Planification du personnel

Le logiciel de planning du personnel aide les entreprises à gérer les horaires de travail des employés tout en leur permettant d'accéder à des informations importantes concernant leur poste et le planning de leur équipe. Ce logiciel peut aider les entreprises et les employés dans de nombreux domaines, depuis l'attribution des tâches et la création de plans de roulement jusqu'à la gestion de la disponibilité des employés et d'autres questions relatives au personnel.

Grâce aux logiciels de planning personnel, une entreprise peut créer un planning qui indique quand les employés doivent travailler, avec qui ils vont travailler ainsi que les tâches à accomplir. Ces logiciels permettent aux utilisateurs de mener à bien ces tâches tout en fournissant un accès rapide et facile aux informations pertinentes, telles que les employés indisponibles pour cause de vacances ou maladie. Le planning est ainsi plus cohérent.

Ces logiciels sont principalement utilisés par les petites et moyennes entreprises, bien que toute société puisse l'utiliser. Les logiciels de ce type sont désignés sous d'autres appellations, notamment logiciel de gestion des équipes et logiciel de gestion du personnel.

Les logiciels de planning personnel sont souvent distribués en tant que solution autonome, mais ils peuvent également faire partie d'un progiciel plus large. Les applications logicielles de ce type sont regroupées avec des solutions similaires, notamment les logiciels de gestion de présence des employés, les systèmes de pointage et les logiciels de ressources humaines. Ces différentes applications peuvent être intégrées pour constituer un système de gestion du personnel plus complet.

Certains logiciels peuvent cibler une industrie ou un secteur spécifique, tandis que d'autres options sont plus générales et visent à attirer un plus grand nombre d'entreprises et de structures. Ainsi, certaines fonctionnalités spécifiques peuvent varier d'un programme à l'autre. En outre, il existe un certain nombre de fonctionnalités de base qui sont présentes dans presque toutes les applications de ce type. La plupart des solutions présentent également des caractéristiques communes. En général, les applications de planning du personnel permettent aux utilisateurs d'effectuer les tâches suivantes :

• Créer, gérer et accéder aux informations liées au planning du personnel, telles que les roulements de travail.
• Superviser une base de données contenant des informations importantes sur les employés ou le personnel.
• Contrôler les heures d'entrée et de sortie des employés sur le lieu de travail grâce à l'utilisation d'une pointeuse.
• Faciliter la permutation des équipes et gérer les demandes des employés en matière de vacances ou de congés annuels.

Qu'est-ce qu'un logiciel de planning du personnel ?

Les logiciels de planning du personnel, également connus sous le nom de logiciels de gestion des équipes ou de logiciels de planification du personnel, correspondent aux solutions qui aident les entreprises à gérer les horaires de travail. Les utilisateurs peuvent effectuer diverses tâches, telles que la gestion des vacances du personnel ainsi que le contrôle du nombre d'entrées et de sorties des employés. Par ailleurs, ce type de logiciel peut souvent faciliter l'attribution des tâches.

Grâce à ces logiciels, les sociétés peuvent tenir à jour une base de données employés et accéder rapidement et facilement aux informations relatives aux horaires de travail. Elles peuvent en outre utiliser le logiciel pour créer des horaires de travail, les mettre à jour et accéder aux informations pertinentes, telles que les demandes de congés et le nombre d'heures travaillées des employés. À terme, cela permet une gestion plus efficace de la main-d'œuvre, une planification plus équitable du travail, une répartition plus efficace des tâches et une plus grande flexibilité.

Les TPE et PME utilisent le plus souvent des solutions logicielles de planning du personnel, mais ces applications peuvent également être utilisées par les grandes entreprises. Il est également important de comprendre que les logiciels de planning personnel comportent souvent des composantes destinées aux employés, leur permettant d'accéder à leurs horaires et de gérer la rotation d’un poste de travail.

Quels sont les avantages d'un logiciel de planning du personnel ?

