Suivi des candidatures

Rédigé par Brian Westfall et Sabrina Khoulalène

Informations essentielles sur l'achat de logiciels ATS

Un logiciel ATS (Applicant Tracking System, en anglais), aussi appelé logiciel de suivi de candidatures, rationalise le processus de recrutement et gère les bases de données contenant les informations sur les candidats. Grâce à un outil ATS, les employeurs peuvent conserver les candidatures et les CV reçus, comparer les profils aux critères internes et analyser les données de recrutement pour en tirer des informations importantes.

Ce sont les recruteurs et les responsables des ressources humaines qui utilisent principalement des outils ATS, mais les responsables du recrutement peuvent également s'en servir pour évaluer et planifier les entretiens d'embauche. Dans les petites entreprises ne comptant pas sur un service de recrutement dédié, le propriétaire ou le directeur général peut utiliser une plateforme ATS pour publier les offres d'emploi en ligne.

La plupart des solutions ATS disponibles sur le marché sont facturées par mois. Les coûts des systèmes les plus courants peuvent aller de 180 dollars (environ 164 euros) par mois pour une version de base utilisée par un nombre réduit d'utilisateurs, jusqu'à 2 800 dollars (environ 2 555 euros) par mois ou plus pour une plateforme avancée conçue pour des centaines d'utilisateurs. [1]

Les nouveaux acheteurs de logiciels ATS doivent tenir compte de leur budget, de leurs besoins en matière de recrutement et des intégrations éventuelles avec leur logiciel de RH existant avant de prendre une décision. Consulter les parties prenantes peut vous aider à définir les questions les plus importantes à poser aux éditeurs au moment d'identifier l'outil ATS le plus apte à répondre à vos besoins. Voici des exemples de questions importantes :

• Concernant l'expérience des candidats, quels points faibles votre logiciel pourra-t-il corriger ?
• Quelles tâches de recrutement peuvent-elles être automatisées par votre logiciel ?
• Quelles sont les métriques de recrutement que nous pouvons suivre grâce à votre logiciel ?
• Votre logiciel est-il plutôt destiné à l'embauche de masse ou à la recherche de profils spécialisés ?

Quels logiciels ATS ont-ils récolté le plus d'avis ?

Capterra identifie les meilleurs systèmes ATS en combinant les notes des utilisateurs et le score de popularité,aidant ainsi les petites entreprises à trouver la solution ATS la plus adaptée à leurs besoins. Voici les cinq produits les plus évalués pour cette catégorie :

Ces classements sont déterminés en combinant les notes d'utilisateurs vérifiés et les données publiques portant sur la popularité des recherches sur Internet :

• Notes : le score relatif du logiciel basé sur les notes données par les utilisateurs de Capterra et normalisé en fonction du nombre et de la date des notes.

• Score de popularité : la popularité relative d'un logiciel basée sur les tendances de recherche et de sa présence en ligne.

Qu'est-ce qu'un ATS ?

Un logiciel ATS, est un type de logiciel de recrutement qui aide les entreprises à gérer leur pipeline de recrutement et à suivre les candidats au cours du processus d'embauche.

Les logiciels ATS constituent un répertoire centralisé pour tous les besoins d'une entreprise en matière de recrutement et d'embauche. De plus, ils permettent aux utilisateurs de publier des offres d'emploi, de rechercher des candidats, d'instaurer un processus de candidature en ligne et de conserver les CV reçus. Les utilisateurs peuvent également planifier des entretiens d'embauche, solliciter la vérification des antécédents, ou exploiter les informations recueillies afin d'identifier les aspects difficiles de la sélection des candidats.

Gartner considère les outils ATS comme un sous-segment du marché plus large des logiciels de gestion du capital humain (HCM ou Human Capital Management en anglais), une catégorie dont le chiffre d'affaires annuel s'élève à 22,4 milliards de dollars (environ 20,5 milliards d’euros) et marquée d'une croissance de 11,7 % d'une année sur l'autre en 2022. [2] Capterra présente 830 différents ATS ayant fait l'objet de 7 051 avis au cours de l'année dernière. [3]

Combien coûte un logiciel ATS ?

