Logiciels de gestion d'affaires

Introduction

La dénomination logiciels de gestion d'affaires fait référence à des solutions logicielles polyvalentes. En général, ces solutions prennent en charge de nombreuses activités essentielles de la gestion d'affaires, notamment en ce qui concerne la comptabilité, les ventes, le marketing, le CRM, les RH, l'ERP, le développement de produit et la gestion des contacts au sein d'un progiciel unique et cohérent. En raison de leur nature polyvalente, ces solutions s'avèrent pratiques pour les propriétaires d'entreprises, car elles leur permettent d'effectuer diverses tâches à partir d'un même produit. En outre, en recourant à un seul système pour effectuer de nombreuses tâches diverses, les responsables d'affaires préviennent les problèmes comptables qui surgissent lorsque plusieurs solutions logicielles différentes sont utilisées pour remplir les mêmes tâches.

Comme leur nom le suggère, les logiciels de gestion d'affaires sont principalement utilisés par les responsables d'affaires ou les directeurs de services dans le cadre de certaines de leurs principales responsabilités. Toute l'utilité de ces solutions se révèle dans les petites à moyennes entreprises qui ont parfois besoin de limiter leurs dépenses logicielles ainsi que le volume de formation qu'ils doivent fournir aux employés utilisant différents progiciels. Cela étant dit, les progiciels de gestion d'affaires peuvent également s'avérer précieux pour les responsables dans de plus grandes entreprises et la nature exhaustive et intégrée de ces solutions peut séduire des responsables de tous types.

Avec les progiciels entrant dans cette catégorie, il est généralement possible de stocker des coordonnées, des communications passées et d'autres informations importantes sur les leads et les clients. Ces solutions peuvent aussi permettre de surveiller les performances financières et de créer un reporting financier, de stocker et gérer des données importantes concernant les employés et les partenaires commerciaux et de définir des mesures de performance pour une entreprise tout en en effectuant un suivi dans le temps. Grâce à toutes ces capacités, un grand nombre de tâches essentielles incombant à un responsable d'affaires peuvent être traitées avec facilité, sans permuter entre plusieurs progiciels.

Comme précédemment indiqué, il existe d'importants recoupements entre ce type de logiciels de gestion d'affaires et des applications telles que des logiciels CRM et logiciels de comptabilité. Cependant, parmi les autres applications étroitement associées aux progiciels de gestion d'affaires tout-en-un figurent les logiciels de gestion de tâches et les outils de gestion de projets. Si les fonctionnalités spécifiques disponibles varient d'un programme à l'autre, en fonction du public et du domaine visés, il existe aussi des caractéristiques fondamentales communes. En général, tout bon logiciel de ce type permet aux utilisateurs d'accomplir ce qui suit :

• Créer et gérer une base de données contenant des coordonnées, des données relatives aux clients et des informations sur les employés.
• Effectuer le suivi des résultats financiers de l'entreprise, produire un reporting financier et gérer les finances de la société.
• Définir les paramètres de réussite commerciale, puis effectuer un suivi global continu de la performance de l'entreprise.
• Superviser les activités marketing, développer une stratégie marketing et surveiller les performances en matière de marketing dans le temps.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'affaires ?

Les progiciels de gestion d'affaires sont une catégorie de logiciels d'affaires destinés à réunir des applications individuelles traitant de comptabilité, ressources humaines, gestion de la relation client, gestion des ressources, marketing, ventes, surveillance de la performance commerciale et d'autres disciplines relevant toutes du secteur de la gestion d'affaires au sens large. L'atout principal de ce type de logiciel est son exhaustivité intrinsèque permettant de réaliser diverses tâches avec un seul produit tout en faisant disparaître les frictions qui apparaissent inévitablement lorsque plusieurs progiciels plus ciblés sont utilisés.

Bien qu'un logiciel de gestion d'affaires tout-en-un présente un intérêt pratiquement universel, il est souvent plus particulièrement utile pour les petites entreprises ou pour celles qui cherchent à réduire leurs coûts. En effet, moins d'applications distinctes sont utilisées et les coûts de formation associés sont également réduits. Certains produits sont commercialisés en tant que solutions logicielles de gestion d'affaires pour petites entreprises et sont optimisés afin de répondre aux besoins majeurs des responsables des petites et moyennes entreprises.

Les solutions logicielles de ce type permettent aux utilisateurs, entre autres, de réunir les coordonnées en un seul endroit, de gérer leurs interactions avec les clients, de surveiller une stratégie marketing, de gérer les finances de l'entreprise et de créer des rapports d'affaires pertinents. Étant donné que les différentes composantes des progiciels de gestion d'affaires sont liées, il est également facile et rapide de transférer des données d'une composante du progiciel à une autre sans craindre des problèmes de compatibilité.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion d'affaires ?

