Logiciels OCR

Logiciel OCR

Un logiciel OCR (Optical Character Recognition) ou logiciel ROC (Reconnaissance Optique de Caractères) est le nom donné aux solutions qui permettent de numériser des documents non modifiables et de les convertir en un format de fichier modifiable, tel qu'un document Microsoft Word ou un fichier texte brut. Les documents qui peuvent être numérisés et convertis sont notamment des fichiers PDF, des formulaires papier et d'autres documents physiques, tels que des contrats, des reçus et factures. Ainsi, le logiciel sert à convertir rapidement et sans effort des documents non modifiables sans avoir à les recréer manuellement.

La technologie OCR permet en général de convertir électroniquement des images de documents écrits en texte codé par une machine. Les documents peuvent donc être convertis après avoir été photographiés, scannés ou téléchargés directement dans le logiciel. Les applications OCR peuvent être utilisées dans un large éventail de domaines, tels que la comptabilité et les ressources humaines. Ce logiciel est plus couramment utilisé dans le domaine de la saisie de données, où il permet de numériser rapidement des textes manuscrits ou imprimés en limitant au maximum les interventions humaines. Cette numérisation permet non seulement de modifier des documents qui ne sont pas modifiables à la base, mais aussi de partager plus facilement des documents par le biais de méthodes en ligne, de stocker des documents dans une base de données ou des archives numériques, de rechercher des mots ou des termes spécifiques dans des documents et de télécharger des documents sur Internet.

La technologie OCR repose sur la reconnaissance des formes, l'intelligence artificielle et le machine learning. Les meilleures solutions du marché peuvent aider les particuliers et les entreprises à gagner en efficacité et en productivité tout en permettant de stocker, de modifier et de dupliquer des documents importants en toute sécurité. Les outils OCR sont parfois classés dans la même catégorie que les logiciels d'extraction de données et les logiciels PDF. Cependant, ils partagent des similitudes avec des solutions telles que les logiciels de gestion documentaire et les logiciels de saisie électronique de données.

Les fonctions précises incluses dans les logiciels OCR varient en fonction du degré de perfectionnement de l’outil et du public cible. Néanmoins, il existe des fonctions de base, ainsi que des fonctions communes à un grand nombre de programmes OCR. Ainsi, la grande majorité permettront aux utilisateurs d'effectuer les actions suivantes :

• Procédez à l'extraction du texte d'une variété de documents numérisés, photographiés ou téléchargés et créez un fichier texte pouvant être modifié.
• Convertissez des documents dans divers formats de fichiers, notamment Microsoft Word, Excel et du texte brut.
• Convertissez des documents PDF numérisés en documents PDF modifiables et consultables.
• Enregistrez les documents texte modifiables dans une archive, afin de pouvoir y accéder facilement ultérieurement.

Qu'est-ce qu'un logiciel OCR ?

Un logiciel OCR décrit une catégorie de solutions conçues pour numériser le texte de documents ou de fichiers non modifiables, reconnaître les caractères présents dans ces textes et les convertir en un format de fichier modifiable et consultable. Il peut s'agir de documents PDF numérisés, de formulaires papier, de reçus, de contrats et d'autres documents physiques, qui sont ensuite convertis au format Microsoft Word, en texte brut ou dans un autre format modifiable. La technologie de base utilisée par le logiciel fait appel à la reconnaissance de formes, l'intelligence artificielle et au machine learning.

Les fonctionnalités du logiciel de numérisation OCR le rendent utile pour toute entreprise ou particulier cherchant à convertir des documents physiques en documents numériques, dans le but de créer des archives numériques. Les outils OCR sont également couramment associés au domaine de la saisie de données, car ils permettent de convertir des documents papier imprimés en documents numériques. Le logiciel est donc souvent considéré comme un moyen de numériser du contenu. Il est important de souligner que la plupart des solutions peuvent également convertir des fichiers numériques non éditables ou "en lecture seule" en fichiers numériques éditables.

Les applications OCR permettent de créer un nouveau contenu numérique sans avoir à le recréer manuellement, ce qui constitue l'une de ses principales utilisations. La plupart des programmes OCR peuvent détecter automatiquement les caractères d'un document et produire un document texte éditable, ce qui signifie qu'une intervention humaine est rarement nécessaire au cours du processus. Les outils de ce type peuvent également créer une base de données entièrement consultable ou convertir des documents selon le format souhaité.

Quels sont les avantages d'un logiciel OCR ?

