Qu'est-ce qu'un logiciel d'agenda ?

Un logiciel d'agenda permet aux entreprises et aux professionnels de rationaliser leur processus de prise de rendez-vous avec leurs collaborateurs, clients, patients, etc. Avec ce type de logiciel, les entreprises peuvent envoyer des rappels préalables afin de réduire au minimum les rendez-vous manqués et les annulations de dernière minute. Les logiciels d'agenda aident également les entreprises à résoudre différents problèmes liés aux doubles réservations et aux surréservations en fournissant un aperçu en temps réel de tous les rendez-vous quotidiens.

Avantages d'un logiciel d'agenda

• Réduire les non-présentations et les trous dans l'agenda : les logiciels d'agenda permettent de faire un suivi des rendez-vous à venir et d'envoyer des rappels à vos clients et prestataires. avant chaque entrevue pour réduire le nombre de rendez-vous manqués. De plus, les clients peuvent utiliser des fonctions de communication intégrées pour reprogrammer leurs rendez-vous et en informer le prestataire à l'avance (par message ou e-mail) s'ils ne peuvent pas honorer le rendez-vous initial.
• Réserver sur différents canaux : contrairement aux méthodes de prise de rendez-vous classiques qui demandent aux clients de prendre contact par téléphone ou en personne, les logiciels d'agenda offrent davantage de liberté concernant le mode de réservation. Les clients peuvent prendre rendez-vous par téléphone, à l'aide d'une application mobile, à travers un portail en ligne ou par l'intermédiaire d'un tiers. Ces possibilités permettent d'attirer des clients et patients provenant de multiples canaux tout en proposant une meilleure expérience globale aux utilisateurs.
• Meilleure planification du personnel : la plupart des logiciels d'agenda permettent également aux entreprises de surveiller le planning du personnel pour préparer et attribuer des quarts de travail, suivre les heures de travail et garder une trace des opérations quotidiennes sans aucuns frais supplémentaires.

Fonctionnalités clés des logiciels d'agenda

• Rappels de rendez-vous : configurez des rappels automatiques et envoyez-les à vos clients et prestataires pour leur rappeler un rendez-vous à venir, un paiement qui arrive à échéance ou encore pour les informer d'un changement d'horaire avant l'entrevue.
• Réservation en ligne : prenez des rendez-vous clients sur des portails de réservation en ligne, des applications mobiles, des bornes, etc. De plus, les clients peuvent afficher les créneaux disponibles et réserver celui qui leur convient le mieux.
• Planification automatisée : consultez la disponibilité du personnel en temps réel et préparez des quarts de travail en prenant en compte différents facteurs, notamment le poste, l'ancienneté ou les préférences de vos collaborateurs.
• Synchronisation du calendrier : synchronisez les informations de vos rendez-vous clients et votre agenda à l'aide de logiciels ou d'applications sur le cloud comme Google Agenda, Outlook et iCal.
• Rendez-vous périodiques : fixez des rendez-vous réguliers sur une période donnée pour que vos clients n'aient pas à reprendre constamment rendez-vous.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel d'agenda

• Recherchez des fonctionnalités qui répondent à vos besoins métiers : les logiciels d'agenda s'adaptent aux entreprises de toutes tailles, mais leur utilité dépend généralement de qui les utilise. En effet, si les utilisateurs individuels peuvent se contenter de planifier et de suivre un nombre limité de rendez-vous, les PME auront besoin de gérer de nombreuses demandes de rendez-vous et d'organiser efficacement les horaires du personnel. Les entreprises ont donc souvent besoin d'un système complet qui intègre des fonctions de prise de rendez-vous, de planification du personnel, de gestion du temps, de rappels de réunion, de gestion des rendez-vous périodiques, de fidélisation de la clientèle et de multitasking. En tant qu'acheteur, il est important de déterminer quels sont les principaux besoins de votre entreprise afin de choisir un logiciel d'agenda qui réponde à ces exigences.
• Solutions spécialisées : bien que la plupart des logiciels d'agenda conviennent à tout type de secteur d'activité, quelques solutions sont toutefois conçues pour répondre aux besoins d'un secteur particulier, comme les soins de santé, l'hôtellerie ou encore le bien-être. En tant qu'acheteur, il est préférable de privilégier une solution dédiée plutôt qu'un logiciel générique (dans la mesure où cela correspond à vos besoins). Certaines solutions dédiées fournissent des modèles prêts à l'emploi et des champs optimisés pour votre modèle commercial tandis que d'autres facilitent la mise en conformité avec les différentes réglementations sectorielles auxquelles votre entreprise pourrait être soumise.

Principales tendances en matière de logiciels d'agenda

• Les bots de prise de rendez-vous gagnent en popularité : des éditeurs comme SoBo Bot et botsplash proposent désormais des agents conversationnels qui peuvent être intégrés au site web des entreprises, à leur compte Facebook Messenger ou à des applications de messagerie comme WhatsApp. Ces chatbots optimisés par intelligence artificielle (IA) sont en train d'opérer une réelle transformation des technologies de communication employées dans le domaine de la planification. En effet, ces assistants virtuels sont capables d'interagir avec les clients par messages textes ou vocaux et de valider des demandes de rendez-vous sans aucune intervention humaine. Selon Capterra, près de 68 % des PME utilisent ou prévoient d'utiliser des chatbots dans les deux années à venir.
• Les solutions d'agenda multicanaux au cœur d'une expérience client haut de gamme : la première prise de rendez-vous représente, dans de nombreux cas, le premier contact entre une entreprise et ses clients. En adoptant une stratégie de prise de rendez-vous multicanaux, les entreprises peuvent non seulement améliorer l'expérience client, mais aussi augmenter la probabilité qu'un client potentiel se décide à prendre rendez-vous. De plus en plus d'entreprises commencent à prendre conscience de ces avantages et s'emploient à offrir une meilleure expérience à leurs clients et ce, dès le premier contact.
• Les applications d'agenda sur mobile ont le vent en poupe : selon une enquête publiée par eMarketer en 2018, les adultes résidants aux États-Unis passent en moyenne trois heures et trente-cinq minutes par jour sur leurs téléphones portables. Qui plus est, 90 % de ce temps serait passé sur des applications mobiles. Cela signifie que de plus en plus de clients américains potentiels auront tendance à privilégier les entreprises et fournisseurs qui leur permettent de prendre rendez-vous via une application mobile.