Les avantages offerts par les logiciels de gestion d'affaires découlent principalement de leur commodité et de leur efficacité en tant que solution tout-en-un. Réduire le nombre d'applications individuelles auxquelles les entreprises et leurs employés doivent accéder présente également plusieurs avantages importants, notamment une réduction des besoins de stockage, la suppression des problèmes de compatibilité et la baisse des coûts de formation. La section ci-dessous souligne certains de leurs avantages les plus notables :

- Amélioration de l'efficacité : les principaux avantages des logiciels de gestion d'affaires découlent de leur capacité à améliorer l'efficacité globale pour les responsables d'affaires et autres cadres supérieurs. Cette amélioration est principalement due au fait que le logiciel réunit plusieurs fonctions différentes au sein d'un même progiciel, ce qui évite de passer d'un logiciel à un autre pour remplir ces différentes tâches. Au lieu de cela, les responsables d'affaires peuvent facilement et rapidement passer de la gestion de leur stratégie marketing à la consultation des relations clients, à la consultation des coordonnées des employés et à d'autres activités. Il en résulte une productivité accrue chez les responsables d'entreprises et de services qui peuvent de la sorte consacrer plus de temps à d'autres tâches requérant une attention supplémentaire.

- Convivialité accrue : outre leurs avantages en matière d'efficacité, les logiciels de gestion d'affaires intégrés de ce type facilitent l'exécution de nombreuses tâches de gestion d'affaires essentielles. Ces progiciels offrent une plus grande cohérence, ce qui évite de devoir maîtriser l'interface utilisateur de progiciels différents et d'apprendre à en tirer le meilleur parti. Autrement dit, dans bien des cas, il sera plus facile d'apprendre à utiliser un système de gestion d'affaires que plusieurs systèmes distincts de marketing, de CRM, de gestion des employés et de gestion des ventes.

- Réduction des coûts de formation : l'utilisation d'un seul système logiciel intégré de gestion d'affaires au lieu de plusieurs progiciels différents contribue également à réduire les coûts de formation. En effet, les employés qui seront appelés à utiliser le logiciel apprendront à maîtriser une seule solution au lieu de plusieurs pour lesquelles il faudrait peut-être organiser des formations à plusieurs occasions. Cet avantage se manifeste également lorsque de nouvelles mises à jour du logiciel sont publiées et que de nouvelles fonctionnalités sont proposées. Cela peut être particulièrement avantageux pour les entreprises disposant d'un service informatique restreint ou d'un budget de formation limité. La réduction des temps de formation contribue également à l'amélioration des niveaux généraux de productivité.

- Centralisation des données : le simple fait de réunir les ventes, le marketing, la gestion de la relation client, la comptabilité et d'autres fonctions en un seul produit implique que les données de ces différents services sont également centralisées. C'est une caractéristique importante pour de nombreuses organisations, car il en découle que les différents services peuvent enregistrer, consulter et modifier des données au sein d'un même produit avant de les partager facilement avec d'autres services. Ce type de partage de données entre les services est indispensable pour une collaboration de grande qualité. Disposer de ces données dans un seul progiciel facilite également le transfert d'informations importantes d'une partie du progiciel vers une autre sans aucun obstacle.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de gestion d'affaires ?

Les fonctionnalités proposées par les systèmes de gestion d'affaires peuvent fortement varier d'un logiciel à un autre. Certaines solutions sont destinées à des entreprises d'un domaine d'activité spécifique alors que d'autres ciblent des sociétés d'une certaine taille ou des responsables d'affaires possédant certaines compétences spécifiques. Cependant, certaines fonctionnalités de base, présentes dans la majorité des applications de ce type, contribuent à définir cette catégorie de logiciels.

- Gestion des employés : gérez un large éventail d'aspects liés aux employés, qu'il s'agisse de suivre la progression de diverses tâches sur lesquelles travaillent les employés ou d'accéder à des coordonnées tout en surveillant continuellement la productivité, les présences, les besoins en formation ou en coaching et les informations sur les contrats et les salaires. Pouvoir accéder à ces données à partir d'un emplacement central permet de savoir plus facilement où se trouvent les employés, ce qu'ils font, comment ils progressent, quand certaines actions sont nécessaires et quand il peut être nécessaire d'organiser des réunions pour discuter de questions en lien avec le travail. Cela aide également les entreprises à planifier et traiter avec exactitude les salaires des employés ainsi que l'affectation des ressources en main-d'œuvre aux différentes tâches. Fondamentalement, ces caractéristiques sont associées pour que le logiciel de gestion d'affaires puisse remplir des fonctions qui, sinon, nécessiteraient le recours à un progiciel de gestion du personnel.

