Logiciels de création de devis

Logiciel de création de devis

Un logiciel de création de devis, également connu sous le nom de logiciel de gestion de devis, est une solution logicielle qui a été conçue pour aider les utilisateurs à calculer et anticiper les coûts, à formuler des prix et à distribuer des devis, des estimations de prix, des propositions et des documents similaires. Par conséquent, les types d'individus et de groupes susceptibles d'utiliser un logiciel de création de devis sont les entreprises, les organisations à but non lucratif, les entrepreneurs individuels et les travailleurs indépendants.

De nombreuses organisations et personnes acceptent des travaux pour des clients ou des consommateurs et calculent leur prix en fonction d'un certain nombre de facteurs, tels que la nature précise du travail, les coûts de main-d'œuvre associés, les matériaux nécessaires, les délais d'exécution prévus et le coût de la livraison effective du produit ou du service final au client. Cependant, calculer manuellement les coûts proposés et transmettre ces informations aux clients potentiels peut être un processus long et répétitif, surtout lorsque ces coûts sont prévisibles et suivent une formule fixe.

Dans cette optique, les logiciels de création de devis peuvent aider les utilisateurs grâce à l'automatisation, rendant l'ensemble du processus de calcul des coûts et d'envoi des devis beaucoup plus rapide, tout en réduisant au minimum les actions à effectuer manuellement. Dans de nombreux cas, le logiciel peut également être intégré à des outils similaires sur le marché, tels que des logiciels de facturation, des logiciels CRM et des logiciels d'appel d'offres. Une intégration de ce type peut améliorer les flux de travail et éviter de devoir saisir plusieurs fois les mêmes informations.

Les fonctionnalités exactes offertes par une solution de gestion de devis dépendront d'un certain nombre de facteurs, notamment la taille de l'entreprise (petite, moyenne ou grande). En outre, la qualité des fonctionnalités incluses et la convivialité du logiciel peuvent varier considérablement d'une application à l'autre. Néanmoins, la majorité applications de création de devis du marché auront des caractéristiques de base similaires. En règle générale, les utilisateurs qui se tournent vers ce type de logiciel pourront l'utiliser pour effectuer les actions suivantes :

• Identifier les différents coûts associés à un travail spécifique, puis calculer un prix estimé.
• Créer des documents de devis ou de proposition professionnels et de marque, puis les envoyer à des clients potentiels.
• Automatiser le processus de calcul et de création de devis dans les cas où les prix sont prévisibles.
• Stocker et gérer les informations de contact de tous les clients potentiels qui demandent des devis ou des renseignements.

Qu'est-ce qu'un logiciel de création de devis ?

Les logiciels de création de devis sont des outils conçus pour aider les utilisateurs à évaluer les coûts et à fournir aux clients un devis indiquant le prix probable d'un produit ou d'un service. Cela inclut non seulement le calcul du prix donné au client, mais aussi la création du devis ou du document de proposition qui lui est envoyé. Ces solutions fournissent des outils d'automatisation, lesquels accélèrent et simplifient le processus de calcul précis de ce que comprendra un travail particulier et du montant que l'utilisateur devra facturer.

Les logiciels de cette catégorie peuvent être utilisés par des travailleurs indépendants ou des freelances, ainsi que par des entreprises et des organisations à but non lucratif de toutes tailles. Dans de nombreux cas, le processus de calcul manuel du coût d'un produit ou d'un service en particulier peut prendre beaucoup de temps. Il est possible de gagner un temps considérable dans les cas où les prix suivent une formule fixe. Cependant, le logiciel de création de devis peut également s'avérer utile pour les entreprises qui doivent personnaliser leurs devis sur une base individuelle, car il permet de conserver les coordonnées des contacts en un seul endroit et de créer et stocker des documents de devis ou de proposition.

Les documents créés à l'aide du logiciel de création de devis peuvent souvent être marqués et avoir une apparence très professionnelle, un aspect essentiel pour inspirer confiance aux clients potentiels. Par ailleurs, les prix peuvent généralement être calculés sur la base de règles établies et de données historiques, tandis que les estimations de prix données aux clients peuvent également être converties en différentes devises.

Quels sont les avantages d'un logiciel de création de devis ?

