Gestion de projets

Rédigé par Shubham Gupta et Sabrina Khoulalène

Informations essentielles sur l'achat d'un logiciel de gestion de projets

Un logiciel de gestion de projets aide les entreprises à planifier, organiser et gérer de nombreux projets tels que des campagnes de marketing, des événements, des lancements de produits et de logiciels, ainsi que des projets de construction. Les outils de gestion de projets permettent d'attribuer des tâches à des contributeurs individuels et à des équipes, de concevoir des flux de travail pour les projets, de faciliter la collaboration entre les membres d'équipes et de dresser des rapports pour suivre l'avancement du projet et des tâches.

Les chefs de projet et les membres d'équipes sont les principaux utilisateurs de ce type de logiciel. Cela inclut des chefs de projet informels, tels que les chefs de chantier ou les agents de marketing qui organisent le travail de tous les collaborateurs.

La plupart des outils de gestion de projets disponibles sur le marché sont facturés au mois, et un abonnement de base coûte entre 7 et 1 500 dollars (entre 7 et 1 394 euros environ) par mois. [1]

Si c'est la première fois que vous achetez un tel logiciel, commencez votre recherche en prenant compte de votre budget, du nombre d'utilisateurs, des cas d'utilisation spécifiques et des intégrations nécessaires. Consulter les parties prenantes peut vous aider à définir les questions les plus importantes à poser aux éditeurs au moment d'identifier le logiciel le plus apte à répondre à vos besoins. Voici quelques exemples de questions à leur poser :

• Quelles tâches de gestion de projets peuvent être automatisées par ce logiciel ?
• Comment utiliser les tableaux de bord des logiciels de gestion de projets pour mieux visualiser et suivre l'état des projets ?
• Comment cet outil soutient-il nos méthodologies de gestion de projet (par exemple, agile, en cascade) ?
• L'éditeur du logiciel devra-t-il me fournir une assistance technique pour que je puisse déployer la solution ?
• Les applications de gestion de projets font-ils appel à l'intelligence artificielle pour générer des rapports de progression et pour améliorer la planification des ressources ? Si oui, comment ?

Hussain Bandukwala [2], consultant en bureau de gestion de projet et formateur ayant déjà formé plus de 100 000 professionnels, explique que bien des entreprises se demandent comment fonctionnent les différents types de licence d'un même logiciel.

"Avec l'avènement des logiciels Software-as-a-Service (SaaS), il existe différents types de licences basées sur l'utilisateur", indique-t-il. "Il est important de comprendre les avantages, mais aussi les coûts et les limites de chaque type de licence."

Quels sont les systèmes de gestion de projets les mieux notés ?

Capterra identifie les meilleurs logiciels de gestion de projet en combinant les notes des utilisateurs et le score de popularité, aidant ainsi les petites entreprises à trouver la solution de facturation la plus adaptée à leurs besoins. Voici les cinq produits les plus évalués pour cette catégorie :

Ces classements sont déterminés en combinant les notes d'utilisateurs vérifiés et les données publiques portant sur la popularité des recherches sur Internet :

• Notes : le score relatif du logiciel basé sur les notes données par les utilisateurs de Capterra et normalisé en fonction du nombre et de la date des notes.
• Score de popularité : la popularité relative d'un logiciel basée sur les tendances de recherche et de sa présence en ligne.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projets ?

Un logiciel de gestion de projets automatise l'attribution des tâches, l'allocation des ressources et le suivi des étapes pour toutes les phases d'un projet. Il permet de concevoir, d'allouer et de suivre les tâches d'un projet grâce à des fonctionnalités telles que la gestion des tâches, la création de rapports sur l'état d'avancement du projet, le suivi budgétaire et le suivi du calendrier. Les logiciels de gestion de projet permettent aussi de produire des rapports d'affectation des ressources afin d'identifier les surcharges de travail, les déséquilibres et les contraintes de disponibilité.