Les avantages d'un logiciel OCR s'adressent aux entreprises, aux professionnels travaillant dans des domaines tels que la saisie de données et à d'autres personnes ou entreprises ayant besoin de numériser ou d'archiver des documents textuels. Toutefois, il convient de noter que les divers avantages offerts peuvent être considérables. Il peut donc être utile de parcourir certains des avantages plus spécifiques offerts par ces logiciels, notamment les suivants :

• Augmentation de la production de la saisie des données : le processus de saisie manuelle des données à partir de documents numériques non éditables (ou de documents physiques sur papier) peut prendre beaucoup de temps et mobiliser d'importantes ressources humaines. En outre, il existe également un risque d'erreur humaine, surtout si des exigences en termes de productivité sont élevées. De ce fait, l'un des principaux avantages liés à l'utilisation d'un logiciel OCR est sa capacité à accroître le volume de données saisies. Les solutions de pointe peuvent traiter plusieurs documents simultanément et convertir les informations sous forme de texte modifiable. Ces informations peuvent ensuite être facilement saisies dans une base de données ou converties dans différents formats de fichiers. Cela aide à saisir beaucoup plus de données en peu de temps. À mesure que les technologies OCR et l'IA dans son ensemble continuent de s'améliorer, leur niveau de précision progresse également. La technologie OCR numérise et recrée le texte exact inclus dans un document, éliminant ainsi la possibilité d'erreurs de frappe. Dans de nombreux cas, le logiciel peut ainsi offrir à la fois une meilleure productivité et une plus grande précision.
• Sécurité et accessibilité accrues : le processus de numérisation de documents OCR peut aider les particuliers, les entreprises et d'autres entités à convertir des documents physiques en fichiers numériques. Il est alors possible de sauvegarder les fichiers en les dupliquant et en les stockant ailleurs. Il s'agit d'un système beaucoup plus sûr que le stockage de documents physiques sur papier, qui peuvent être égarés, endommagés ou perdus et qui offre aux entreprises concernées une plus grande sécurité. En outre, le processus d'extraction du texte d'un document physique ou de conversion d'un document numérique non modifiable peut améliorer son accessibilité, car les documents sont alors beaucoup plus faciles à localiser. La recherche d'informations spécifiques dans ces documents devient également beaucoup plus facile, car le processus permet de rendre ces documents entièrement consultables. La plus grande sécurité offerte par les options de stockage et de sauvegarde de documents entièrement modifiables peut également contribuer à protéger les entreprises contre certaines des principales menaces associées à la cybersécurité, comme la suppression de données ou les attaques par logiciels rançonneurs.
• Prise en charge améliorée de la synthèse vocale : l'un des avantages potentiels les plus intéressants associés aux outils OCR est la possibilité de convertir un document physique ou non modifiable en un document pouvant être lu et interprété par un logiciel de synthèse vocale. Cela peut permettre aux personnes malvoyantes ou à celles qui ont des difficultés à lire pour toute autre raison, de comprendre et d'interpréter des documents écrits de toutes sortes, y compris des fichiers PDF numérisés, des documents physiques écrits à la main, des formulaires, des factures, des reçus, etc. Certains des meilleurs logiciels OCR peuvent même inclure une fonctionnalité intégrée de synthèse vocale, ce qui peut rendre ce processus considérablement plus efficace. Cela peut non seulement aider les particuliers, mais aussi les entreprises dans leurs efforts pour améliorer l'accessibilité sur le lieu de travail.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel OCR ?

Les fonctionnalités des logiciels OCR reposent principalement sur la reconnaissance OCR et sur des technologies similaires permettant d'extraire des informations de documents physiques scannés ou de documents numériques téléchargés, puis de placer ces informations dans un fichier numérique modifiable. Bien qu'il puisse y avoir des différences en termes de mise en œuvre des fonctionnalités, de précision du logiciel et d'options avancées, la majorité des solutions comprennent les fonctionnalités de base suivantes :