Les avantages sont liés à la capacité d’aider les entreprises dans la gestion de leur personnel. Ces dernières ont également accès à toutes les informations essentielles nécessaires pour créer des plannings rigoureux. Pour autant, les logiciels de cette catégorie peuvent également profiter aux employés en améliorant leur flexibilité. Certains des avantages spécifiques associés à l'acquisition d'un logiciel de planning du personnel sont expliqués plus en détail ci-dessous :

• Un planning plus efficace : gagnez en efficacité lors de la création des horaires de travail grâce à l'utilisation d'un logiciel de planning du personnel. La création manuelle des horaires de travail peut demander un temps considérable, car les responsables du planning doivent prendre en compte tous les employés, leurs heures contractuelles, les absences, la disponibilité générale, etc. L'utilisation d'un logiciel de planning permet d'accélérer le processus, car les données sont facilement accessibles et un modèle de planification de base peut être utilisé et réutilisé. De nombreuses solutions offrent également des options d'automatisation, permettant de créer des horaires de travail qui peuvent être modifiés lorsque des informations complémentaires sont disponibles.
• Une plus grande souplesse pour les employés : permettez aux employés de profiter d'une plus grande flexibilité dans leurs horaires de travail. En plus de servir d'outil aux entreprises pour la création de plannings, la plupart des solutions comprennent également des outils en libre-service que les employés peuvent utiliser. La possibilité pour les employés de permuter leurs horaires est la plus importante de ces options. Cette fonction permet aux employés d'abandonner les créneaux de travail qu'ils ne peuvent pas assurer ou de rechercher des heures supplémentaires s'ils souhaitent augmenter leurs revenus. Dans de nombreuses entreprises, y compris les détaillants, cette flexibilité peut contribuer à remonter le moral des employés et la possibilité de permuter les équipes peut également réduire la charge de travail des responsables du planning.
• Une conception plus efficace des plannings : créez des plannings en prenant en compte de nombreux facteurs différents. Les logiciels de planning du personnel peuvent non seulement rendre la création des plannings plus efficace pour une entreprise, mais permet aussi de garantir leur fiabilité. Dans la mesure où les créateurs de plannings disposent de toutes les informations dont ils ont besoin, il devient beaucoup plus facile de créer un planning viable, qui ne devra être modifié que si les employés décident de changer de créneaux horaires. Des facteurs tels que les congés maladie, les jours fériés et les contrats des employés peuvent être pris en compte dans la prise de décision, ce qui permet de s'assurer que tous les employés travaillent le nombre d'heures minimum prévu dans leur contrat et que toutes les heures supplémentaires sont réparties équitablement.
• Une meilleure satisfaction du personnel : bénéficiez d'un autre avantage clé associé aux logiciels de planning du personnel : les différentes façons dont ils contribuent à la satisfaction des employés. La fonction de pointage permet d'accéder plus facilement à une vue d'ensemble des employés qui ont fait des heures supplémentaires et des membres du personnel qui ont accumulé le plus d'heures de travail en une semaine, un mois ou une année donnée. Par ailleurs, ces logiciels peuvent également permettre aux responsables et chefs d'entreprise de voir quels sont les employés qui prennent le plus souvent la relève en cas d'absence. Cette capacité facilite la reconnaissance des collaborateurs les plus impliqués et des employés les plus performants.
• Le respect de la législation du travail : utilisez des solutions de planning et aidez les entreprises à s'assurer qu'elles sont pleinement conformes aux lois régissant le marché du travail. Grâce à ces logiciels, les utilisateurs peuvent accéder à des informations en temps réel sur le nombre d'heures travaillées par chaque employé et sur sa situation contractuelle. Les heures supplémentaires et les primes peuvent également être calculées à l'aide du logiciel. Cette fonctionnalité permet d'éviter les situations où le personnel travaille trop fréquemment ou n'est pas correctement rémunéré pour ses heures supplémentaires. Les logiciels de planning peuvent également veiller à ce que les employeurs accordent aux travailleurs un délai suffisant entre deux périodes de travail, ce qui peut s'avérer particulièrement important dans certains secteurs, comme l'hôtellerie et les prestataires de services, où il peut y avoir une demande pour des équipes matinales et nocturnes.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de planning du personnel ?

