Suivi du temps

Les outils de gestion du temps sont des applications utilisées par les responsables RH, le personnel chargé des salaires, les employés qui travaillent en back-office et l'ensemble de la main-d'œuvre pour assurer le suivi des engagements, des heures de travail et des activités des employés. Ils permettent au personnel de se présenter au travail, d'enregistrer leurs heures et de demander des congés. Ils permettent également à leurs responsables d'automatiser de nombreuses tâches, notamment le planning, le reporting, la facturation et la gestion des salaires.

Les applications de gestion du temps sont souvent dotées d'outils avancés tels que l'intégration de calendriers, la cartographie GPS, la lecture de badges RFID et la technologie NFC pour pointer avec un smartphone. Cependant, l'élément central de tous ces outils, des plus complexes aux plus simples, réside dans de puissantes fonctionnalités de planning et de suivi des heures de travail.

Utilisés dans plusieurs secteurs d'activité, ces outils sont simples de conception et créés de manière à ce que l'ensemble de la main-d'œuvre, des travailleurs non qualifiés aux cadres supérieurs, puisse les utiliser. Les personnes travaillant dans le secteur de la santé, de la fabrication et de la logistique doivent toutes être en mesure d'accéder à ces applications et de les utiliser de manière sûre et efficace, même sans compétences informatiques ou de programmation avancées.

Ces outils permettent aux chefs de projet et au personnel RH de planifier, de suivre et de signaler l'activité des employés. Ils peuvent répartir, assigner, dresser des listes et rémunérer le personnel. Enfin, ils peuvent établir des factures pour les clients, simplifier les flux de trésorerie et contrôler le flux d'informations et la qualité des données transmises automatiquement au service comptable. Mais les systèmes de gestion du temps ne se limitent pas à communiquer avec les logiciels de comptabilité ; ils peuvent également être reliés à des applications de gestion de projets, à des outils CRM (Customer Relationship Management) et à des logiciels de workflow.

Étant donné qu'ils sont principalement axés sur la gestion des heures de travail, les logiciels de gestion du temps ont beaucoup de fonctionnalités en commun avec les logiciels de pointage, les logiciels de suivi des notes de frais et les logiciels de gestion du personnel. Ils partagent souvent certaines de leurs fonctions avec des applications appartenant à différentes catégories, notamment les logiciels de gestion de tâches, les outils de gestion de projets et les logiciels de PSA (Professional Services Automation). Cependant, certains outils offrent une prise en charge de la gestion financière complète qui rivalise avec les produits de la catégorie des logiciels de facturation. De même, en fonction du domaine d'activité, ils peuvent être utilisés parallèlement aux logiciels de facturation pour le secteur juridique, voire les remplacer.

Les outils logiciels de gestion du temps varient considérablement en termes de complexité, d'aspect et de facilité d'utilisation. Si certains de ces outils ont été créés pour des secteurs spécifiques (comme la santé, l’industrie, l'ingénierie, la logistique), la plupart sont prêts à être utilisés dans pratiquement n'importe quel environnement de travail, car ils vous permettent de remplir toutes les fonctions de base suivantes :

• Chronométrer les travailleurs sur place et à distance.
• Saisir les heures de travail et de repos des employés.
• Permettre aux travailleurs de demander des jours de repos et congés payés en recevant des retours directs des responsables.
• Conserver un registre des taux horaires propres à chaque utilisateur.
• Calculer les taux de facturation spécifiques aux clients et aux projets.
• Automatiser les devis, la facturation et l'établissement des factures grâce à une connexion avec le logiciel de paie.
• Permettre aux chefs de projet de planifier et de répartir les ressources humaines.

Qu'est-ce qu'un outil de gestion du temps ?

Les outils de gestion du temps sont des plateformes en ligne avec des applications mobiles associées, conçues pour assurer le suivi du temps que les employés consacrent à leurs tâches et projets, que ce soit sur site ou hors site. Ils permettent de capturer et de faire correspondre les activités des employés avec les tarifs des projets et des clients tout en alimentant les rapports de présence, de performance et d'achèvement. Comme ils se recoupent avec les logiciels de facturation dans leur capacité à émettre des devis, à calculer les sommes dues et à se connecter aux applications comptables pour faciliter les transactions et équilibrer les comptes, ils peuvent être utilisés dans les opérations de gestion des effectifs et des salaires.