- Gestion financière : supervisez les divers actifs financiers d'une entreprise et obtenez une représentation beaucoup plus nette de l'état financier général de l'entreprise. Avec cette fonctionnalité, il est généralement possible de saisir des informations financières, de suivre les performances financières, de planifier de nouvelles mesures, de créer un reporting financier et de déterminer les conséquences financières de certains actes, événements ou scénarios avant leur concrétisation. Il est ainsi possible de prendre des décisions mieux fondées, étayées par des faits confirmés, en ce qui concerne la stratégie commerciale, les budgets des différents services et la tarification de produits ou services spécifiques. Il est également facile de saisir les données financières dans d'autres composantes du progiciel, par exemple dans le domaine de la surveillance de la performance, afin de mieux se représenter la performance de l'activité. En définitive, ces diverses fonctionnalités peuvent remplacer un logiciel de comptabilité (ou agir conjointement à de telles applications) afin de fournir une plus vaste gamme de fonctions de gestion financière globales.

- Gestion de la relation client : gérez les interactions avec les clients, enregistrez les communications importantes et veillez à l'établissement et au maintien de relations à long terme afin que ces clients deviennent des atouts pérennes pour l'entreprise. La composante de CRM d'un logiciel de gestion d'affaires permet généralement aux utilisateurs de consulter des conversations antérieures avec des clients précis, d'accéder aux coordonnées, de suivre le statut actuel des prospects et clients potentiels et de les orienter plus avant dans le canal de vente. Suivre les interactions avec les clients peut être indispensable pour diverses raisons, notamment pour proposer un service client sans heurt, utiliser les interactions pour fonder les efforts en matière de développement de produits et de marketing et s'appuyer sur les communications avec les clients pour concevoir des activités de formation pertinentes. Au contraire, une mauvaise gestion de ces interactions risque de faire perdre des clients.

- Gestion du marketing : créez une stratégie marketing, obtenez des informations utiles sur la performance actuelle et automatisez les tâches essentielles afin que le public approprié voie un contenu pertinent, au bon moment. Cette composante traite généralement les e-mails marketing, l'affichage marketing, les outils pour community manager, le marketing de contenu et le SEO. En outre, les solutions entrant dans cette catégorie permettent généralement aux utilisateurs de savoir depuis combien de temps une campagne se déroule et de connaître la portée de chaque campagne, les indicateurs clés de performance et le statut actuel des activités individuelles de marque et de promotion de produits. Il est ainsi moins nécessaire de recourir à un logiciel de marketing automation.

- Gestion de stocks : consultez des informations importantes sur les stocks de l'entreprise, comme les niveaux actuels de stock d'articles spécifiques ou le nombre de chambres occupées et de chambres libres dans un hôtel, afin que toutes les commandes ou réservations soient traitées avec précision et ponctualité. Des données passées et présentes peuvent également servir à prévoir quand il faudra commander à nouveau un article afin d'éviter les retards et la déception associée à une rupture de stock. Les meilleurs systèmes de gestion d'affaires proposent aussi des alertes en temps réel sur les niveaux de stock actuels et des options pour définir des seuils d'alerte précis, de sorte que les responsables sont automatiquement invités à agir quand le stock atteint un certain niveau. Dans certains cas, le renouvellement des commandes est aussi automatisé, c'est-à-dire que le nouveau stock sera commandé au meilleur moment possible, sans intervention humaine quelle qu'elle soit.

- Facturation : créez des factures pour les produits ou services achetés par les clients, puis envoyez-les directement par e-mail. Les progiciels de gestion d'affaires qui incluent une composante de facturation facilitent énormément le suivi des informations de facturation pertinentes. Ils indiquent notamment si un client a effectué un paiement ou non, quand le paiement a eu lieu, la méthode de paiement utilisée, etc. Dans certains cas, le logiciel génère même automatiquement un reçu qui peut ensuite être envoyé au client pour confirmer que son paiement a été reçu et pour valider tout remboursement ou retour susceptible d'être demandé ultérieurement.