Les avantages d'un logiciel de création de devis sont principalement axés sur sa capacité à aider les individus et les organisations à calculer les prix et à créer des documents de proposition ou des devis pour les clients potentiels. Sans l'utilisation d'un tel logiciel, ce processus peut être compliqué, inutilement long et répétitif. Néanmoins, il est important d'étudier certains des avantages spécifiques associés à l'acquisition d'un logiciel de ce type, tels que les suivants :

• Une productivité et une efficacité accrues : l'un des avantages les plus significatifs associés à l'utilisation d'un logiciel de gestion de devis est la possibilité de rendre le processus de création des devis et des documents associés beaucoup plus rapide. Cela peut permettre aux individus ou aux entreprises d'améliorer leur efficacité globale, libérant ainsi plus de temps à consacrer à certaines tâches plus complexes, lesquelles peuvent exiger un plus grand niveau de soin et d'attention. En fin de compte, le logiciel peut contribuer à ce que moins de temps soit consacré à des tâches prévisibles ou répétitives (comme le calcul du coût d'un travail spécifique) et que plus de temps soit consacré aux tâches qui nécessitent vraiment une approche pratique.
• Une plus grande précision des devis : un autre avantage majeur lié à l'utilisation d'un logiciel de création de devis est la possibilité de créer des devis plus précis. Cela est important, car les clients potentiels ont besoin d'avoir une idée claire de ce qu'ils vont devoir payer pour un produit ou un service. Car facturer un prix qui diffère radicalement du devis initial peut causer un préjudice important à la réputation d'une entreprise. Le calcul manuel des coûts associés à un travail particulier et l'annonce d'un prix aux clients peuvent non seulement prendre du temps, mais sont également sujets à l'erreur humaine, ce qui entraîne des devis inexacts et la possibilité que les clients soient trompés sur ce qu'ils doivent s'attendre à payer. Les logiciels de création de devis peuvent utiliser des données antérieures, des algorithmes complexes et des calculs mathématiques avancés afin de générer les devis les plus précis possible.
• Des devis plus professionnels : les clients potentiels sont susceptibles de porter un jugement sur les entreprises en fonction d'une série de facteurs différents, mais l'un des plus importants sera la qualité de la communication directe entre les deux parties. Dans cette optique, les logiciels de gestion de devis peuvent aider les indépendants et les entreprises en leur permettant de créer des documents de devis ou de proposition plus professionnels. Dans de nombreux cas, les logiciels spécialisés facilitent la création de documents hautement professionnels et entièrement personnalisés. Cela peut contribuer à inspirer un sentiment de confiance aux clients potentiels, augmentant ainsi les chances qu'ils passent une commande ou effectuent un achat. Les options spécifiques peuvent inclure l'utilisation de logos d'entreprise, d'icônes, d'une terminologie spécifique, de slogans et de couleurs de marque.
• Une croissance de l'activité à long terme : la capacité à fournir aux clients les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, est cruciale pour développer l'activité à long terme, car elle inspire le type de confiance qui aide à construire des relations durables. En fait, une (étude de Gartner)[https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-09-19-gartner-says-customers-who-are-confident-in-their-dec] (disponible en anglais) montre que la confiance lors d'une décision d'achat est l'un des facteurs les plus importants pour décider si les clients B2B étendent ou non leurs relations existantes. Et ceux qui se sentent en confiance sont 2,6 fois plus susceptibles d'augmenter leurs achats auprès d'un partenaire commercial existant. Fournir des devis professionnels et précis en temps voulu peut jouer un rôle majeur pour inspirer cette confiance.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de création de devis ?

Les fonctionnalités d'un logiciel de création de devis peuvent varier en fonction de l'application spécifique en question et du public cible du programme. Par exemple, certaines solutions destinées aux grandes entreprises peuvent mettre davantage l'accent sur l'intégration avec des logiciels externes et sur l'utilisation de données historiques pour effectuer les calculs, tandis que les options destinées aux petites entreprises ou aux particuliers peuvent avoir une gamme de fonctions plus basiques et mettre l'accent sur la facilité d'utilisation. Indépendamment de ces différences, la plupart des solutions comprendront les fonctions de base suivantes :

• Devis/estimations : calculez les coûts associés à un travail individuel, tels que les coûts de la main-d'œuvre et les coûts d'acquisition des outils ou des matériaux nécessaires, puis présentez une estimation de prix précise aux clients qui se renseignent. À partir de là, un document de devis ou de proposition peut être créé, exposant le prix estimé du produit ou du service demandé. Ces documents auront une mise en page professionnelle et peuvent être marqués afin de renforcer la confiance. Les devis peuvent ensuite être exportés vers divers formats de fichiers et envoyés aux clients. Il est important de noter que l'entreprise qui utilise le logiciel de création de devis peut également stocker tous les devis qui ont été envoyés aux clients afin de pouvoir les consulter ultérieurement.

