Gestion des commandes

Logiciel de gestion des commandes

Un logiciel de gestion des commandes est une solution permettant de traiter une commande, de son acceptation initiale à son expédition finale. Le processus de gestion des commandes de l'entreprise moderne est beaucoup plus complexe qu'il ne l'était auparavant, les attentes étant plus élevées en matière de transparence et de suivi, il faut bien souvent communiquer directement les informations au client. Ce type de logiciel assure le suivi d'une série de variables, y compris des éléments tels que la logistique des fournisseurs tiers, afin de permettre l'élaboration d'une représentation claire du processus de commande.

Ces logiciels prennent en charge de nombreux aspects du processus de commande, mais leurs fonctionnalités de base se concentrent sur les différentes phases de la commande. Un logiciel de gestion des commandes peut enregistrer une commande dans le système lorsqu'elle est reçue, suivre cette commande tout au long de la chaîne logistique jusqu'au client et enregistrer une commande finalisée à la livraison. Il comprend également des fonctions de gestion des stocks et de gestion des commandes en attente pour les produits qui ne sont pas encore disponibles.

Non seulement ce type de logiciel permet à une entreprise d'avoir une meilleure vue d'ensemble de ses stocks, même lorsqu'ils sont en circulation, mais il offre également la possibilité d'améliorer l'expérience client. Les entreprises qui utilisent ce type de système peuvent fournir des mises à jour détaillées sur l'état de la commande d'un client et être informées de tout problème dans la chaîne d'approvisionnement, ce qui permet parfois de mettre en place des solutions alternatives.

Les logiciels de gestion des commandes sont étroitement liés aux logiciels de gestion de stocks et aux logiciels de supply chain management. Ce type de logiciel s'interface généralement avec les solutions qui gèrent ces activités, s'il ne fait pas déjà partie de l'une de ces solutions. Ces logiciels sont de plus en plus souvent fournis sous forme de logiciel SaaS, car la connectivité en ligne permet de fournir plus facilement aux clients les moyens de vérifier l'état de leurs commandes.

Plusieurs facteurs doivent être pris en compte au moment de choisir une solution de gestion des commandes. Ces facteurs comprennent la taille de l'organisation, le type de clients auxquels elle expédie des produits et le niveau de compatibilité entre le logiciel potentiel et les systèmes existants. Pour figurer dans la catégorie des logiciels de gestion des commandes, une solution comprendra généralement les fonctionnalités suivantes :

• Enregistrez la réception d'une nouvelle commande dans le système, en validant le client.
• Suivez les commandes tout au long de la chaîne d'approvisionnement vers le client, en mettant les informations à la disposition du client au cours du processus.
• Gérez des commandes de produits qui sont indisponibles en raison d'un manque de stock.
• Créez et gérez automatiquement des catalogues numériques de produits, comprenant des informations sur la tarification et les spécifications.
• Suivez les stocks disponibles et gérez le flux de marchandises entre les entrepôts de l'entreprise et le point de vente.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des commandes ?

Un logiciel de gestion des commandes est conçu pour suivre le parcours d'une commande de l'entrepôt au point de vente. Ce type de logiciel rend le processus de vente et d'expédition des produits beaucoup plus harmonieux, car l'ensemble du processus peut être suivi et les problèmes au sein de la chaîne d'approvisionnement ou les questions de logistique peuvent être portés à l'attention des responsables concernés bien plus rapidement qu'avec les anciens systèmes. Les outils de gestion des commandes clients sont généralement liés à des logiciels de gestion de stocks afin de pouvoir mettre automatiquement à jour les registres d'inventaire lorsqu'un produit est vendu.

Un système de gestion des commandes efficace est essentiel pour les entreprises modernes, en particulier pour les sociétés qui sont en contact direct avec les consommateurs, ce qui ne veut pas dire qu'il n'est pas indispensable pour les transactions inter-entreprises. De nos jours, toutes les catégories de clients exigent une transparence maximale lorsqu'ils commandent un produit et ces systèmes leur permettent de bénéficier d'une telle visibilité en toute simplicité. Ils y parviennent grâce à une pléthore de fonctionnalités mineures, comme le fait d'informer un client qu'un article particulier est en rupture de stock (voire de l'informer de la date prévue de son retour en stock), de fournir un portail prêt à l'emploi permettant aux clients de suivre leurs commandes, etc.