Les logiciels de gestion de projet sont liés aux logiciels de gestion de portefeuille de projets, plus robustes, ainsi qu'aux plateformes plus globales, telles que les outils collaboratifs et les logiciels de gestion des tâches.

Selon Gartner, plus de 85 % des entreprises utilisent activement des logiciels de gestion de projet. Le marché associé devrait atteindre une valeur de 7 milliards de dollars (environ 6,5 milliards d’euros) d'ici 2026. [3]

Sur Capterra, vous trouverez 1 749 logiciels de gestion de projet qui ont fait l'objet de 15 962 commentaires d'utilisateurs depuis leur ajout, en septembre 2023. [4]

Prix des logiciels de gestion de projets

Les logiciels de gestion de projets sont généralement facturés au mois. Pour ceux qui se lancent dans la gestion de projets, les versions d'entrée de gamme coûtent environ 200 dollars (environ 186 euros) par mois et proposent des fonctionnalités essentielles telles que la gestion des tâches, la planification et la programmation de projets, le suivi et les capacités de collaboration.

Si vous avez des besoins plus importants, des abonnements de niveau avancé sont disponibles à environ 1 400 dollars (environ 1 303 euros) par mois. Ils incluent les caractéristiques de base ainsi que des fonctionnalités plus avancées, telles que des analyses plus poussées, des intégrations personnalisées et un support client prioritaire, afin de répondre aux demandes de projets plus complexes.

À titre de référence, 57 % des acheteurs de logiciels de gestion de projet avec lesquels nous avons échangé au cours des deux dernières années prévoient un budget de 20 à 40 dollars (de 19 à 37 euros environ) par mois pour un tel outil. [5]

Les nouveaux acheteurs doivent savoir que le déploiement, la migration des données et la personnalisation ont un coût initial et ponctuel, tandis que la maintenance et le support client ont des coûts récurrents. Ces facteurs sont essentiels pour déterminer le coût total de possession du logiciel.

Des versions gratuites sont également disponibles pour ce type de logiciel. Cela permet aux utilisateurs de tester l'outil afin de déterminer s'il répond aux besoins spécifiques de son entreprise. Cependant, il est important de souligner que les logiciels de gestion de projets gratuits incluent généralement moins d'utilisateurs, ainsi qu'un espace de stockage et un nombre de fonctionnalités limités. Ainsi, si vous envisagez d'acquérir ce type de logiciel, il peut être judicieux de commencer par des outils de gestion de projet gratuits pour évaluer leur adéquation avant de faire un investissement plus conséquent.

Fonctionnalités des logiciels de gestion de projets évaluées par les utilisateurs

Tous les logiciels de gestion de projet incluent des fonctionnalités de gestion des tâches, de planification des projets et de reporting/suivi de projet. La plupart des logiciels ont des fonctionnalités communes telles que la définition des priorités, la facturation et la gestion de projets multiples.

Fonctionnalités principales des logiciels de gestion de projets

• Gestion des tâches : créez des tâches, suivez leur état d'avancement ou leur pourcentage d'achèvement, consultez les notes et les commentaires associés. Pour 91 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Planification et programmation de projets : concevez des plans de projet, définissez des objectifs et des étapes, et dressez un calendrier de projet. Pour 90 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Reporting/suivi de projet : produisez des rapports et des indicateurs de performance pour suivre les progrès, analyser les données et obtenir des informations sur la santé du projet et les performances de l'équipe. Pour 81 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Outils de collaboration : ils permettent aux membres de l'équipe de partager des fichiers multimédias, d'échanger et de collaborer. Pour 79 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.

Fonctionnalités communes très bien notées des logiciels de gestion de projet

• Projets multiples : suivez et gérez plusieurs projets en même temps. Pour 89 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Classement par priorité : organisez les activités et les tâches en fonction de leur importance relative ou de l'urgence. Pour 82 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Contrôles d'accès et autorisations : définissez les niveaux d'autorisation pour accéder à des fichiers ou des systèmes spécifiques. Pour 79 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Partage de fichiers : bénéficiez du partage public ou privé de fichiers digitaux variés tels que des documents, des fichiers audio et vidéo, des images, etc. Pour 77 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Facturation : créez, gérez et envoyez des factures aux clients. Pour 66 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.

