs sites. Certains produits sont même dotés d'une fonctionnalité de capture automatique d'écran qui permet aux responsables de surveiller les niveaux d'implication de leurs équipes en estimant le pourcentage de temps consacré à des activités sans relation avec le travail telles que la fréquentation de réseaux sociaux ou la navigation sur Internet.
• Gestion des clients et planification du personnel efficaces : pour les entreprises en contact avec les clients et qui travaillent sur de nombreux projets pour des clients variés, effectuer un suivi du temps et des recettes pour chacun d'eux peut se révéler frustrant. Grâce à la capture numérique du temps, un logiciel de pointage fournit des rapports en temps réel sur le temps et les recettes consacrés à chaque projet. Ces informations aident les responsables à hiérarchiser les projets en fonction des recettes et du temps requis et à planifier leur personnel en conséquence.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de pointage

• Planning du personnel : planifiez les quarts en fonction de la disponibilité des employés et de la priorité des projets. Les plannings peuvent être synchronisés avec le calendrier favori des employés (par exemple, calendrier Google, Outlook).
• Gestion du temps et des présences : laissez les employés indiquer/suivre leur présence et consigner les heures exactes d'arrivée et de départ. Il sera ainsi inutile d'effectuer des calculs manuels avant d'entrer les données dans votre système de comptabilité/paie.
• Suivi des employés travaillant à l'heure : calculez le nombre total d'heures travaillées à l'aide de la fonctionnalité de pointage à l'arrivée et au départ. Les utilisateurs peuvent consigner ces informations à l'aide de méthodes biométriques ou électroniques de capture du temps.
• Suivi des congés maladie : permettez aux employés d'envoyer des demandes de congés maladie qui sont transmises aux responsables en vue de leur acceptation.
• Suivi des vacances/congés : mettez à la disposition des employés un portail d'enregistrement des demandes de congés payés et d'arrêt de travail qui sont transmises aux responsables en vue de leur acceptation.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de pointage

• Capture électronique du temps : les entreprises recherchent constamment des moyens d'améliorer la précision de la capture du temps. L'un de ces moyens est la capture électronique du temps, laquelle repose sur des méthodes de capture des données telles que les cartes d'authentification et les dispositifs biométriques enregistrant les heures d'arrivée et de départ. La capture électronique du temps automatise l'ensemble du processus et rend impossible le pointage de complaisance par un ami. Il existe différents types de dispositifs électroniques de suivi du temps, notamment les badges avec codes-barres, les badges à bande magnétique, les lecteurs d'empreintes digitales et les badges de proximité. Les entreprises qui utilisent ou qui prévoient d'utiliser, l'un au moins de ces systèmes doivent évaluer des logiciels de pointage compatibles avec de tels dispositifs.
• Pointage mobile basé sur le web et applications mobiles : le recours croissant à des employés à distance par les petites entreprises pose d'importants défis en termes de suivi du temps. Les solutions de pointage mobiles basées sur le web aident les entreprises à relever ces défis en permettant aux employés de pointer au début et à la fin de leur travail depuis leurs smartphones. Certains produits intègrent une fonction de suivi GPS qui fournit aux responsables des rapports en temps réel sur la situation géographique des membres de leur équipe. Les entreprises qui emploient des télétravailleurs et des travailleurs mobiles devraient rechercher un logiciel de pointage offrant un accès mobile.

Principales tendances en matière de logiciel de pointage

• L'IA (intelligence artificielle) transforme le secteur des logiciels de pointage : la recherche de méthodes plus efficaces et plus précises de capture du temps favorise l'adoption de l'IA dans le domaine des logiciels de pointage. Les technologies d'IA telles que la reconnaissance faciale apportent aux utilisateurs un moyen efficace et infaillible de confirmer la présence des employés. L'IA aide également les entreprises à analyser de vastes ensembles de données provenant de dispositifs GPS et elle produit des rapports en temps réel sur le lieu où se trouvent les télétravailleurs.
• Les chatbots vont favoriser l'automatisation dans les logiciels de pointage : les petites entreprises ont de plus en plus recours aux chatbots. Une recherche menée par Capterra révèle que 68 % des petites entreprises utilisent ou prévoient de mettre en œuvre, des chatbots en 2020. Grâce aux chatbots, les entreprises dialoguent en temps réel avec les employés pour connaître le statut actuel de leur travail. Ainsi, les chatbots peuvent questionner les employés sur le projet et sur les tâches sur lesquels ils travaillent actuellement, puis entrer leurs réponses dans des feuilles de temps.