Les entreprises sont confrontées non seulement à la question de l'expérience client, mais aussi à des attentes plus élevées en matière de durabilité et d'éthique de leurs chaînes logistiques. Ces questions sont généralement prises en charge par les logiciels de supply chain management, mais la gestion des commandes joue son rôle en maintenant la transparence et la visibilité nécessaires pour répondre aux exigences réglementaires et publiques croissantes en matière de logistique des entreprises. Les logiciels de gestion des commandes peuvent se présenter sous la forme d'un logiciel SaaS ou de solutions déployées localement. Ces dernières années, les avantages des applications cloud natives, notamment en ce qui concerne les fonctionnalités orientées client, ont rendu ces versions extrêmement populaires.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des commandes ?

Les avantages d'un logiciel de gestion des commandes permettent d'améliorer le processus de traitement des commandes et couvrent un large éventail d'activités qui ont toutes pour finalité la réalisation de cet objectif. Le logiciel vise également à améliorer les relations avec les clients, car le processus de commande et de réception d'un produit est facilité et plus transparent, ce qui se traduit par une meilleure expérience client. Voici quelques-uns des avantages que peuvent offrir les logiciels de gestion des commandes :

• Suivi plus précis des commandes : ces solutions s'intègrent et communiquent avec divers autres systèmes, y compris ceux appartenant à des sociétés tierces comme les entreprises de logistique, pour fournir une représentation détaillée de la commande. Ce suivi plus minutieux permet à l'entreprise de prendre des décisions plus éclairées lorsqu'elle est confrontée à des litiges avec des clients ou à des opérations promotionnelles. Le client dispose également de plus d'informations.
• Suivi et gestion de l'inventaire : la gestion des commandes ne concerne pas seulement le cheminement d'une commande de l'entrepôt jusqu'au client. L'expédition d'un produit a une incidence sur d'autres activités de l'entreprise, comme la gestion des stocks. Une gestion efficace des stocks est indispensable pour toute entreprise qui dispose d'un stock physique, en particulier pour les entreprises qui traitent principalement avec leurs clients par voie électronique. En procédant à une mise à jour précise et instantanée des stocks pour tenir compte des transactions, les entreprises sont en mesure de prévenir la survente et le stockage excédentaire d'articles, ainsi que l'établissement de mauvaises prévisions fondées sur des données inexactes concernant les ventes et les stocks. Cette caractéristique du logiciel permet également de réduire la charge de travail du personnel nécessaire à la gestion de cet aspect de l'activité puisque la vente n'a pas besoin d'être enregistrée manuellement.
• Facilitation du traitement des commandes : les solutions de gestion des commandes offrent généralement une série de fonctions visant à rationaliser le processus d'exécution des commandes. Ces fonctionnalités peuvent comprendre des éléments tels que l'acheminement des articles vendus vers l'entrepôt approprié, l'impression automatique d'étiquettes d'expédition, etc. La rationalisation du processus d'exécution des commandes présente de nombreux avantages, qu'il s'agisse de réduire le coût d'exécution d'une commande ou d'améliorer l'expérience client. Elle peut également réduire la main-d'œuvre nécessaire au traitement des demandes des clients, puisque la majorité de ces demandes peuvent être traitées automatiquement, notamment la mise à jour des estimations du délai de livraison.
• Amélioration du service clientèle : tous les avantages offerts par ce type de logiciel se traduisent par de nombreuses contributions à l'amélioration de l'expérience client. Qu'il s'agisse de prestations plus efficaces ou d'informations de suivi claires et actualisées, le client, qu'il s'agisse d'un consommateur ou d'une entreprise, bénéficiera d'une meilleure expérience qu'avec les anciens systèmes de gestion des commandes clients, ce qui devrait conduire à des relations plus étroites et pérennes.
• Accélération du processus de commande : la conjonction de la gestion automatique des stocks, de l'acheminement en entrepôt et d'autres fonctions automatisées du logiciel de gestion des commandes accélère le processus de commande. La confirmation de la commande peut être délivrée automatiquement et instantanément. Qui plus est, le processus de traitement peut être lancé dès que la commande est passée. Les informations pertinentes peuvent également être facilement accessibles aux représentants commerciaux, ce qui leur permet de traiter les clients potentiels en connaissance de cause sans avoir à vérifier des feuilles de calcul ou à appeler leur bureau.
• Réduction du nombre d'erreurs dans le traitement des commandes : l'automatisation du processus d'exécution des commandes réduit considérablement le nombre d'erreurs de traitement qui se produisent, lesquelles sont en grande partie dues à une erreur humaine à une étape ou à une autre. Des fonctionnalités telles que l'étiquetage par codes-barres, la mise à jour de l'inventaire et l'impression automatique des étiquettes permettent d'éliminer de nombreuses sources d'erreurs.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion des commandes ?