Cependant, il est important de noter que ce n'est pas parce qu'un logiciel dispose de plus de fonctionnalités qu'un autre que ce sera le bon choix pour votre entreprise. Concentrez-vous sur les logiciels qui comportent les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin et non sur les options qui ne feront pas une grande différence pour votre organisation.

"Si vous ne savez pas ce que vous recherchez dans un logiciel de gestion de projet, n'importe quel logiciel pourra vous séduire", note M. Bandukwala. "C'est pourquoi il est important d'identifier les besoins de votre entreprise. Comme le dit le proverbe : 'Si tu ne sais pas où tu vas, n'importe quel chemin t'y mènera'."

Principaux avantages des logiciels de gestion de projets d'après les utilisateurs

Espace de travail collaboratif amélioré : ce type de logiciel améliore les interactions et la collaboration en mettant à disposition des utilisateurs une plateforme unifiée. Cette dernière prend en charge le partage de fichiers, la communication en temps réel et la résolution collective de problèmes, que ce soit à distance ou au bureau.

"J'aime l'espace de travail collaboratif fourni par ce logiciel. On peut vraiment être efficace et opérationnel, même à distance."

-Amanda H., stratège d'entreprise dans le secteur du marketing et de la publicité

Gestion précise des tâches : des outils robustes permettent d'organiser et de suivre de près les tâches contre des indicateurs donnés, tels que les délais, les budgets et la portée. Ainsi, chaque membre de l'équipe reçoit des directives claires et connaît l'étendue de ses responsabilités.

"Sans ce logiciel, nous n'aurions pas réussi à organiser toutes les étapes et tous les jalons de nos projets. Nous n'aurions sans doute pas connu un tel succès."

-Mike H., DSI dans le secteur de la gestion de l'enseignement

Vision consolidée des projets : l'ensemble de la documentation et des communications relatives aux projets est regroupé dans un seul répertoire constamment actualisé. Cela permet de retrouver facilement les données historiques et de se tenir au courant de l'état d'avancement des projets en cours.

"J'adore le fait que l'on puisse avoir des conversations et partager des pièces jointes associées à des tâches ou à des projets. C'est très pratique si comme moi vous avez besoin de retrouver la date d'une prise de décision, par exemple."

-Michelle M., gestionnaire pour une association à but non lucratif

Automatisation des flux de travail : ce type de logiciel rationalise le flux des tâches et des informations relatives aux projets. Des règles sont appliquées aux processus pour réduire les risques d'oublis et augmenter l'efficacité, renforçant ainsi les pratiques fondamentales de la gestion de projet.

"Afin de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs, nous avons développé nos propres flux de travail, défini des rappels et automatisé les tâches répétitives. Le résultat ? Une productivité accrue et une base plus solide pour nos processus de performance."

-Christian P., responsable des RH dans le secteur de la santé, du bien-être et du fitness

En sus de ces avantages, l'intégration de l'IA générative a jouté une touche de sophistication à ces logiciels. Cette nouvelle technologie a amélioré la capacité de planification de scénarios détaillés, une caractéristique qui faisait déjà partie intégrante de l'IA, mais qui constitue désormais un avantage notable.

D'après M. Bandukwala : "La planification de scénarios pour gérer des portefeuilles de projets existait déjà, mais l'avènement de l'IA a ouvert la voie à de nombreuses fonctionnalités nouvelles pour aider les utilisateurs à gérer les projets de manière plus efficace." Cette évolution représente un véritable bouleversement dans la manière dont les outils de gestion de projet sont perçus et utilisés, ce qui met en exergue leur importance grandissante pour assurer les fonctions stratégiques de l'entreprise.