La base d'utilisateurs des logiciels de gestion du temps est large et variée, puisque des professionnels des secteurs privé et public de toutes les industries utilisent ces applications. Il s'agit notamment d'employés de l'industrie manufacturière travaillant dans des installations situées dans différentes régions géographiques, avec des taux de rémunération, des règles salariales et des restrictions de conformité différents. Pour eux, les outils de gestion du temps pour les entreprises peuvent servir à assurer le suivi des heures supplémentaires et de l'absentéisme. Dans le secteur de la logistique, ces outils peuvent contribuer à optimiser la planification, à signaler les abus en matière de comptabilisation du temps et à garantir le respect des délais de livraison. Dans le secteur des soins de santé, ces outils peuvent aider à lutter contre le vol de temps, réduisant ainsi le risque de trop-perçu et renforçant la confiance des patients dans le service.

Cependant, tous les travailleurs peuvent utiliser ces outils, développés pour permettre un accès et un traitement rapides aux personnes de tout niveau de compétence. Ils se présentent généralement sous la forme d'applications pour PC basées sur le web et d'applications iOS et Android prêtes à l'emploi, avec des portails pour les employés et les responsables dotés d'une interface utilisateur simple. Ils visent à automatiser la saisie des données de travail et de reporting et font donc appel à des outils tels que les calendriers, les diagrammes de workflow et l'analytique.

Mais selon l'application, ils peuvent également comporter des outils propres à des secteurs spécifiques. Les travailleurs sur le terrain bénéficient par exemple de fonctions intégrées de cartographie GPS et de géorepérage, qui indiquent en temps réel l'emplacement de chaque commercial ou ingénieur, minimisant ainsi le risque de double emploi et enregistrant automatiquement leurs données. Les utilisateurs d'entreprise peuvent profiter d'outils intégrés de lecture de badges RFID pour pointer leur arrivée et leur départ ou confirmer leur présence aux réunions.

De même, grâce à la technologie NFC permettant d'effectuer le pointage ou d'accéder à leur bureau avec un smartphone, les travailleurs peuvent signaler leur présence et les responsables peuvent plus facilement lutter contre l'absentéisme. Ces dernières années, les solutions de pointage non tactile, notamment la biométrie et la technologie de reconnaissance faciale, sont devenues populaires auprès des employeurs qui souhaitent offrir une protection sanitaire accrue à leurs équipes.

Pour que les entreprises puissent utiliser un logiciel de pointage, elles doivent être en mesure de stocker, traiter et partager de grandes quantités de données personnelles sur les employés. Ces données peuvent aller des profils, des contrats de travail et des taux de rémunération à leur localisation géographique précise et à leurs coordonnées bancaires. Si certaines entreprises sont en mesure de satisfaire aux exigences de base en matière de sûreté, de sécurité et de connectivité Internet, d'autres ne le peuvent pas. C'est pourquoi elles font appel à des fournisseurs de services cloud SaaS qui peuvent répondre à tous ces besoins, quels que soient la taille de l'entreprise, sa situation géographique et son secteur d'activité.

Lorsqu'elles confient le stockage et le transfert des données de gestion du temps à des fournisseurs de services cloud, les entreprises bénéficient également d'une structure plus évolutive, qui leur permet de s'adapter à leur base d'utilisateurs et d'accéder plus facilement à leur logiciel. Les entreprises peuvent également opter pour une infrastructure hybride, une partie des données étant stockée dans le cloud tandis que les informations plus sensibles restent sur les serveurs de l'entreprise.

###Quels sont les avantages d'un outil de gestion du temps ? Les avantages des outils de gestion du temps pour les entreprises sont principalement ressentis par les responsables qui surveillent les activités et les rémunérations des employés. Ces derniers effectuent de nombreuses tâches routinières qui demandent beaucoup de temps. Il s'agit notamment de planifier les horaires, de vérifier les arrivées tardives et les absences, d'approuver manuellement les demandes de congés, de gérer les feuilles de temps, d'établir des listes pour chaque projet et chaque client, de coordonner les employés qui ne sont pas au bureau, de gérer les échanges d'équipes et d'élaborer des règles pour renforcer le respect des horaires. Comme il permet d'automatiser toutes ces tâches, l'outil de gestion du temps présente les avantages suivants :