• Extraction de texte : traitez des documents texte numériques, des documents papier ou des images contenant du texte, puis extrayez le texte du fichier et placez-le dans un nouveau document. Le document obtenu peut se présenter sous plusieurs formats différents, notamment en texte brut, en PDF ou sous forme de document Microsoft Word. Ce qui importe le plus, c'est que le fichier numérique ainsi obtenu soit entièrement modifiable et consultable. Cela permet d'apporter des modifications au texte et de retrouver facilement des mots ou des phrases spécifiques. Les meilleures applications OCR peuvent détecter automatiquement des mots dans des documents numérisés, photographiés ou importés, puis recréer ces mots avec précision afin d'en conserver le sens. Les solutions haut de gamme intègrent bien souvent une technologie ICR (Intelligent Character Recognition) ou IWR (Intelligent Word Recognition), ce qui permet de convertir les documents manuscrits et en caractères cursifs en un format numérique plus lisible.
• Conversion de documents : convertissez des documents, des images et d'autres fichiers numériques dans un format permettant de les modifier et de faire des recherches. Les formats de fichiers précis pris en charge par les progiciels OCR diffèrent, mais certains des formats les plus courants comprennent les fichiers Microsoft Word (.doc, .docx, etc.), les fichiers Microsoft Excel (.xls, .xlsx, .xlsm, etc.), les fichiers de texte brut (.txt) et HTML. Cette conversion permet aux utilisateurs de modifier et de compléter le texte contenu dans un document, mais elle peut aussi contribuer à rendre les documents plus facilement partageables. La plupart des logiciels OCR prennent en charge la conversion vers les types de fichiers les plus courants afin de faciliter leur utilisation et leur accessibilité.
• Conversion au format PDF : convertissez des documents PDF numérisés en documents PDF modifiables. En général, ces derniers peuvent être divisés en deux catégories principales. La première, constituée des fichiers PDF créés et enregistrés sous forme de fichiers numériques. La deuxième, celle des fichiers PDF créés par la numérisation de documents physiques, de livres ou de papier. Cette deuxième catégorie a toujours été beaucoup plus difficile à traiter, car le texte est stocké sous forme d'image numérisée plutôt que sous forme de texte numérique. Grâce aux logiciels OCR, il est toutefois possible de reconnaître les caractères contenus dans l'image numérisée et de les convertir en texte. Il est alors possible de prendre un document PDF numérisé et de le convertir en un document dont le texte peut être modifié et recherché. Non seulement cela facilite le travail sur le document, mais cela permet également de numériser des livres et des textes physiques. Un tel processus peut être utile pour la conservation à long terme et la création de bibliothèques numériques.
• Prise en charge de plusieurs langues : obtenez des résultats plus précis grâce aux logiciels OCR qui utilisent la technologie de reconnaissance optique des caractères et dans de nombreux cas, la technologie de reconnaissance optique des mots. Certaines solutions de pointe peuvent toutefois reconnaître des caractères et des mots rédigés dans plusieurs langues différentes. Cette prise en charge de plusieurs langues peut être particulièrement importante dans les situations où les langues présentent des caractéristiques visuelles uniques, telles que l'utilisation d'accents ou de signes diacritiques comme le tréma en allemand. La prise en charge multilingue permet d'éviter les situations où ces caractères sont mal interprétés ou ignorés par la technologie de reconnaissance optique des caractères. Le processus de conversion du texte écrit en différentes langues en texte numérique peut également être essentiel dans toute situation où des traductions numériques automatiques vont être effectuées, car il permet d'importer le texte dans un traducteur.
• Import/export des données : importez des données à partir du système ou d'un stockage externe et convertissez le fichier. Une fois le fichier converti, il peut être exporté à partir de l'application, ce qui permet de l'enregistrer dans n'importe quel dossier ou sur un dispositif de stockage externe distinct. Les données importées peuvent également être archivées et stockées en vue d'une utilisation ultérieure. Dans la plupart des cas, il est possible d'accéder facilement à ces archives à partir du logiciel OCR et les utilisateurs ont également la possibilité de rechercher dans ces archives un fichier spécifique ou un contenu spécifique dans tous les fichiers.
• Saisie de documents sur appareils mobiles : saisissez l'image d'un document sur un appareil mobile, tel qu'un smartphone ou une tablette et enregistrez cette image sur l'appareil. Le fichier obtenu peut ensuite être utilisé par les principaux lecteurs OCR pour extraire le texte et l'enregistrer sous forme de texte modifiable. Ce processus de saisie de documents mobiles élimine pratiquement la nécessité de numériser un document, car l'image capturée sert le même objectif de base. La technologie OCR reconnaît les motifs, les caractères et les mots de l'image capturée, crée un document texte et permet à l'utilisateur d'enregistrer le document résultant sous forme de fichier texte, de fichier Microsoft Word, de fichier PDF ou d'un format de fichier similaire.

Le répertoire des logiciels OCR de Capterra permet aux utilisateurs de sélectionner les solutions disponibles en fonction des fonctionnalités incluses. Par exemple, un utilisateur peut choisir de ne faire apparaître que les progiciels qui permettent la saisie de documents via un téléphone portable ou qui prennent en charge plusieurs langues. Cela permet de rendre l'ensemble du processus de recherche de logiciels bien plus efficace.

Quels sont les points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel OCR ?