- Mesures de la performance : identifiez les mesures principales à surveiller et suivez ensuite la performance dans le temps. Les utilisateurs peuvent identifier les domaines performants, les aspects pouvant être améliorés et les domaines requérant une action drastique. La capacité à définir des indicateurs clés de performance et à en effectuer le suivi dans le temps est importante pour comprendre la performance de l'entreprise en général, mais aussi pour la satisfaction du personnel. Les meilleurs systèmes logiciels de gestion d'affaires sont capables de répondre à cet objectif et rendent inutiles le recours à un logiciel de reconnaissance dédié.

Grâce au répertoire de logiciels de gestion d'affaires de Capterra, il est rapide et facile de trier les options disponibles en fonction des fonctionnalités et autres attributs de chaque logiciel. S'il est ainsi plus facile de comparer les différents exemples de systèmes de gestion d'affaires, les utilisateurs ont surtout la possibilité de limiter rapidement les options, de lancer leur recherche et de ne voir s'afficher que les solutions qui répondent à leurs exigences dans les domaines les plus importants pour eux et pour leur entreprise.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de gestion d'affaires ?

Avant d'acheter un système logiciel de gestion d'affaires, les responsables doivent réfléchir à diverses considérations importantes. Prendre le temps d'y réfléchir évitera aux entreprises d'acheter une solution inadaptée ou peu performante et les aidera à trouver la meilleure application possible pour leurs besoins spécifiques. L'un des moyens les plus simples d'y parvenir consiste à se poser des questions fondamentales qui aideront les décisionnaires à affiner leur réflexion, notamment :

- Quel est le coût d'un logiciel d'affaire ? Le prix qui sera demandé constitue un élément essentiel à prendre en compte pour tout achat. Un système de gestion d'affaires à petite échelle coûtera évidemment moins cher qu'une solution plus importante et plus exhaustive destinée aux grandes entreprises. C'est un facteur dont il faut tenir compte, mais il ne suffit pas de penser aux coûts initiaux comme ceux liés à l'achat et à l'installation du logiciel. La meilleure approche consiste en fait à prendre en considération le coût total de la possession et de l'utilisation du logiciel au cours du temps. Des frais d'abonnement s'appliquent-ils ? La mise en œuvre du logiciel rendra-t-elle nécessaire un espace supplémentaire de stockage des données ? Y aura-t-il des besoins supplémentaires en matière de sécurité ? Les différents responsables de services auront-ils besoin d'une formation supplémentaire pour utiliser efficacement le logiciel ? Dans certains cas, les mises à jour logicielles ou les nouvelles versions sont payantes.

- Quels sont les principaux types de logiciels de gestion d'affaires ? La réponse à cette question spécifique peut être importante pour plusieurs raisons. Tout d'abord, cela permet aux entreprises de répertorier les applications dont elles disposent et celles dont elles ont encore besoin. Ensuite, cela permet aux décisionnaires d'identifier les progiciels de gestion d'affaires performants dans les domaines importants pour eux. Enfin, il est important de reconnaître que certaines options dans cette catégorie se concentrent principalement sur des domaines spécifiques tels que les finances, le marketing, les ventes ou les RH alors que d'autres sont véritablement des solutions polyvalentes. Une fois ceci établi, il est utile de réfléchir à l'approche, la plus adaptée aux tâches requises.

- Où les utilisateurs du logiciel travailleront-ils ? Les décisionnaires doivent ensuite réfléchir à l'endroit où les responsables et les autres utilisateurs seront réellement basés et sur l'importance de ce facteur pour déterminer le meilleur choix de logiciel. La pandémie de COVID-19 a accéléré l'adoption de modèles de travail à distance et hybrides et une étude révèle que seulement 23 % des télétravailleurs souhaitent reprendre le chemin du bureau à plein temps, 32 %préfèreraient une répartition à parts égales (50/50) entre travail au bureau et travail à domicile. Si un accès à distance est une exigence clé, cela peut avoir une incidence majeure sur ce qui constitue la solution logicielle idéale. Il est évidemment utile de réfléchir à ce que l'avenir nous réserve et de déterminer quels plans d'urgence sont en place si les circonstances rendaient nécessaire le recours au télétravail.

- Le logiciel peut-il s'intégrer à d'autres programmes ? Enfin, lors de l'achat de toute nouvelle solution logicielle, il importe de réfléchir à son degré possible d'intégration à d'autres applications essentielles utilisées sur le lieu de travail. Les applications avec lesquelles les systèmes logiciels de gestion d'affaires devront être spécifiquement compatibles varieront en fonction du type d'entreprise effectuant l'achat et de la nature de leur activité. Les problèmes de compatibilité peuvent cependant se révéler coûteux et créer des frictions inutiles. C'est pourquoi prendre le temps de faire des recherches adéquates est toujours payant. Si l'intégration est impossible, mais que la solution répond à toutes les autres exigences, il est peut-être possible de modifier une configuration existante ou de remplacer certains autres logiciels et outils utilisés. Cependant, toute décision de ce type devra tenir compte du coût et des perturbations associés au remplacement des applications existantes ou à l'introduction de nouveaux processus.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de gestion d'affaires ?