• Gestion des contacts : créez un registre de tous les contacts pertinents et tenez-le à jour au fil du temps, en ajoutant et en supprimant des contacts si nécessaire. Les contacts peuvent être ajoutés à la base de données après avoir fait une demande de devis et le devis ou le document de proposition qui leur a été envoyé peut être stocké avec leurs coordonnées afin qu'il soit facile de s'y référer à l'avenir. Les informations contenues dans le composant de gestion des contacts du logiciel de création de devis peuvent inclure les adresses e-mail, les adresses physiques, les numéros de téléphone, la correspondance antérieure, etc. Dans de nombreux cas, ces informations peuvent également être intégrées à des applications externes, telles que les logiciels de gestion de la relation client, en vue d'améliorer et d'accélérer toute communication future.

• Gestion des tarifs : développez un indice de prix et gérez continuellement ces derniers, afin que des devis précis puissent être donnés aux clients potentiels. La gestion des prix comprend généralement la fixation de prix pour l'utilisation de matériaux ou d'équipements spécifiques, tandis que les coûts de main-d'œuvre peuvent également être pris en compte. Les prix peuvent être mis à jour en fonction d'un certain nombre de facteurs, notamment les modifications des niveaux de la demande, la disponibilité des matériaux auprès des fournisseurs et l'inflation. En outre, dans certaines entreprises, il peut être nécessaire de développer différents niveaux de prix pour différents niveaux de service. La gestion minutieuse des informations sur les prix peut aider les entreprises à fournir rapidement des informations aux clients afin qu'ils puissent prendre une décision d'achat en toute confiance, avec tous les détails dont ils ont besoin.

• Création automatique de devis : construisez un système basé sur des règles pour calculer automatiquement les devis sur la base des informations fournies par les clients et des produits ou services demandés. Le calcul des prix peut être basé sur un certain nombre de règles, telles que le coût de l'équipement, le nombre d'heures nécessaires pour réaliser un travail, les délais d'exécution demandés et les données historiques (telles que les prix donnés aux clients qui ont passé des commandes similaires par le passé). Le calcul manuel des prix pour les clients peut prendre inutilement du temps et les logiciels de création de devis peuvent faire ce travail avec précision sans nécessiter d'intervention humaine. Bien entendu, la plupart des solutions offrant des outils d'automatisation permettront également aux utilisateurs d'ajuster manuellement les estimations de prix et les documents de proposition.

• Gestion des remises et déductions : encouragez les achats ou les partenariats commerciaux à long terme en accordant des remises, puis gérez toutes les informations pertinentes à partir du logiciel de gestion de devis. En fonction de la nature de l'entreprise et des produits ou services fournis, les remises peuvent être calculées de plusieurs façons. Par exemple, il peut être avantageux d'offrir une remise pour les achats en gros ou il peut s'avérer utile de récompenser les clients réguliers en offrant une remise après un certain nombre d'achats. Une fois que des règles ont été établies pour savoir quand les remises sont accordées et pourquoi, elles peuvent être prises en compte dans le calcul des prix. Les devis donnés aux clients peuvent également mettre en évidence les remises qui ont été appliquées pour une transparence maximale.

• Intégrations tierces : réduisez autant que possible les doublons et optimisez les flux de travail grâce à l'utilisation d'outils d'intégration tiers. Cela permet d'utiliser le logiciel de gestion de devis en combinaison avec un logiciel CRM, un logiciel de facturation et toute une série d'autres outils. L'intégration peut contribuer à réduire au minimum les frictions, à éviter les problèmes de compatibilité et à accélérer les processus. De même, le fait d'éviter les doublons peut contribuer à une meilleure organisation des informations et garantir l'application des mises à jour à tous les niveaux. Cela peut s'avérer crucial pour éviter l'utilisation d'informations inexactes ou périmées pour fournir des estimations de prix aux clients.

• Modèles de devis : utilisez des modèles pour la création de documents de proposition, en vue d'accélérer l'ensemble du processus et d'assurer la cohérence au sein de l'organisation. Les meilleures solutions logicielles fournissent une variété de modèles, avec différentes mises en page de base, qui peuvent ensuite être modifiées avec des éléments de marque. En outre, ces modèles peuvent également inclure des formules communes pour calculer le prix à facturer à un client, sur la base des coûts associés et des marges bénéficiaires idéales pour chaque travail individuel. Dans de nombreux cas, les utilisateurs auront également la possibilité de créer un document de proposition, puis d'enregistrer la mise en page pour une utilisation ultérieure comme modèle.