• Suivre efficacement des équipes décentralisées : les entreprises faisant de plus en plus appel à des travailleurs indépendants et à distance, elles sont confrontées à de nombreux défis en matière de gestion. La somme de travail nécessaire à la vérification des pointages des employés virtuels et au calcul des heures de travail de chaque employé ou contractant ayant des horaires flexibles rend impossible la gestion manuelle du temps. Mais en utilisant un outil de gestion du temps pour rassembler et organiser toutes ces données, avec les présences, le temps de travail et les taux de rémunération clairement visibles sur un seul tableau de bord, les dirigeants peuvent plus facilement évaluer la performance, prévoir les résultats et favoriser le paiement en temps voulu de chaque travailleur. L'outil peut rassembler les données, générer des rapports, fournir des prévisions et mettre en évidence les tendances en matière de performances des employés, fournissant ainsi aux responsables les informations dont ils ont besoin pour les évaluations du personnel, les promotions et les résiliations de contrats.
• Gérer et coupler la paie : les processus de paie prennent beaucoup de temps et les saisies manuelles de données sont susceptibles d'entraîner des erreurs. Au lieu de collecter et de saisir les feuilles de temps, les taux de rémunération, les historiques de congés et les informations sur les heures supplémentaires pour chaque employé de façon mensuelle, bihebdomadaire ou hebdomadaire, les responsables peuvent confier ces tâches à un logiciel de gestion qui les exécute automatiquement, en temps réel et sans intervention humaine. Ils peuvent configurer le logiciel de manière à ce que les taux de rémunération soient appliqués à l'ensemble de la main-d'œuvre, de la base de données des clients, de la liste des projets et de la succursale, de sorte qu'il n'y ait aucun risque de sous-paiement ou de surpaiement. Outre les salaires différentiels, l'application peut également prendre en charge la gestion de diverses incitations, avantages ou sanctions. Comme certains outils intègrent des outils de capture d'écran et de géofencing, les responsables peuvent être assurés qu'ils ne facturent pas à leurs clients des activités non professionnelles.
• Simplifier des flux de trésorerie : les responsables RH et les chefs de projet ont souvent peu d'expérience en matière de comptabilité et de traitement des paiements. Pourtant, la rapidité avec laquelle ils traitent les feuilles de temps et mènent à bien leurs projets affecte directement la rapidité avec laquelle l'entreprise peut envoyer des factures à ses clients. Comme les logiciels de gestion prennent en charge les tâches de création de devis et de facturation en leur nom et en temps réel, ils accélèrent les paiements et contribuent à faire monter les recettes de l'entreprise. En améliorant leurs rentrées de fonds, les entreprises peuvent améliorer leur cote de crédit, financer des projets d'investissement et accélérer leur croissance.
• Gérer de façon centralisée : plus l'entreprise est grande, plus il est difficile d'assurer le suivi des ressources humaines. Un logiciel de gestion du temps peut aider à gérer les dossiers des employés, les profils en ligne, les conditions contractuelles et les journaux de performance. Il peut stocker et mettre à disposition ces données sous la forme d'une source unique de vérité, actualisée en permanence, dans toutes les succursales et tous les sites de l'entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités d'un outil de gestion du temps ?

Ces logiciels offrent de nombreuses fonctionnalités, mais ce n'est pas leur complexité ou leur variété qui détermine leur adéquation à chaque entreprise. Au contraire, c'est leur argument de vente unique. Les fonctions sophistiquées telles que la lecture RFID, le géorepérage, le pointage NFC et la reconnaissance faciale peuvent impressionner au premier abord, mais ce sont souvent les fonctions de base qui font toute la différence pour les organisations qui privilégient le fond sur la forme. Les entreprises peuvent s'attendre à trouver les fonctionnalités de base suivantes dans leurs outils de gestion du temps :