La plupart des ATS disponibles sur le marché sont facturés par mois. Les coûts des systèmes les plus courants peuvent aller de 180 dollars (environ 164 euros) par mois pour une version de base utilisée par un nombre réduit d'utilisateurs, jusqu'à 2 800 dollars (environ 2 555 euros) par mois ou plus pour une plateforme avancée conçue pour des centaines d'utilisateurs. [1]

• Les logiciels ATS d'entrée de gamme incluent les fonctionnalités essentielles de suivi des candidatures, de création de profils de candidats et de publication d'offres d'emploi.
• Une version avancée, au prix plus élevé, propose généralement des fonctionnalités supplémentaires telles que des capacités de reporting avancées, une notation automatisée des candidats et une image de marque personnalisable.

Voici des informations importantes à retenir pour les nouveaux acheteurs :

• Le déploiement, la personnalisation et l'intégration ont un coût initial et ponctuel.
• La maintenance et le support client sont des dépenses récurrentes à prendre en compte.

La tarification est souvent basée sur le nombre d'utilisateurs ou d'employés, mais elle peut également dépendre du nombre d'offres d'emploi que vous souhaitez publier ou du nombre de candidatures que vous recevez. Pour vous inciter à opter pour des contrats de longue durée, les éditeurs de logiciels ATS peuvent vous proposer une réduction si vous choisissez un abonnement annuel au lieu d'un abonnement mensuel.

Les acheteurs peuvent également réaliser des économies en choisissant un logiciel ATS gratuit ou un logiciel ATS avec une version d'essai gratuite. Cependant, les logiciels gratuits peuvent présenter quelques inconvénients, comme le fait de devoir héberger et entretenir vous-même l'outil, sans bénéficier de l'aide de l'éditeur.

À titre de référence, 51 % des acheteurs de logiciels de recrutement avec lesquels nous avons échangé au cours de l'année écoulée prévoient un budget d’environ 5 à 10 dollars (entre 4,6 à 9 euros environ) par employé et par mois pour un tel outil. [4]

Caractéristiques d'un logiciel ATS

Tous les ATS comprennent le suivi des candidatures, des profils de candidats, des fonctions de publication d'offres d'emploi et de recherche de candidats. La majorité inclut une variété de fonctionnalités communes, telles que la gestion des candidatures, l'enregistrement des CV et la planification des entretiens.

Fonctionnalités principales des logiciels ATS

• Publication d'offres d'emploi : publiez, suivez et gérez les offres d'emploi sur plusieurs canaux. Pour 94 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Suivi des candidats : enregistrez les interactions, les notes et la progression des candidats. Pour 93 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Profils de candidats : suivez les informations relatives aux candidats, telles que leur rôle, leurs qualifications et leurs expériences professionnelles, leurs compétences ou d'autres qualités. Pour 91 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Recherche de candidats : recherchez de manière proactive des candidats potentiels en ligne afin de pourvoir les postes vacants et d'alimenter des viviers de talents.

Fonctionnalités courantes des logiciels ATS

• Gestion des candidatures : suivez, gérez et enregistrez les candidatures. Pour 88 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Stockage de CV : téléchargez et enregistrez les CV des candidats. Pour 84 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Gestion des emplois : créez et gérez des rôles d'entreprise et des offres d'emploi. Pour 81 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Planification des entretiens : programmez les entretiens d'embauche avec les candidats. Pour 79 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Intégration : automatisez le processus d'onboarding pour intégrer officiellement les nouvelles recrues au sein de l'entreprise.
• Alertes et notifications : activez les notifications contextuelles ou les alertes par e-mail pour signaler la tenue de divers événements.
• Gestion des évaluations : concevez, gérez et notez les évaluations mettant à l'épreuve les compétences et les connaissances des candidats.
• Vérification des antécédents : sollicitez et gérez la vérification des antécédents des candidats.
• Outils de collaboration : échangez des messages, des fichiers et d'autres informations importantes avec les équipes en charge du recrutement.
• Gestion du pipeline : suivez les données relatives aux différentes étapes du processus de recrutement et d'embauche.
• Analyse de CV : signalez automatiquement les candidatures et les CV contenant des mots-clés ou des phrases importantes.
• Gestion des flux de travail : créez et contrôlez les workflows des tâches de recrutement répétitives.