Lors de l'achat d'un logiciel d'OCR, de nombreuses considérations doivent être prises en compte avant de prendre une décision finale. L'objectif principal des acheteurs doit être de trouver la meilleure solution répondant à leurs besoins spécifiques, plutôt que d'essayer simplement de trouver le meilleur produit disponible dans tous les domaines. En effet, certaines fonctions peuvent s'avérer inutiles et, si l'on n'y prend pas garde, cela peut se traduire par un investissement dans une solution OCR plus avancée que ce dont vous avez réellement besoin. Par ailleurs, il se peut qu'une solution polyvalente ne fournisse pas une fonction spécifique et particulièrement recherchée, proposée dans une autre offre. La meilleure façon de procéder est de poser une série de questions et d'essayer d'y répondre, par exemple :

• Quel est le coût d'un logiciel OCR ? Lors de l'acquisition d'un logiciel, quel qu'il soit, son coût doit être soigneusement étudié. Les particuliers et les entreprises ont généralement un budget en tête, il faut donc trouver l'option la plus adaptée tout en respectant ce budget. Le coût peut être un facteur plus complexe qu'il n'y paraît au premier abord et les acheteurs ne doivent pas se contenter de comparer le prix d'un programme OCR à celui d'un autre. Une meilleure façon d'aborder la question est de comparer le coût total de possession entre les produits envisagés. Ce coût peut inclure plusieurs coûts non apparents ou moins explicites, notamment le coût de l'installation du logiciel, le coût de la formation des employés à l'utilisation du logiciel, le coût du stockage des données pertinentes et de leur sécurisation. Il convient également de penser aux mises à jour des logiciels, à la régularité de ces mises à jour et au paiement éventuel des mises à niveau. Bien entendu, avec les logiciels cloud, les frais d'abonnement réguliers doivent également être ajoutés à ces calculs.
• À quoi le logiciel OCR va-t-il servir ? Les acheteurs doivent essayer de bien réfléchir à l'utilisation qu'ils feront du logiciel OCR, car cela peut les aider à cibler leur recherche. Bien qu'il puisse être avantageux pour les outils OCR de disposer d'un large éventail de fonctionnalités, certaines d'entre elles risquent de ne pas être utilisées, aussi faut-il mettre l'accent sur les fonctions les plus importantes. Par exemple, si une entreprise doit régulièrement numériser des documents physiques, la capacité d'importer des fichiers d'images devient un élément clé, tandis que la technologie doit être capable de gérer des documents numérisés présentant différentes mises en page. Si une entreprise numérise des documents dans plusieurs langues et a l'intention de les traduire numériquement, la technologie OCR multilingue est indispensable. Si les utilisateurs sont plus susceptibles d'utiliser un téléphone mobile qu'un scanner, il est essentiel d'acquérir une solution permettant la capture de documents via un appareil mobile et une bonne optimisation pour ce type d'appareil. En définitive, les priorités de l'acheteur contribueront largement à déterminer la meilleure solution pour ses besoins spécifiques et il faut absolument éviter de perdre de vue ces priorités individuelles.
• Quelle est la meilleure option de déploiement de ce type de logiciels ? En général, les outils OCR peuvent être divisés en deux catégories principales pour ce qui est de leur déploiement logiciel. Le déploiement sur site est l'approche la plus traditionnelle, les acheteurs acquérant la licence du logiciel et assumant ensuite la responsabilité de l'installation effective du logiciel, de son fonctionnement, de la gestion des données associées et de la gestion de la sécurité. Cette approche entraîne des coûts initiaux élevés, mais elle offre un contrôle maximal et élimine les frais d'abonnement permanents. Par opposition, le déploiement dans le cloud est la principale alternative, qui repose sur un fournisseur de services tiers qui déploie le logiciel à distance en utilisant un environnement informatique dématérialisé. Cette approche présente de nombreux avantages, notamment la possibilité d'accéder au logiciel OCR à distance sur un plus grand nombre d'appareils. Le fournisseur de services tiers se charge de stocker les données et de les sécuriser, ces données sont également automatiquement sauvegardées. Bien qu'il y ait des frais d'abonnement continus associés à cette approche, les coûts de mise en œuvre sont extrêmement faibles et les coûts à long terme sont prévisibles et peuvent être facilement budgétisés. Si certains acheteurs peuvent se prononcer en faveur de l'une ou l'autre solution, le débat sur le déploiement dans le cloud ou sur site se résume souvent à des préférences personnelles et à des questions concernant la manière dont l'infrastructure informatique est gérée de manière plus générale.
• Quels sont les formats de fichiers pris en charge ? Il est essentiel que le logiciel OCR choisi puisse s'intégrer aux programmes des particuliers ou des entreprises. Il est donc important de vérifier soigneusement la prise en charge des différents formats de fichiers et les acheteurs doivent s'efforcer de trouver une solution OCR capable d'importer et d'exporter les formats de fichiers qu'ils utilisent déjà. Pour ce qui est des formats de fichiers de sortie, il est préférable de trouver une option capable de créer au minimum des fichiers Microsoft Word, Microsoft Excel, du texte brut et des fichiers HTML. D'autres formats de fichiers peuvent également revêtir de l'importance s'ils sont fréquemment utilisés dans le cadre des activités quotidiennes. En ce qui concerne les fichiers pouvant être importés, il est préférable de trouver une solution qui prenne en charge ces mêmes formats de fichiers, ainsi que plusieurs formats d'image courants, tels que JPEG, JPG, PNG, GIF, EPS et RAW. Là encore, il peut s'avérer nécessaire d'ajouter des formats d'image supplémentaires s'ils sont couramment utilisés.