Les fonctionnalités des logiciels de planning du personnel visent à aider les entreprises à accomplir diverses tâches liées à la création de plannings, à la gestion des rotations de travail et au suivi des vacances et des demandes de congé des employés. Les fonctionnalités spécifiques et la manière dont elles sont mises en œuvre peuvent varier considérablement. Les éléments suivants peuvent être décrits comme des fonctions essentielles dans la grande majorité des solutions de cette catégorie :

• Base de données des employés : créez et gérez une base de données pour tous les employés afin que toutes les informations relatives au planning soient facilement accessibles sur simple demande. Pour chaque enregistrement, plusieurs informations peuvent être ajoutées ou modifiées, notamment les noms, les coordonnées, le rôle de chacun au sein de l'entreprise, le taux de rémunération, etc. Ces informations peuvent ensuite être utilisées par les organisateurs ou par le moteur de planification intégré au logiciel pour créer des horaires de travail cohérents, les employés adéquats pouvant être affectés. Dans certains cas, des informations démographiques peuvent également être incluses, telles que l'âge et le sexe, ce qui peut permettre la création d'horaires inclusifs offrant la meilleure composition démographique. Cela peut, par exemple, éviter les situations où les hommes sont plus nombreux que les femmes ou lorsque tous les employés prévus pour un créneau horaire sont plus jeunes ou inexpérimentés.
• Planning du personnel : créez des plannings afin que tous les employés sachent quels temps de travail leur sont attribués. La plupart des logiciels facilitent la création manuelle et automatique des plannings. Les entreprises ont ainsi le choix d'attribuer manuellement les heures aux employés ou d'utiliser des outils d'automatisation pour créer un planning cohérent à partir des informations contenues dans la base de données. Dans certaines solutions, l'automatisation du planning fait appel à l'IA et au machine learning pour améliorer continuellement la fiabilité des plannings. Bien entendu, une fois qu'un planning a été créé, il peut être modifié à tout moment, ce qui permet aux entreprises de faire face aux absences ou à d'autres imprévus. De nombreuses applications logicielles permettent également aux employés d'accéder à leur planning depuis leurs appareils personnels. Le planning lui-même s'affiche généralement à l'aide d'une fonctionnalité de type calendrier afin que les utilisateurs puissent consulter leur temps de travail passé, actuel et futur.
• Pointeuse en ligne : enregistrez les heures d'entrée et de sortie du personnel grâce au pointage en ligne. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent pointer lorsqu'ils arrivent sur leur lieu de travail ou entament leur travail, puis pointer lorsqu'ils partent ou terminent leur mission. Les meilleurs logiciels de ce type offrent une visibilité en temps réel des personnes ayant pointé, ce qui peut s'avérer particulièrement important en cas d'urgence, lorsqu'un décompte des effectifs est nécessaire. Donner aux employés la possibilité de pointer rapidement à leur arrivée et à leur départ peut également se traduire par une plus grande précision dans le calcul de la rémunération. Les modules en ligne peuvent en outre permettre aux employés de pointer lorsqu'ils travaillent à distance.
• Suivi des vacances et des congés : supervisez toutes les informations relatives aux demandes de vacances et de congés des employés. Toutes les périodes de vacances approuvées doivent être visibles dans le logiciel afin que les dirigeants d'une entreprise puissent planifier leurs plannings avec précision. De nombreuses solutions permettent aux employés de soumettre des demandes de congés et celles-ci peuvent être approuvées ou refusées par les responsables et autres dirigeants. La possibilité de suivre le nombre de jours de congé pris par chaque employé au cours de l'année ou d'une autre période définie est également une fonctionnalité qui peut s'avérer intéressante. Il est également possible de refuser automatiquement les demandes de congé qui dépasseraient le nombre de jours de congé auxquels les employés ont droit. Dans les progiciels dotés d'une automatisation avancée, il peut y avoir des options permettant d'activer ou de désactiver l'approbation automatique des vacances et des congés, selon les besoins de la société et sur la base des informations contenues.
• Échange de quarts de travail : donnez aux employés la possibilité de faire des demandes de permutation. Cette fonctionnalité peut permettre aux employés de se retirer des temps de travail pour lesquels ils ne peuvent pas se libérer ou de demander des heures de travail supplémentaires s'ils ont besoin de travailler davantage. Les échanges peuvent être effectués de manière autonome et certains logiciels proposent des options permettant aux entreprises d'approuver ou de désapprouver les demandes individuelles. Cela permet d'adopter une approche plus souple de planification et d'éviter les situations où une société se retrouve en sous-effectif.
• Accès depuis des appareils mobiles : mettez les plannings du personnel et d'autres informations pertinentes à disposition des utilisateurs sur des appareils mobiles. La possibilité d'utiliser des appareils mobiles est une caractéristique qui devient de plus en plus importante dans ces logiciels, en particulier pour les sociétés qui ont des collaborateurs en télétravail ou sur le terrain, car ceux-ci peuvent avoir besoin d’accéder aux informations rapidement. Certaines solutions logicielles cloud peuvent être facilement accessibles via un accès Internet, tandis que d'autres solutions peuvent fournir une application mobile dédiée qui offre la plupart des fonctionnalités de base. Quelles que soient les méthodes de diffusion, un logiciel performant qui privilégie une accessibilité via des appareils mobiles garantit également un contenu optimisé.