Principaux avantages des logiciels ATS d'après les utilisateurs

Une communication plus transparente entre les recruteurs, les candidats et les autres parties prenantes : les utilisateurs pensent que les fonctionnalités des ATS, telles que les notifications automatisées, l'étiquetage des utilisateurs et la messagerie directe, améliorent la collaboration et réduisent le temps de réponse.

"L'outil de communication intégré facilite les interactions avec les candidats et l'équipe interne, ce qui garantit une collaboration fluide et réduit le délai de réponse aux questions."

-Alfonso G., PDG dans le secteur technologique

La possibilité de personnaliser le logiciel en fonction du processus de recrutement interne : les utilisateurs affirment que leur logiciel ATS inclut une multitude d'options de personnalisation pour adapter l'outil à leurs besoins et à leurs préférences.

"Les modèles personnalisables et les flux de travail automatisés se sont avérés particulièrement utiles pour optimiser nos efforts de recrutement et assurer la cohérence de la communication avec les candidats."

-Salome J., gestionnaire des ressources humaines dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration

Le suivi automatisé des candidats et informations : les ATS suivent automatiquement l'évolution des candidats au cours du processus de recrutement et fournissent des données permettant d'améliorer ces processus.

"L'ATS a permis d'organiser et d'automatiser le suivi des candidats, de dresser des rapports pour nos recruteurs internes et de rationaliser la collecte des données."

-Tatiana R., employée des ressources humaines dans le secteur des technologies et services informatiques

Défis courants des logiciels ATS d'après les utilisateurs

D'après les utilisateurs, ce sont les problèmes liés à des bugs ou à des dysfonctionnements logiciels qui les empêchent d'accéder à certaines fonctionnalités et qui représentent les plus grands défis.

Le deuxième obstacle le plus souvent cité est celui de la lenteur des systèmes, qui fonctionnent trop lentement en temps normal ou qui souffrent de problèmes de performance.

Le troisième problème liés aux outils ATS le plus souvent cité est celui du filtrage des candidats. Les utilisateurs affirment que les filtres disparaissent ou qu'ils ne fonctionnent pas comme prévu quand ils souhaitent afficher uniquement certains profils.

Enfin, les acheteurs doivent prendre conscience des défis inhérents aux logiciels ATS qui peuvent affecter les candidats. Si le processus de candidature mis en place par votre logiciel n'est pas transparent, les profils prometteurs risquent d'abandonner le processus de candidature. Selon une enquête menée récemment par Capterra, 28 % des chercheurs d'emploi français n'ont pas terminé de remplir une candidature parce qu'elle était trop répétitive, 25 % parce qu’elle n'était pas claire, 19 % parce qu'elle était sujette à des bugs et 16 % parce qu’elle prenait trop de temps. [5]

Il convient donc de se pencher sur ces problèmes courants au moment de consulter les avis publiés sur les logiciels qui vous intéressent. Lorsque vous essayez différentes solutions ATS, n'hésitez pas à demander aux éditeurs quels sont les problèmes connus susceptibles d'affecter les performances de l'outil.

À quoi sert le logiciel ATS ?