Défis courants des logiciels de gestion de projets d'après les utilisateurs

Les utilisateurs de logiciels de gestion de projets ont noté plusieurs problèmes qui peuvent signer le succès ou l'échec de l'implémentation d'un logiciel de gestion de projets. Parmi les problèmes signalés au cours de l'an dernier, on peut noter les délais peu réalistes (38 %), la difficulté de gérer les budgets (36 %) et le manque de ressources (34 %). [5] Il est donc crucial de comprendre les problèmes rencontrés par les utilisateurs au moment de déployer ce type d'outil. Nous avons examiné les commentaires des utilisateurs reçus au cours de l'année dernière pour mettre en lumière les problèmes les plus souvent rencontrés par les utilisateurs.

Problèmes de coût : il peut être difficile de trouver un équilibre entre le budget et le besoin de disposer de fonctionnalités avancées. Les coûts élevés peuvent en décourager plus d'un, notamment parmi les petites équipes et les start-up.

• Posez les bonnes questions aux éditeurs : qu'est-ce qui est inclus dans le prix de base, et combien coûtent les fonctionnalités supplémentaires ? Pouvez-vous garantir la transparence des différents modèles tarifaires ?
• Surmontez le défi : recherchez des logiciels évolutifs, qui vous permettent de commencer avec des fonctionnalités de base et d'en ajouter au fur et à mesure que votre budget évolue.

Manque de convivialité : une interface utilisateur complexe peut dissuader les utilisateurs de se lancer dans un nouveau logiciel, ce qui en limite l'efficacité et réduit le taux de satisfaction globale. Il est à souligner que 24 % des acheteurs de logiciels français ont déclaré qu’une plateforme qui manque d'intuitivité a conduit à l’insatisfaction de leur organisation. [6]

• Posez les bonnes questions aux éditeurs : qu'aviez-vous comme objectif en tête au moment de concevoir votre interface utilisateur ? Quelles mesures avez-vous prises pour que l'interface soit facile à utiliser ?
• Surmontez le défi : misez sur un logiciel doté d'une interface utilisateur agréable et intuitive. Évaluez le logiciel à l'aide d'une version d'essai pour vous assurer qu'il répond aux besoins de votre équipe et qu'il est facile à utiliser.

Courbe d'apprentissage abrupte : l'apprentissage d'un nouveau logiciel peut s'avérer difficile, surtout quand les équipes sont habituées à des processus différents. Une courbe d'apprentissage trop raide peut nuire à l'adoption et réduire l'efficacité dans son ensemble.

• Posez les bonnes questions aux éditeurs : quels services de formation et d'assistance proposez-vous aux nouveaux utilisateurs ? Comment simplifier le processus de formation pour des équipes diverses ?
• Surmontez le défi : optez pour un logiciel qui fournit non seulement des supports de formation complets tels que des tutoriels et des webinaires, mais aussi une assistance en continu.

Bien que ces défis pèsent lourd dans la balance, il est aussi important de reconnaître les avantages qui découlent d'un déploiement réussi.

Par exemple, voici comment M. Bandukwala décrit les risques mais aussi les avantages de l'adoption de l'IA et des fonctionnalités associées dans les outils de gestion de projet :

"C'est très intéressant, car les possibilités sont nombreuses : le rythme de travail plus soutenu, l'automatisation, les suggestions, les prédictions", dit-il. "Mais il est aussi normal de se préoccuper des problèmes potentiels, tels que les difficultés d'intégration entre logiciels, la qualité des données et les préoccupations éthiques."

Comme on peut le constater, adopter un nouveau logiciel est un processus dynamique, où il faut tempérer les attentes en étudiant posément les pièges potentiels.

À quoi sert un logiciel de gestion de projets ?