• Gérer les heures facturables/non facturables : suivez et séparez les heures facturables des heures non facturables pour chaque projet. Au lieu d'estimer les heures facturables d'un projet selon les heures d'arrivée et de risquer de perdre leur crédibilité, les chefs de projet peuvent se fier aux logiciels de gestion du temps. Ils soustraient automatiquement les heures non facturables en se basant sur les journaux des employés ou les captures d'écran, transmettent cette information aux responsables et la font suivre dans le processus de facturation.
• Gérer le temps et les activités en ligne : capturez et générez des données sur le temps passé par les employés et sur les tâches pour pouvoir y accéder via des applications de bureau et mobiles connectées à Internet. Il serait mal avisé pour les employeurs d'aujourd'hui de ne pas proposer des options de pointage aux travailleurs qui préfèrent utiliser des applications mobiles ou différents outils de gestion. Étant donné qu'ils passent d'un appareil à un autre pour accéder à leurs applications existantes de CRM, de vente ou de reporting, il faut qu'il soit également possible de comptabiliser l'utilisation de leur appareil dans le calcul de la paie.
• Capturer le temps hors ligne : capturez et suivez les heures de travail et les tâches des employés aujourd'hui et à l'avenir. Les travailleurs mobiles peuvent être confrontés à des pannes d'Internet, à des défaillances logicielles et à des problèmes matériels, tout en continuant à travailler. Un outil qui ne suit que l'utilisation en ligne peut ne pas tenir compte de ce travail. En revanche, un outil qui suit le temps et les tâches de l'ensemble de la main-d'œuvre, avec une combinaison de pointage en temps réel et a posteriori, permettrait une évaluation plus juste des niveaux d'activité et de performance. La synchronisation hors ligne permettrait également aux chefs de projet de disposer de rapports précis sur les heures facturables et de générer correctement les factures.
• Utiliser une base de données des employés : stockez en toute sécurité les coordonnées, les contrats, les certificats, les taux de rémunération, les résultats des négociations, les casiers judiciaires et d'autres informations personnelles. Il existe d'innombrables règles que les entreprises doivent suivre en ce qui concerne les dossiers des employés. Tout d'abord, les dossiers du personnel ne doivent pas être conservés plus longtemps que nécessaire et il incombe à l'employeur de les éliminer après le départ de ses employés. Deuxièmement, seules les parties prenantes concernées de l'entreprise doivent être autorisées à accéder à ces dossiers. Mais surtout, les employés doivent être autorisés à consulter leurs dossiers professionnels lorsqu'ils en font la demande.
• Calculer les congés payés, les pourboires et les heures supplémentaires : enregistrez et gérez les congés payés et les heures supplémentaires des employés. Les responsables de la paie sont chargés de calculer les congés payés et les heures supplémentaires de chaque employé et d'attribuer la rémunération appropriée à la fin de chaque cycle de paie. Dans les grandes entreprises comptant de nombreux travailleurs à temps plein, à temps partiel ou flexibles, répartis sur plusieurs régions avec des taux de rémunération, des accords de congés payés et des jours fériés nationaux différents, la tâche peut être ardue. Les logiciels de gestion du temps facilitent la comptabilisation des heures, d'autant plus que certains d'entre eux sont dotés d'un système d'horodatage par GPS, d'un système de clôture géographique, d'un système de suivi des unités de production, d'horloges intelligentes, d'un système de gestion automatique des pourboires et d'un système de rémunération à la demande.

Capterra regroupe une multitude d'outils dotés de ces fonctionnalités et de bien d'autres encore. Grâce à plusieurs filtres permettant de réduire la liste selon certaines fonctionnalités et points forts spécifiques, il est facile de trouver l'application idéale pour chaque type d'entreprise, d'utilisateur et de préférence.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un outil de gestion du temps ?

Lors de l'achat d'un tel outil, les responsables RH et autres dirigeants doivent prendre en compte différents enjeux. Ces outils permettent de simplifier les opérations de back-office et ont un impact direct sur la trésorerie de l'entreprise, mais ils peuvent également affecter l'engagement des travailleurs envers l'entreprise et leur confiance en celle-ci. Par exemple, les entreprises dont la main-d'œuvre est hétérogène devront peut-être donner la priorité aux outils multilingues. Voici quelques questions que les responsables pourraient se poser avant d'opter pour un logiciel de gestion du temps :

• Propose-t-il un accès mobile ? L'accès mobile est une condition indispensable pour le travail à distance. Comme les employés ont besoin d'accéder à leurs tableaux de bord et aux données de l'entreprise à différentes heures et en différents lieux tout au long de la journée et de la nuit, les développeurs et les employeurs doivent pouvoir proposer une application compatible avec les mobiles dès qu'ils intègrent un employé. Cela est particulièrement important pour le personnel de terrain comme les ingénieurs, les commerciaux et les opticiens à domicile, qui peuvent préférer que leurs données GPS soient enregistrées automatiquement plutôt que d'entrer manuellement des données pendant qu'ils travaillent.
• Le logiciel respecte-t-il la législation ? Quelles que soient les options de déploiement, les outils logiciels de gestion doivent être conformes aux lois et règlements. Qu'une entreprise utilise une structure sur site, sur cloud ou hybride pour ses opérations de gestion du temps, elle est soumise au RGPD, à la loi sur le salaire minimum national de 1988, au droit du travail et à d'autres réglementations qui régissent l'emploi et les droits syndicaux. Les logiciels de gestion doivent être capables de comptabiliser les heures supplémentaires, les jours de congé et les autres données de paie conformément à ces exigences.
• Le service d'assistance est-il inclus ? Les responsables RH peuvent avoir des centaines ou des milliers d'employés de différents niveaux hiérarchiques et de multiples branches sous leur responsabilité et leur direction. Un bon logiciel de gestion du temps doit pouvoir s'adapter à une main-d'œuvre hétérogène et à des écarts salariaux complexes. Si le logiciel manque de clarté sur certains points, cela doit être compensé par un service d'assistance disponible 24 h/24 qui répondra aux questions des employés et des responsables quelque soit le fuseau horaire.