L'analyse des avis publiés sur les logiciels ATS met en exergue les cas d'utilisation les plus courants :

• Gestion de l'ensemble du processus de recrutement : les recruteurs s'en servent afin d'attirer, d'évaluer et d'embaucher les meilleurs candidats.
• Création et diffusion des offres d'emploi : qu'il s'agisse du site interne de recrutement, d'un site d'emploi externe ou d'un profil sur les réseaux sociaux, les utilisateurs publient des offres d'emploi à divers endroits pour attirer le plus grand nombre de profils.
• Suivi des candidats sur plusieurs offres d'emploi : le filtrage des candidatures, la recherche par mot-clé et les notifications permettent de garantir qu'aucun candidat ne passe à travers les mailles du filet.
• Collaboration avec les managers sur les décisions d'embauche : les logiciels ATS permettent aux recruteurs d'échanger avec les responsables de l'embauche au sujet des besoins en talents et de planifier des entretiens avec les candidats.

Qui utilise l'ATS ?

Le recrutement étant un besoin intrinsèque à tous les services et auquel doivent répondre toutes les entreprises, quels que soient leur taille ou leur secteur d'activité, les profils qui utilisent les ATS varient.

Au sein d'une petite entreprise, le propriétaire ou le responsable du recrutement peut utiliser un ATS de base pour publier les offres d'emploi. Dans les grandes entreprises disposant d'un service des ressources humaines, les recruteurs ou autres spécialistes peuvent utiliser un logiciel ATS plus avancé pour rechercher des candidats, planifier des entretiens et identifier les goulets d'étranglement au sein du processus de recrutement.

Les notes prises lors des échanges entre les utilisateurs et nos conseillers confirment ces variations, car les utilisateurs qui nous contactent le plus souvent au sujet des ATS sont des directeurs des ressources humaines (12 %), des responsables des ressources humaines (11 %) et des chefs d'entreprise (8 %). [4]

Les outils ATS sont destinés à être utilisés par les entreprises qui gèrent elles-mêmes leur propre recrutement. Si vous êtes une agence de recrutement ou de placement de personnel, il existe des logiciels pour agences de recrutement et des logiciels d’agence d'intérim. Ces outils ont des caractéristiques différentes pour répondre aux besoins spécifiques de ces prestataires de services, telle que la gestion des clients.

L'utilisateur typique nous ayant contactés au sujet d'un logiciel ATS au cours de l'an dernier travaille le plus souvent au sein d'une entreprise avec un chiffre d'affaires annuel se situant entre 6 et 25 millions de dollars (entre 5 et 23 millions d’euros environ), et qui a besoin d'un ATS pour deux à cinq utilisateurs.

Intégrations courantes des logiciels ATS

D'après nos échanges avec les acheteurs de logiciels ATS au cours de l'an dernier, 81 % d'entre eux préfèrent une suite intégrée pour leurs besoins en recrutement. Au lieu d'un outil ATS autonome, les entreprises préfèrent le plus souvent acheter une suite complète de gestion des ressources humaines ou de gestion des talents qui offre non seulement des fonctionnalités de suivi des candidats, mais aussi d'autres fonctions utiles pour les RH, telles que la gestion des performances et l'engagement des employés.

Lorsque les acheteurs veulent intégrer leur ATS à leur pile technologique existante, l'analyse de notre vaste base de données d'avis révèle que les trois catégories qui s'intègrent le plus souvent à un logiciel ATS sont les suivantes : les logiciels de ressources humaines, les logiciels de recrutement et les logiciels de vérification des antécédents des nouveaux employés.