Quelles sont les principales tendances en matière de logiciels OCR ?

Il convient d'examiner attentivement les tendances les plus pertinentes en matière d’applications OCR avant de se décider. Les acheteurs doivent savoir que le logiciel qu'ils acquièrent a été conçu en tenant compte de ces grandes tendances et une bonne compréhension de ces tendances peut également contribuer à mettre en évidence l'importance de certaines fonctionnalités. Actuellement, certaines des tendances les plus significatives dans ce domaine sont les suivantes :

• Utilisation accrue de l'intelligence artificielle et du machine learning : la technologie OCR fonctionne généralement par reconnaissance de formes, le logiciel étant capable de détecter à quoi ressemble chaque lettre. Cependant, au fur et à mesure que cette technologie s'est améliorée, le recours à l'intelligence artificielle s'est également accru, celle-ci étant capable de comprendre des mots entiers et leur sens. L'une des principales tendances liées aux produits OCR est l'utilisation de cette intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique pour faire évoluer la reconnaissance optique des caractères. Grâce à l'interprétation de la signification et à une meilleure compréhension des motifs, cette technologie a le potentiel de reconnaître les caractères présents sur une page et de compléter les mots qui peuvent être effacés par l'usure, les dommages physiques subis par un document ou les problèmes liés au processus d'impression. À terme, cela peut conduire à des conversions de documents plus précises et plus complètes, cette technologie pouvant être utilisée pour restaurer les textes à leur état initial.
• Déploiement de logiciels dans le cloud : si le choix entre un déploiement sur site et un déploiement dans le cloud dépend de nombreux facteurs, il est important de noter que la popularité des déploiements dans le cloud ne cesse de croître, car les entreprises reconnaissent les avantages associés au stockage des données dans le cloud, à la réduction de coûts de mise en œuvre potentiellement élevés liés au déploiement sur site et à la possibilité d'accéder facilement aux logiciels à distance. Les logiciels cloud sont souvent accessibles depuis n'importe quel appareil doté d'un navigateur web moderne et d'un accès à Internet, ce qui peut s'avérer particulièrement utile dans les situations où les outils OCR doivent être utilisés ailleurs que sur un poste de travail physique.
• Accessibilité et optimisation pour les appareils mobiles : par le passé, une application OCR était généralement utilisée sur un ordinateur, avec un scanner ou à partir de fichiers numériques existants. Aujourd'hui, cependant, on constate un besoin accru de possibilités d'accès via des appareils mobiles et la capture de données mobiles est l'une des tendances les plus importantes liées aux logiciels OCR. Les meilleures solutions offrent un accès depuis des appareils mobiles ou peuvent même fournir une application mobile dédiée. Leur optimisation permettra de naviguer facilement dans les menus sur un écran tactile plus petit et le processus de numérisation ne nécessitera que l'appareil photo d'un smartphone. La plupart des employés d'une entreprise auront accès à un smartphone doté d'un appareil photo digne de ce nom et il est possible de fournir des solutions lorsque ce n'est pas le cas, mais l'accès à un scanner est généralement plus limité. Par conséquent, pour garantir que tous les employés d'un lieu de travail puissent utiliser un logiciel OCR où qu'ils se trouvent dans le monde, il est essentiel d'assurer leur accessibilité depuis des appareils mobiles.

Sources :

Les fonctionnalités présentées ont été identifiées en fonction de leur pertinence et du pourcentage de produits figurant dans le répertoire de Capterra qui les proposent. Les sources suivantes ont été utilisées pour rédiger ce document :

1. Cybersécurité en entreprise : 5 logiciels avec essai gratuit - Capterra Blog (Date de consultation : dimanche 29 mai 2022)