L'utilisation du répertoire des (logiciels de création de devis)[/directory/30201/quoting/software] de Capterra permet aux utilisateurs d'identifier les solutions logicielles qui contiennent les fonctionnalités spécifiques dont ils ont besoin. Les options peuvent être triées en fonction des fonctionnalités incluses, de sorte que celles moins viables soient automatiquement supprimées. Cela permet aux acheteurs de se concentrer sur les solutions les plus adaptées à leurs besoins spécifiques.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de création de devis ?

Lors de l'achat d'un logiciel de création de devis, il y a de nombreux composants différents du logiciel lui-même qui doivent être examinés attentivement afin d'arriver à la meilleure option possible. Cependant, au-delà de ces éléments, il existe un certain nombre de facteurs externes dont les acheteurs devront également tenir compte dans leur prise de décision. En fin de compte, les diverses considérations auxquelles les acheteurs réfléchissent devraient les aider à trouver le meilleur outil pour résoudre leurs problèmes spécifiques. L'une des meilleures façons d'aborder les principales considérations est de poser une série de questions, telles que :

• Combien coûte un logiciel de création de devis ? Lors de toute décision d'achat, le prix sera toujours un facteur important. Lorsqu'il s'agit d'investir dans un logiciel de création de devis, il est important de tenir compte de tous les coûts et pas seulement du prix d'achat initial. Pour ce faire, il faut se référer au coût total de possession et d'utilisation. Lorsqu'un acheteur adopte cette approche, il doit prendre en compte le prix d'achat, les coûts de mise en œuvre de la solution logicielle et les frais d'abonnement qui peuvent être associés aux solutions SaaS. Mais au-delà de ces facteurs, il doit également envisager les coûts liés à la formation des employés pour qu'ils utilisent au mieux le logiciel, ainsi que les coûts associés à la mise à jour du logiciel et à l'accès à une assistance professionnelle en cas de problèmes techniques.

• Quelle est la meilleure option de déploiement ? Il existe effectivement deux approches principales du déploiement de logiciels, à savoir le déploiement sur site et les logiciels cloud. Les solutions sur site exigent généralement de l'acheteur qu'il achète une licence logicielle, puis qu'il installe le logiciel sur des systèmes ou des serveurs sur site. En revanche, les solutions cloud ont tendance à suivre une approche SaaS, où le logiciel est détenu, livré et géré par un fournisseur de services tiers. La première approche peut offrir un plus grand sentiment de contrôle personnel et peut avoir des coûts plus faibles à long terme. Cependant, le modèle de déploiement basé sur le cloud offre des coûts initiaux beaucoup plus faibles, une responsabilité partagée en matière de conformité et de stockage des données, des avantages en termes d'accessibilité à distance et des coûts plus prévisibles, même s'ils finissent par être plus élevés sur le long terme. En fin de compte, la décision quant à l'option de déploiement à choisir dépendra des circonstances individuelles de l'acheteur et de ses besoins et priorités spécifiques.

• L'intégration avec d'autres solutions est-elle possible ? L'un des principaux avantages associés aux logiciels de création de devis, lorsqu'ils sont mis en œuvre correctement, est leur capacité à améliorer les flux de travail. Cependant, pour des résultats optimaux, ils doivent également être intégrés aux outils et processus existants. C'est pourquoi les acheteurs doivent se demander si l'intégration avec d'autres solutions logicielles est possible ou non et donner la priorité aux options qui permettent ce type d'intégration. En particulier, il peut être utile pour un logiciel de gestion de devis de fournir des options d'intégration avec un logiciel de gestion de la relation client, des outils d'analytique, un logiciel de comptabilité, des outils de facturation et un logiciel de tableaux de bord. En outre, le meilleur logiciel de gestion de devis permettra d'exporter les documents de proposition associés vers un certain nombre de formats de fichiers majeurs afin d'éviter les problèmes de compatibilité.