Tendances récentes en matière de logiciels ATS

L'intelligence artificielle (IA) apporte un coup de pouce : d'après Gartner, 80 % des éditeurs de solutions de recrutement auront intégré l'IA dans leurs logiciels d'ici 2027. [2] L'intelligence artificielle intégrée aux ATS peut aider les recruteurs à rédiger des offres d'emploi, à identifier des candidats et même à réaliser des entretiens de sélection. L’utilisation de la technologie est donc importante pour les équipes RH afin d’affiner leurs recherches. C’est ce que confirme Chloé Ngassa, formatrice en techniques de recherche d’emploi : “Je pense qu’en combinant technologie et jugement humain, il est possible de mieux cerner le potentiel des candidats, et ainsi de recruter sur une base plus équitable.” [6]

Attention aux fraudes avec l’IA : Cependant, les recruteurs doivent également être aux aguets pour identifier les candidats qui utilisent leur propre IA pour gonfler leurs compétences. En effet, 80 % des candidats français déclarent avoir utilisé cette technologie au moins une fois pour exagérer leurs aptitudes. En plus de leur permettre de gérer de nombreuses candidatures, les logiciels ATS peuvent aider les équipes RH à vérifier les compétences des postulants, à s’assurer qu’elles correspondent au poste vacant et à filtrer les candidats qualifiés.

La transparence salariale devient la norme : en 2024, 40 % des responsables du recrutement estiment que leur entreprise communiquera les informations salariales dans les offres d'emploi sur l'ensemble de ses sites, contre 15 % en 2022. [7] La transparence des salaires s'avère cruciale pour attirer les meilleurs talents, vous devriez donc exploiter non seulement un ATS pour maintenir la transparence de manière cohérente, mais aussi un logiciel de gestion des rémunérations pour vous assurer que les salaires que vous proposez sont compétitifs.

Comment un ATS peut aider votre entreprise

• Pour 51 % des candidats, le recrutement piloté par l'IA joue en leur faveur : voici comment les recruteurs peuvent optimiser l’usage de cette technologie
• Suivi des candidatures : notre modèle de tableau excel gratuit à télécharger
• Les meilleurs logiciels d’expérience collaborateur pour les PME en France
• Futur du travail : vers une meilleure gestion de l’expérience collaborateur ?

Sources

1. Données Capterra sur les prix des logiciels : seuls les logiciels pour lesquels les modalités tarifaires sont disponibles publiquement et les logiciels qualifiés dans la catégorie concernée sont inclus dans nos analyses de prix. Les conversions de devises sont établies sur la base du taux de change du jour de la publication et peuvent différer des taux de change actuels. Consultez la méthodologie complète ici.

2. Market Guide for Talent Acquisition (Recruiting) Technologies, article publié en anglais par Gartner

3. Données sur les avis publiés sur Capterra : ils sont collectés auprès d'utilisateurs vérifiés de logiciels individuels. Pour rédiger ce rapport, nous avons analysé les avis de l'an dernier à partir de la date de production. Le nombre de produits se réfère à notre catalogue complet. Consultez la méthodologie complète ici.

4. Notes des conseillers de Capterra : les résultats sont basés sur des informations issues de conversations téléphoniques que l'équipe de conseillers de Capterra a eues avec des acheteurs pour PME à la recherche d'un ATS. Pour ce rapport, nous avons analysé les interactions téléphoniques de l'année écoulée. Consultez la méthodologie complète ici.

5. L'enquête de Capterra sur l'utilisation de l'IA dans la recherche d'emploi ("Job Seeker AI Survey") a été réalisée en ligne en juillet 2024 auprès de 2 997 répondants situés aux États-Unis (n : 250), au Canada (n : 250), en Inde (n : 250), au Brésil (n : 250), au Mexique (n : 250), au Royaume-Uni (n : 250), en France ( 247), en Italie (n : 250), en Allemagne (n : 250), en Espagne (n : 250), en Australie (n : 250) et au Japon (n : 250). L'objectif de cette enquête était de comprendre les facteurs des processus de recrutement pilotés par l'IA et la prévalence de ces outils auprès des demandeurs d'emploi. Pour être sélectionnées, les personnes interrogées devaient être en recherche active d'un emploi.

6. Chloé Ngassa, LinkedIn

7. 8 Trends That Will Shape Talent Acquisition Strategy for 2024, article en anglais publié par Gartner