L'analyse des avis publiés sur les logiciels de gestion de projets met en exergue les cas d'utilisation les plus courants :

• Coordination des tâches au sein des équipes de projet : les entreprises utilisent des logiciels de gestion de projet pour assigner et suivre les tâches au niveau individuel et au niveau du projet.
• Gestion de plusieurs projets : les utilisateurs peuvent créer et gérer plusieurs projets simultanés à l'aide d'un seul et même outil, ce qui permet aux membres de l'équipe de consulter leurs tâches classées par date d'échéance ou par projet.
• Optimisation de la gestion des ressources : les chefs de projet affectent les membres de l'équipe aux projets et aux tâches selon leur disponibilité, leurs compétences et les besoins de l'entreprise.
• Analyse et suivi de l'avancement du projet : les utilisateurs peuvent consulter des tableaux de bord et produire des rapports au niveau de l'individu, du projet et, avec certains logiciels, du programme ou du portefeuille de projets.
• Amélioration de la communication et la collaboration : les équipes et les clients peuvent échanger à l'aide de la messagerie intégrée et du partage de fichiers. Un logiciel de gestion de projet peut envoyer des notifications, réduisant ainsi le besoin de suivre constamment ses e-mails et garantissant une collaboration efficace, même pour les équipes distantes.

De nombreux logiciels de gestion de projets sont conçus pour des secteurs d'activité spécifiques :

• Logiciels de gestion de projets informatiques
• Logiciels de gestion de portefeuille de projets (généralement destinés aux grandes entreprises)
• Logiciels de gestion de projet agile
• Logiciels de gestion de projet en ligne

Qui utilise les logiciels de gestion de projets ?

De nombreux types de professionnels s'appuient sur les capacités robustes des logiciels de gestion de projets pour gérer et rationaliser efficacement les tâches. On peut notamment mentionner les équipes du marketing et de la vente, les professionnels de la technologie de l'information, les responsables de chantiers et le personnel des organisations à but non lucratif.

Comment les différentes professions emploient les logiciels de gestion de projet :

• Les équipes de marketing et de vente : elles s'en servent pour organiser des campagnes, suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs commerciaux et gérer les interactions avec les leads et les clients.
• Les professionnels de la technologie de l'information : ils utilisent ce type d'application pour gérer les projets de développement de logiciels, suivre les mises à jour et garantir la conformité avec les normes techniques.
• Les responsables de chantiers : ils s'en servent pour planifier les travaux, suivre les budgets et assurer la bonne communication entre les gestionnaires de site et les sous-traitants.
• Les organisations à but non lucratif : elles utilisent ces outils pour gérer les collectes de fonds, coordonner les horaires de présence des bénévoles et suivre les demandes de subventions.

L'analyse de plus de 2 084 conversations téléphoniques menées depuis septembre 2023 entre les conseillers de Capterra et les acheteurs de logiciels de gestion de projet révèle que 62 % des utilisateurs viennent de PME de moins de 100 employés. Environ 65 % de ces entreprises génèrent moins de 25 millions de dollars (environ 23 millions d’euros) de revenus annuels. Cela confirme le rôle important des logiciels de gestion de projet pour soutenir les opérations commerciales, et ce, au sein d'entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.

Intégrations courantes des logiciels de gestion de projets

Sur la base des nombreux avis que nous avons traités, nous avons défini les trois catégories de logiciels qui s'intègrent le plus souvent aux logiciels de gestion de projet : les logiciels de pointage, les logiciels de gestion de la relation client (CRM) et les logiciels de gestion des tâches. Les intégrations suivantes sont essentielles pour améliorer la fonctionnalité et l'efficacité du logiciel de gestion de projet :

• Logiciel de pointage : il permet d'enregistrer avec précision le temps passé sur les tâches. Cela facilite le suivi du budget, le traitement de la paie et l'évaluation de la productivité. Cette intégration garantit le respect des délais et le suivi des coûts de main-d'œuvre.
• CRM : en intégrant un logiciel de la gestion de la relation client à un logiciel de gestion de projet, vous pouvez rationaliser le flux d'informations entre les équipes de vente et de projet. Cela permet de garantir que les données et les interactions avec les clients sont toujours à jour et accessibles.
• Logiciel de gestion des tâches : il octroie un niveau de contrôle granulaire sur les tâches et les sous-tâches. Cela permet d'assigner les charges de travail de manière équilibrée, de fixer des attentes claires et de suivre les progrès, ce qui améliore les résultats du projet.