Les fonctionnalités de la gestion des commandes sont principalement axées sur la création d'un processus d'exécution des commandes plus rationnel et plus efficace et ce grâce à plusieurs fonctionnalités de base. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus courantes d'un logiciel de gestion des commandes :

• Saisie des commandes : effectuez la première étape du traitement d'une nouvelle commande et saisissez la commande dans le système. Les logiciels de gestion des commandes se chargent automatiquement de cette étape du traitement des commandes, en veillant à ce que toutes les informations pertinentes soient enregistrées et transmises. L'étape suivante du processus peut alors débuter. Cela implique également l'envoi de confirmations de commande au client.
• Suivi des commandes : enregistrez la commande et le logiciel en assurera le suivi et mettra à jour le statut de la commande au fur et à mesure qu'elle progresse dans la chaîne logistique. Certaines de ces informations seront mises à la disposition du client afin qu'il puisse être informé du déroulement de la commande. Cette étape implique généralement une mise en relation avec des systèmes tiers, tels que ceux des fournisseurs, des fabricants et des sociétés de logistique, qui sont tous impliqués dans la chaîne d'approvisionnement.
• Gestion des stocks : prenez en compte que cette fonction joue un rôle crucial dans le traitement des commandes. Dès le début de la commande, le système de gestion des commandes doit être en mesure de vérifier que le produit demandé est en stock. S'il ne l'est pas, il doit être capable de déterminer quand il le sera à nouveau (si cette information est disponible) et de transmettre cette information au client. Les commandes en ligne et les commandes passées dans des agences différentes peuvent être effectuées simultanément, de sorte que le logiciel de gestion des commandes mettra également à jour le stock pour prendre en compte les ventes sans délai, évitant ainsi la possibilité qu'un article soit vendu en trop grande quantité.
• Gestion des commandes en attente : traitez les commandes en attente grâce à la caractéristique du logiciel en matière de gestion des stocks. Certains clients, lorsqu'on les informe qu'un produit est en rupture de stock mais qu'il sera bientôt disponible, peuvent décider de le commander quand même. Les systèmes de gestion des commandes gèrent ces commandes en attente afin d'éviter qu'un article soit en rupture de stock avant même d'avoir été réapprovisionné ou qu'une date de réapprovisionnement erronée soit communiquée à un client.
• Gestion du catalogue de produits : automatisez le processus de création de catalogues numériques pouvant être consultés via des applications ou des sites web, les logiciels de gestion des commandes y jouant un rôle important. Dans certains cas, le catalogue sera entièrement créé et géré par le logiciel, y compris les informations telles que le prix et les spécifications.
• Centralisation des informations sur les commandes : remplissez la fonction importante de centralisation des informations grâce aux systèmes de gestion des commandes. Ainsi, la possibilité que des informations erronées influent négativement sur les commandes est éliminée, car toutes les informations proviennent de la même source. Grâce à cette unique source de renseignements, les erreurs de communication avec le client sont également réduites de manière significative.
• Intégration des sites de traitement des commandes : sélectionnez le centre de traitement approprié pour une commande donnée grâce au logiciel de gestion des commandes. Dans le cas des solutions de gestion des commandes conçues pour les modèles commerciaux de dropshipping, elles permettront également au vendeur de suivre l'évolution d'une commande.
• Gestion client : tenez compte que les clients sont de plus en plus nombreux à vouloir obtenir un maximum d'informations sur leurs commandes, les entreprises sont incitées à leur fournir ces renseignements, car le reporting détaillé sur l'état d'avancement des commandes réduisent les demandes de support client. Les solutions de gestion des commandes peuvent envoyer automatiquement une correspondance à un client concernant l'état d'avancement de sa commande et lui proposer un portail où il peut suivre l'évolution de sa commande.
• Intégration des plateformes d'achat : veuillez noter que de nombreuses entreprises développent leur boutique en ligne à partir de plateformes prêtes à l'emploi plutôt que de créer leur propre plateforme d'achat. Des solutions de gestion des commandes efficaces offrent une gamme d'options d'intégration et devraient être compatibles avec les plateformes de vente en ligne les plus populaires.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion des commandes ?