• Le logiciel est-il convivial ? Si les fonctionnalités fournies par une solution logicielle particulière sont importantes et si le logiciel doit être capable d'exécuter les fonctions requises par un individu ou une entreprise, il est également essentiel que le logiciel soit facile à utiliser. Le niveau de convivialité offert est l'un des facteurs de différenciation les plus importants en matière de logiciel de création de devis, car la plupart des options offrent des fonctionnalités de base largement similaires. Cela signifie qu'il peut être difficile de séparer les meilleures solutions des options moins optimales en se basant uniquement sur les fonctionnalités fournies. Au lieu de cela, les fonctionnalités doivent être considérées en parallèle avec la facilité d'exécution de tâches spécifiques et la mesure dans laquelle le logiciel peut contribuer à l'efficacité et à la productivité.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de création de devis ?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciel de création de devis sont un autre élément important que les acheteurs doivent prendre en compte lorsqu'ils prennent une décision d'achat. Pour que les particuliers ou les entreprises acquièrent le meilleur logiciel, ils doivent se demander si il a été conçu en tenant compte des tendances émergentes et de la manière dont elles façonneront les attentes, les processus, les activités et la demande à l'avenir. Voici quelques-unes des tendances les plus importantes :

• Augmentation de la demande d'accès à distance : un nombre croissant d'entreprises ont adopté des modèles de travail hybrides et de télétravail, permettant aux employés de travailler à domicile à temps plein ou de manière occasionnelle. Bien entendu, ces entreprises doivent investir dans des solutions logicielles conçues pour faciliter l'accès à distance. Cela peut être un facteur important dans la décision entre un déploiement sur site et un déploiement basé sur le cloud. Ce dernier offre des avantages en termes d'accès à distance et quant au nombre d'appareils pris en charge pour ce type d'accès. Lorsqu'ils télétravaillent, il est important que les employés puissent accéder au logiciel de création de devis et effectuer les tâches principales où qu'ils se trouvent. Le stockage cloud peut également contribuer à garantir que les employés sont toujours en mesure d'accéder aux documents de proposition et aux communications passées avec des clients potentiels et d'autres contacts commerciaux.

• Améliorations apportées aux logiciels d'intelligence artificielle : dans tous les secteurs d'activité, L’IA devient de plus en plus une solution sur laquelle on peut compter, en particulier grâce aux améliorations apportées à la technologie sous-jacente. Un nombre croissant de logiciels sont conçus pour tirer parti des avantages de l’IA et permettre aux utilisateurs de s'en servir plus facilement. Avec les logiciels de création de devis, par exemple, l'intelligence artificielle pourrait être utilisée pour ajuster automatiquement les prix en fonction de la façon dont elle interprète toutes les données mises à disposition. Cela pourrait inclure les prévisions de la demande future, les changements anticipés des conditions financières mondiales et les facteurs saisonniers qui peuvent influencer la provenance de la demande.

• Utilisation accrue de la technologie des chatbots : en plus des utilisations plus larges de l’IA, les entreprises se tournent de plus en plus vers la technologie des chatbots pour fournir un service client et répondre aux attentes des clients. Les chatbots peuvent être bénéfiques pour les entreprises, car ils peuvent fournir des réponses quasi instantanées aux clients à tout moment de la journée, qu'un employé soit disponible ou non pour répondre personnellement. Les informations recueillies par le chatbot peuvent également être collectées et utilisées par les employés pour fournir une réponse plus personnelle à une date ultérieure. Lorsqu'il s'agit de fournir des devis, les chatbots peuvent être utilisés pour expliquer le processus, fournir des réponses rapides et tenir les clients informés. En outre, un avantage sous-estimé des chatbots est leur capacité à reconnaître et à répondre à différentes langues, ce qui peut aider les entreprises à répondre aux demandes de clients étrangers.

• Mondialisation et prise en charge de plusieurs devises : de plus en plus, les affaires sont menées à l'échelle mondiale, avec des clients venant de toutes les parties du monde. Les logiciels de gestion de devis doivent être conçus pour faire face à certains des défis que cela peut poser, l'un des exemples les plus évidents étant la création de devis dans différentes devises. Idéalement, cela doit aller au-delà de la simple conversion de devises, car il peut y avoir des coûts supplémentaires associés à la conduite des affaires à l'échelle internationale. Par ailleurs, des modifications supplémentaires des produits ou des services peuvent également être nécessaires. Outre la capacité de fournir des estimations de prix précises dans différentes devises, il existe également une demande croissante d'adopter la cryptomonnaie dans le cadre des affaires. Il peut être utile pour les entreprises de trouver des solutions logicielles qui ont été conçues en tenant compte de cette tendance, également.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Gartner Says Customers Who Are Confident in Their Decision Making Are 2.6 Times More Likely to Buy More (Gartner affirme que les clients qui sont confiants dans leur prise de décision sont 2,6 fois plus susceptibles d'acheter davantage) - Gartner.com (Date de consultation : mardi 8 février 2022)

2. 59 % de PME sont passées au télétravail à travers le monde – Blog de Capterra France (Date de consultation : mardi 8 février 2022)