Quelles sont les principales tendances en matière de gestion du temps ?

Les tendances les plus pertinentes en matière de logiciels de gestion du temps reflètent l'augmentation de la demande pour ce type de logiciel. Ce n'est pas une surprise puisque, selon Market Research Future (site en anglais), le marché mondial des logiciels de gestion du temps devrait connaître une croissance en valeur ou un TCAC (taux de croissance annuel composé) de 24 % au cours des dix prochaines années, jusqu'en 2030. Adopté par les employés comme par les employeurs, ce type de logiciel est voué à se répandre dans le monde entier et à entraîner une toute nouvelle série de problématiques. Pour les entreprises et les départements RH tournés vers l'avenir, il est de plus en plus nécessaire d'être attentif aux tendances des outils de gestion du temps :

• L'IA (intelligence artificielle) gagne du terrain : la demande pour des outils rapides et fiables suscite une hausse de l'utilisation de l'IA dans le développement de logiciels. Bien que les robots et le machine learning puissent aider les organisations à automatiser leurs opérations de reporting et d'analyse, ces outils peuvent être incapables de restituer la valeur du temps d'un travailleur, notamment dans les domaines où ce sont les compétences non techniques qui font la différence entre les bons et les mauvais employés. Par exemple, dans le domaine de la santé, les algorithmes d'IA peuvent considérer qu'une infirmière a passé trop de temps inutile à réconforter un patient alors qu'en réalité, son intervention a permis de s'assurer que le patient était prêt et disposé à subir une intervention chirurgicale. De même, un outil d'IA pourrait signaler à tort un cas de pointage frauduleux par un collègue lorsqu'un employé travaillant en entrepôt remplace un collègue blessé. L'outil d'IA étant limité par la qualité de sa programmation, il est difficile de savoir si cette technologie pourra automatiser tous les aspects de la gestion du temps dans tous les secteurs.
• La biométrie et la reconnaissance faciale sont de plus en plus utilisées : il est de plus en plus nécessaire de pouvoir vérifier l'identité des travailleurs dans les environnements ouverts à une main-d'œuvre mobile et distribuée. Les logiciels de reconnaissance des visages et des empreintes digitales peuvent faire la différence, car ils permettent de minimiser le risque de pointage frauduleux. Toutefois, avant que les employeurs ne déploient ces outils à grande échelle, il faudra répondre à certains problèmes de confidentialité. Le stockage et le partage des données personnelles font l'objet d'un examen public de plus en plus minutieux et de nouvelles lois sur la sécurité. Si la surveillance n'est pas un problème dans certaines parties du monde, les entreprises doivent être ouvertes à la possibilité que les règles imposées aux employeurs se durcissent, d'autant que ces outils présentent des biais à l'égard de certains groupes.
• L'utilisation généralisée des chatbots est la nouvelle grande innovation : quelle que soit l'application logicielle, les chatbots sont intégrés dans l'expérience utilisateur. Les développeurs de logiciels de saisie du temps commencent à envisager l'introduction de chatbots dans leurs solutions. Ceux-ci auront pour but d'interagir avec les employés en temps réel afin de vérifier qu'ils sont bien au travail et de communiquer aux responsables quelles sont leurs tâches actuelles. Les bots pourraient également remplir eux-mêmes les plannings en temps réel, ce qui éviterait d'avoir à suivre régulièrement chaque employé. Mais, comme pour tous les autres outils de machine learning, la qualité des chatbots dépend de leur programmation. Seul l'avenir nous dira quel impact les avancées en matière de codage auront sur les employés et leurs responsables.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Outils de gestion du temps - Guide d'achat - Guide de l'acheteur d' outils de gestion du temps (Date de consultation : vendredi 18 mars 2022)

2. Time Tracking Software Market Research Report – Market Research Future (site en anglais) - Rapport de recherche sur le marché des outils de gestion du temps - Market Research Future (Date de consultation : mercredi 23 mars 2022)