Lors de l'achat d'un logiciel de gestion des commandes, il est important de prendre en compte plusieurs facteurs relatifs à ce que cette solution logicielle apporte à l'entreprise qui en fait l'acquisition. De nos jours, la plupart des entreprises bénéficieront d'une solution de type cloud, bien que certaines puissent encore trouver une solution déployée localement adéquate et financièrement avantageuse. Vous trouverez ci-dessous certains des facteurs les plus importants à prendre en compte lors de l'achat d'une solution de gestion des commandes :

• Quelles sont les principales fonctionnalités du logiciel ? Les principales fonctionnalités d'une solution de gestion des commandes devraient toujours être au cœur des préoccupations d'une entreprise lorsqu'elle cherche à en faire l'acquisition. Si la solution ne fournit pas les fonctionnalités dont l'entreprise a besoin, son achat représente fondamentalement une dépense inutile. Les fonctionnalités manquantes devront en outre être compensées par des solutions supplémentaires ou par des moyens moins rentables, comme le recours à la saisie manuelle.
• Quels sont les coûts associés à la solution ? Après les fonctionnalités, le facteur le plus important est celui du coût du logiciel. Toute solution potentielle doit être plus intéressante pour l'entreprise que le coût de son achat ou de la souscription d'un abonnement. Dans le cas d'un logiciel déployé localement, un investissement initial est généralement nécessaire, tandis que le logiciel-service fonctionne généralement sur un modèle d'abonnement. Malgré l'attrait que représente le fait de payer l'intégralité du montant d'acquisition dès le départ et de ne pas avoir à assumer de charges financières récurrentes, les avantages des solutions cloud natives et SaaS tendent à justifier l'acceptation de cet investissement sur une base continue.
• La solution s'intègre-t-elle aux plateformes déjà en place ? Comme nous l'avons mentionné plus haut, les solutions de gestion des commandes sont appelées à s'associer à d'autres solutions pour être efficaces. Des systèmes de gestion des stocks aux plateformes de vente en ligne, une entreprise devra s'assurer que la solution de gestion des commandes qu'elle choisit fonctionnera avec toutes les plateformes existantes qu'elle utilise. Elle devra également prendre en compte le coût du remplacement de ces autres systèmes au moment de décider de l'achat d'une solution de gestion des commandes particulière.
• La solution devra-t-elle être complétée par un logiciel complémentaire pour répondre aux besoins de l'entreprise ? Il ne s'agit pas d'une préoccupation courante pour les entreprises modernes, mais il arrive qu'une entreprise doive envisager d'autres solutions pour compléter sa solution de gestion des commandes. Le cas d'une entreprise qui souhaite commencer à utiliser une solution de gestion des commandes, mais qui ne dispose pas d'une plateforme de vente en ligne ou d'un système de gestion des stocks est une illustration courante de cette situation. Le fait d'avoir besoin d'un logiciel supplémentaire ne devrait pas être un facteur décisif, mais les coûts additionnels devront être pris en compte lors de la prise de décision.
• Comment la solution gère-t-elle les données des clients ? La gestion des données clients par les entreprises est un sujet de plus en plus sensible en raison des préoccupations croissantes liées à la confidentialité des données. Pour les entreprises modernes, le traitement de ces données de manière sécuritaire ne relève pas seulement de la réglementation, mais aussi de la perception des clients et de la confiance qu'ils vont accorder à l'entreprise. Il est donc primordial de s'assurer que les données des clients sont traitées de manière appropriée lors de l'achat d'une solution déployée localement ou d'une solution cloud que l'entreprise héberge elle-même. Dans de tels cas, l'entreprise sera seule responsable de ce qu'il adviendra des données qu'elle détient.
• La solution est-elle utilisée par des partenaires ? Bien qu'il ne s'agisse pas d'une fonctionnalité indispensable, une solution qui est déjà utilisée par des partenaires de l'entreprise, comme des fournisseurs ou des plateformes de vente en ligne, peut faciliter la transition et la mise en œuvre du système. Par ailleurs, si la solution envisagée fait partie d'une suite ou gamme de solutions du même fournisseur ou développeur, les logiciels inclus dans ces suites fonctionnent probablement sans problème ensemble.
• Le logiciel est-il adapté à la taille de l'entreprise ? Les personnes qui gèrent une grande opération de distribution n'auront pas besoin d'explications, mais il existe une énorme différence entre une petite entreprise disposant d'un seul site et une grande entreprise possédant plusieurs entrepôts et points de distribution. Pour les petites entreprises, la première question qui se pose est celle du coût. Les solutions plus onéreuses seront sans aucun doute suffisantes, mais elles risquent d'être excessivement coûteuses et de proposer plusieurs fonctions inutiles. Pour les grandes entreprises, la situation est inversée : les solutions les moins chères risquent de ne pas offrir toutes les fonctionnalités dont l'entreprise a besoin.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion des commandes ?