Au moment d'acheter une nouvelle solution, il est également important de tenir compte des tendances les plus pertinentes en matière de gestion d'affaires. Après tout, pour exploiter au mieux un logiciel, il est indispensable de trouver une option répondant aux besoins actuels et à ceux de demain. Qui plus est, les acheteurs ont besoin d'avoir la certitude que le logiciel qu'ils achètent a été développé dans le respect du paysage informatique et technologique global, mais aussi de ce qui compte pour les utilisateurs. Parmi les tendances les plus importantes en ce qui concerne les logiciels de gestion d'affaires, il faut citer ce qui suit :

- Popularité des solutions cloud : dans l'ensemble, le modèle SaaS tend à s'imposer. La raison en est notamment que les entreprises comprennent les divers avantages que leur offre la technologie du cloud. Parmi ces avantages figurent la sécurité accrue des données, la possibilité d'y accéder depuis n'importe où, la compatibilité avec un plus vaste éventail d'appareils et de systèmes d'exploitation et une réduction des coûts de démarrage et de maintenance généralement remplacés par des frais d'abonnement mensuels plus prévisibles. Alors que cette tendance se confirme, les responsables d'affaires doivent prendre conscience de cette orientation et réfléchir soigneusement pour déterminer si cette méthode de déploiement est la meilleure ou non pour eux. Parfois, les solutions cloud s'accompagnent, chez leur acheteur, d'un sentiment de perte de contrôle et de possession et pour certaines entreprises, il demeure préférable d'opter pour un déploiement sur site géré par une équipe informatique interne. Dans d'autres cas, cependant, ces options apportent le type de flexibilité et l'accès à la demande indispensables dans le contexte moderne où prédominent la vitesse et l'ouverture en continu. Avec elles, les entreprises peuvent réduire la taille de leurs services informatiques, mais aussi leurs dépenses.

- Recours accru à l'IA (intelligence artificielle) : alors que l'IA continue à s'améliorer en termes de fiabilité et de vitesse, elle joue aussi un rôle toujours plus important dans les systèmes logiciels de gestion d'affaires. L'IA contribue notamment à interpréter d'importants volumes de données avec une extrême rapidité, puis à en tirer des conclusions logiques. Elle est donc potentiellement en mesure de recommander des actions futures en fonction de la probabilité de réussite et de suggérer le meilleur moment pour agir afin d'optimiser les résultats commerciaux. Surtout, l'IA facilite l'automatisation de certaines des activités de gestion d'affaires les plus prévisibles, répétitives et chronophages, ce qui laisse aux responsables et aux cadres plus de temps à consacrer aux tâches requérant véritablement un processus cognitif humain et des compétences en matière de résolution de problèmes. Lorsqu'automatisation et analytique appliquée aux données sont associées, un logiciel de gestion d'affaires intégré est en mesure de traiter de lui-même les processus de gestion de stocks, de distribution, de marketing et de vente avec une précision élevée, à tout moment de la journée, même si aucun responsable d'affaires n'est disponible pour une intervention personnelle.

- Gestion d'affaires mobile : simultanément à la généralisation du télétravail, un nombre croissant de responsables d'affaires et de cadres travaillent désormais sur le terrain, lors de déplacements ou de bien d'autres façons leur imposant d'utiliser des téléphones mobiles, tablettes ou autres appareils portables de même type pour effectuer leurs tâches. Satisfaire ces exigences de flexibilité et d'accès mobile devient de plus en plus important pour les développeurs de logiciels. De nombreuses solutions sur le marché y parviennent déjà, que ce soit en proposant des applications mobiles dédiées ou en offrant un accès à des logiciels cloud par le biais de navigateurs web mobiles. Les responsables d'affaires qui utilisent régulièrement des appareils mobiles dans leur travail devraient privilégier les progiciels répondant à leurs besoins et déterminer si une application mobile fournit une gamme complète de fonctionnalités ou fait office de version condensée du logiciel principal en laissant de côté certaines fonctions de base.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits du répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. 67 % des employés souhaiteraient un modèle de travail hybride - Blog Capterra (Date de consultation : samedi 9 octobre 2021)