Ces intégrations permettent de regrouper les données et les processus, mais aussi de bénéficier d'une vue unifiée des opérations, ce qui peut améliorer l'efficacité des projets de manière significative.

Tendances récentes en matière de logiciels de gestion de projets

Implémentation de l'IA dans la gestion de projet : L’intelligence artificielle ne cesse de jouer un rôle clé dans la gestion de projets. 42 % des responsables de projet français affirment utiliser cette technologie pour soutenir leurs opérations. Un procédé qui semble convaincant : 96 % ont observé un retour sur investissement positif sur l’année écoulée, ce qui incite 29 % d’entre eux à augmenter de 10 à 20 % leur budget dédié à l’IA en gestion de projet.

Importance croissante de l'intelligence émotionnelle : 34 % des chefs de projet français affirment avoir "toujours" recours à des stratégies d’intelligence émotionnelle telles que l'ouverture d'esprit et l'écoute active dans le cadre de leurs fonctions quand 63 % déclarent recourir à ces techniques "souvent". De plus, une tendance notable se dessine, avec 24 % des répondants ayant considérablement accru leur utilisation de l’intelligence émotionnelle au cours des deux dernières années. Ainsi, l'intelligence émotionnelle dans le domaine de la gestion de projets aurait une importance croissante et un impact sur l'efficacité et la collaboration au sein des équipes.

En savoir plus sur les logiciels de gestion de projet

Pour plus d'informations sur les outils de gestion de projets, voici des ressources spécialisées de Capterra :

• Top 7 des logiciels de gestion de tâches gratuits en France
• Les 5 outils de gestion de projet open source les plus populaires
• Les 10 meilleurs outils de gestion de projets gratuits pour votre entreprise
• Les 10 meilleurs outils et applications de gestion de projet en 2024
• Les indicateurs et critères d'évaluation d'un projet
• Comment créer un plan de projet efficace ? Notre modèle excel gratuit à télécharger
• Qu’est-ce que la méthode Kanban ? 6 logiciels gratuits pour l’appliquer
• Qu’est-ce que la méthode RACI ?

Sources

1. Données Capterra sur les prix des logiciels : seuls les logiciels pour lesquels les modalités tarifaires sont disponibles publiquement et les logiciels qualifiés dans la catégorie concernée au moment de la création de ce guide sont inclus dans nos analyses de prix. Les conversions de devises sont établies sur la base du taux de change du jour de la publication et peuvent différer des taux de change actuels. Consultez la méthodologie complète ici.

2. Hussain Bandukwala, LinkedIn

3. Software Market Insights: Project Management ("Informations sur le marché des logiciels : la gestion de projets"), article publié en anglais par Gartner

4. Données sur les avis publiés sur Capterra : ils sont collectés auprès d'utilisateurs vérifiés de logiciels individuels. Pour rédiger ce rapport, nous avons analysé les avis de l'an précédant la date de création de ce guide. Le nombre de produits se réfère à notre catalogue complet. Consultez la méthodologie complète ici.

5. Notes des conseillers de Capterra : les résultats sont basés sur des informations issues de conversations téléphoniques que l'équipe de conseillers de Capterra a eues avec des acheteurs à la recherche d'un logiciel de gestion de projets. Pour rédiger ce rapport, nous avons analysé les avis de l'an précédant la date de création de ce guide. Consultez la méthodologie complète ici.

6. Enquête Capterra 2025 "Tech Trends Survey" : cette enquête a été menée en août 2024 pour mieux comprendre le planning, les défis organisationnels, le processus d'adoption et le budget, les comportements de recherche des fournisseurs, les attentes en matière de retour sur investissement et les niveaux de satisfaction des acheteurs de logiciels. Consultez la méthodologie complète ici.