Au moment de choisir un nouveau logiciel de gestion des commandes, il est impératif de tenir compte des nouvelles tendances dans ce domaine. Ces tendances n'auront pas seulement une influence sur le choix de la meilleure solution pour une entreprise, mais elles pourront également influencer d'autres décisions que l'entreprise devra prendre à l'avenir. Les tendances les plus pertinentes dans le domaine de la gestion des commandes sont les suivantes :

• Technologie cloud destinée à la gestion des stocks : le coût de la conservation de données sécurisées, fiables et accessibles est une dépense importante pour les entreprises modernes, qui s'accroît à mesure que la quantité de données traitées augmente. La migration vers des solutions SaaS réduit non seulement les dépenses de l'entreprise, mais lui permet également de fournir de meilleures prestations, car la société peut ainsi se concentrer sur son activité, tandis que le fournisseur de services peut se concentrer sur la fourniture de son service cloud spécifique.
• Solution d'entreposages multiples : comme son nom l'indique, cette stratégie consiste à stocker des marchandises dans plusieurs entrepôts. Cela permet à une entreprise d'envoyer des marchandises depuis l'entrepôt le plus proche, ce qui réduit le délai de livraison pour le client et les coûts logistiques pour l'entreprise. L'utilisation efficace du stockage dans plusieurs entrepôts est uniquement possible en recourant à la technologie intelligente du cloud et au fur et à mesure que ces solutions seront adoptées, de plus en plus d'entreprises pourront envisager ce type de stockage.
• Société de transport sous-traitante : par le passé, les sociétés de logistique tierces ne constituaient une alternative que pour des activités non essentielles. Grâce à l'élimination des barrières entre les entreprises et les sociétés de logistique tierces, facilitée par les solutions de gestion des commandes, il est plus facile de faire appel à ces sociétés pour des tâches stratégiques.
• IdO (Internet des objets) : les entreprises de logistique utilisent déjà couramment des outils comme le scanner de codes-barres pour suivre la progression d'un colis, mais cette tendance est appelée à se développer. Par exemple, il est possible de suivre des éléments tels que les conditions environnementales d'un entrepôt, informations qui sont ensuite intégrées dans les logiciels de gestion des commandes et des stocks.
• Analyse de l'inventaire : grâce aux vastes quantités de données précises et en temps réel auxquelles les entreprises ont désormais accès, ainsi qu'aux outils d'analyse de plus en plus perspicaces (souvent assistés par l'intelligence artificielle), on observera probablement une augmentation de l'utilisation d'outils d'analyse des stocks pour gérer plus efficacement ces derniers, notamment dans les secteurs où ils sont périssables.