Le répertoire de logiciels de Capterra permet aux entreprises de trouver facilement le meilleur logiciel de planning du personnel pour leurs besoins spécifiques. Grâce aux outils de recherche fournis, les utilisateurs peuvent parcourir les solutions dans cette catégorie et les trier en fonction des fonctionnalités qu'elles contiennent. Cela permet aux entreprises et autres acheteurs de rationaliser l'ensemble du processus de recherche en se concentrant sur les produits qui présentent les caractéristiques requises, tout en éliminant les solutions les moins susceptibles de convenir.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de planning du personnel ?

Lors de l'achat d'un logiciel de planning du personnel ou de l'étude des différentes options disponibles sur le marché, de nombreux facteurs doivent être pris en compte. Il est crucial pour les acheteurs de donner la priorité à la recherche de la meilleure solution pour leurs besoins plutôt que de rechercher une solution générale. Pour ce faire, il convient de poser des questions pertinentes et d'essayer de trouver des réponses qui aideront à orienter le processus d'achat. Les principales questions que les utilisateurs devraient poser sont notamment les suivantes :

• Combien coûte un logiciel de planning du personnel ? Le prix d'un logiciel est un facteur important, mais dans le cas d'un logiciel appelé à être utilisé sur le long terme, les acheteurs doivent tenir compte du coût total d'utilisation sur l'ensemble du cycle de vie du produit. Il faut donc penser au coût total et à tous les frais de mise en œuvre liés à l'installation, au stockage des données et aux mesures de sécurité. Pour un logiciel cloud, il peut également y avoir des frais d'abonnement, qui doivent être pris en compte et appliqués à toute la durée du contrat d'abonnement. Les acheteurs doivent également prendre en compte les coûts "latents" qui peuvent être associés à l'acquisition de futures mises à jour et nouvelles versions du logiciel, à l'accès à l'assistance technique, la formation des employés ou celle des responsables.
• Quelle est la méthode idéale de déploiement ? Les acheteurs doivent également déterminer l'approche qu'ils adopteront en matière de déploiement logiciel. La plupart des acheteurs sont familiers avec le déploiement sur site, dans lequel ils acquièrent la licence du logiciel et se chargent ensuite de l'installer sur leurs systèmes. Cette méthode présente des coûts initiaux élevés et une flexibilité limitée, mais elle procure un contrôle accru et les coûts à long terme peuvent être inférieurs à ceux dans le cloud. Ces alternatives sont des logiciels reposant sur les technologies du cloud computing, généralement sur la base d'un SaaS. Pour ces offres, un fournisseur de services tiers facture un abonnement en échange de la prise en charge du déploiement à distance du logiciel et de la gestion des problématiques d'ordre technique, telles que la sécurité et le stockage des données. Les logiciels cloud computing ont des coûts initiaux faibles, mais les coûts à long terme peuvent être beaucoup plus élevés en raison des frais récurrents. Le principal avantage des logiciels cloud est la flexibilité, car ils sont accessibles à partir d'un plus grand nombre d'appareils, utile pour les entreprises employant des travailleurs à distance, hybrides ou sur le terrain. Pour trancher définitivement et se décider entre logiciels sur site ou cloud, les acheteurs devront se demander quelles seront leurs priorités en termes de flexibilité, de coûts initiaux ainsi que sur la question de la propriété ou du contrôle du logiciel.
• Quelles sont les fonctions de reporting et d'analytique disponibles ? De nombreux progiciels de planning du personnel comprennent des fonctions avancées, notamment en ce qui concerne le reporting et les analyses. Les meilleures solutions peuvent inclure un tableau de bord contenant des informations clés sur la durée des quarts de travail et la charge de travail des employés. Ces informations peuvent être utilisées pour déterminer combien de personnes doivent être présentes pendant une période de travail donnée et combien doivent être employées pour chaque rôle.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels de planning du personnel ?

Les tendances les plus pertinentes doivent également être soigneusement évaluées avant de se prononcer sur le produit à acquérir. Les acheteurs doivent avoir la garantie que le logiciel a été conçu et développé en tenant compte des principales tendances qui se dessinent au moment de l’achat. C'est l'une des meilleures façons de s'assurer que le logiciel est adapté à une utilisation à long terme et qu'il est aussi évolutif que possible. Parmi les tendances les plus significatives, on peut citer :

• Utilisation accrue des technologies liées à l'IA : tirez parti de l'IA, une technologie de plus en plus déployée. Il existe déjà des logiciels de planning dotés de fonctionnalités exploitant l'IA, pouvant aider à automatiser un grand nombre de tâches, de sorte que seuls de modestes ajustements sont nécessaires. L'IA peut également être utilisée pour améliorer concrètement le planning du personnel. Par exemple, pour détecter le nombre optimal d'employés sur le lieu de travail pour des quarts de travail spécifiques. Cela peut aider les entreprises à optimiser leurs effectifs et potentiellement réduire leurs dépenses pendant les périodes moins chargées. Les acheteurs doivent étudier les différents avantages liés à l'IA et acquérir un logiciel qui leur procure ces prestations.
• Utilisation de chatbots pour les demandes de renseignements les moins complexes : les utilisateurs de logiciels peuvent avoir besoin d'une assistance technique ponctuelle. Les chatbots sont assistés par l'IA et peuvent permettre aux utilisateurs de communiquer comme s'ils étaient en présence d'une personne via une messagerie instantanée. Le chatbot interprète les questions des utilisateurs et fournit des réponses lorsque cela est possible. Si le chatbot ne peut pas répondre à la demande, la transcription peut être envoyée à un employé qui peut alors se charger du dossier et fournir une assistance plus approfondie. Plus important encore, les chatbots sont tout à fait capables de fournir une assistance technique 365 j/an, 24h/24 et 7 j/7.
• Possibilité de bénéficier d'un soutien dans le domaine de la santé mentale : créez une politique solide en matière de santé mentale. Il s'agit d'une préoccupation importante pour les entreprises qui gèrent des plannings de travail. En effet, des études soulignent que 19 % des congés maladies sont directement liés à des troubles psychologiques, cela peut donc inclure de nombreuses personnes au sein de la main-d'œuvre active. Une bonne politique de gestion de la santé mentale, fondée sur des données probantes, peut contribuer à limiter les coûts liés aux absences et à réduire celles de longue durée en offrant aux employés un plus grand degré de flexibilité. Il peut s'agir de proposer des options d'échange de temps de travail pour les travailleurs qui ont des difficultés ou de proposer la possibilité de télétravailler. Un logiciel de planning du personnel de qualité doit être conçu pour aider les entreprises à favoriser ce type de flexibilité.
• Modèles de travail à distance et hybrides : équipez-vous d'un logiciel de planning du personnel qui offre toutes les fonctionnalités liées aux modèles de travail à distance et hybrides. La pandémie liée à la COVID-19 a été un tournant décisif pour de nombreux secteurs et leurs travailleurs, le télétravail étant une pratique beaucoup plus courante aujourd'hui. Les solutions de planning du personnel ont entrepris de s'adapter à ces évolutions, en offrant la possibilité de différencier les travailleurs à distance de ceux sur site, ainsi que des options de rotation de télétravail. Les entreprises ont donc tout intérêt à identifier les logiciels qui intègrent des fonctionnalités de télétravail et de travail hybride pertinentes pour leurs plannings.

Sources

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Santé mentale des employés : que proposent les entreprises françaises ? - Blog Capterra France (Date de consultation : mercredi 4 mai 2022)