Ressources humaines

Informations essentielles sur l'achat d'un logiciel de HR

Les logiciels de ressources humaines (RH) permettent aux entreprises de gérer les dossiers des employés, de digitaliser les processus RH et d'automatiser les tâches courantes. Les solutions de RH peuvent répondre à divers besoins, tels que le recrutement, la paie, l'administration des avantages sociaux et la gestion des performances.

Les logiciels RH ne s'adressent pas seulement aux grandes entreprises mais aussi aux petites organisations sans personnel dédié. De fait, les propriétaires de petites entreprises sont ceux qui nous contactent le plus souvent pour en savoir plus sur les outils de RH. Ces solutions s’adressent aux entreprises de tous les secteurs d’activité.

La plupart des logiciels de gestion des ressources humaines sont facturés au mois. Le prix varie selon le nombre de fonctionnalités et le nombre d'employés. Les coûts des logiciels de RH varient généralement de 360 dollars par mois (environ 337 euros) pour un système d’entrée de gamme et 2200 dollars par mois (environ 2057 euros) pour un logiciel premium. [1]

Les nouveaux acheteurs de logiciels de ressources humaines doivent tenir compte de leur budget, du nombre d'employés, des exigences du logiciel, des cas d'utilisation et des intégrations requises avant de prendre une décision. Collaborer avec les parties prenantes pour dresser une liste des questions les plus importantes à poser aux éditeurs peut vous aider à identifier le logiciel le plus apte à répondre à vos besoins :

• Quelles sont les tâches RH que les employés peuvent réaliser eux-mêmes grâce à la fonctionnalité de libre-service ?
• Quels sont les tableaux de bord et les capacités d'analyse proposés par le logiciel ?
• Quel est le niveau d'assistance technique proposé par l'éditeur ?
• Comment l'intelligence artificielle (IA) est-elle intégrée à l'outil et comment fonctionne-t-elle ?

Quels sont les meilleurs logiciels de RH ?

Capterra identifie les meilleurs logiciels de ressources humaines en combinant les notes des utilisateurs et le score de popularité, aidant ainsi les petites entreprises à trouver le logiciel de comptabilité le plus adapté à leurs besoins. Voici les cinq produits les plus évalués pour cette catégorie :

Ces classements sont déterminés en combinant les notes d'utilisateurs vérifiés et les données publiques portant sur la popularité des recherches sur Internet :

• Notes : le score relatif du logiciel basé sur les notes données par les utilisateurs de Capterra et normalisé en fonction du nombre et de la date des notes.
• Score de popularité : la popularité relative d'un logiciel basée sur les tendances de recherche et de sa présence en ligne.

Qu'est-ce qu'un logiciel de RH ?

Les logiciels de ressources humaines sont conçus pour aider les entreprises à gérer et à optimiser leurs processus de ressources humaines. Grâce à ce type d'outil, les utilisateurs peuvent réaliser des tâches, enregistrer des informations et analyser des données RH.

Que vous vous occupiez du recrutement, de l'intégration des nouvelles recrues (onboarding), de la paie, de la gestion des avantages sociaux, du suivi des présences, de l'évaluation des performances, ou de toute autre activité liée à la gestion des talents, il existe un logiciel de RH qui saura vous convenir.

Selon les prévisions de Gartner, le marché mondial des logiciels de ressources humaines a augmenté de 11,7 % et a atteint les 22,4 milliards de dollars (environ 22, 8 milliards d’euros) en 2022. [2]

Sur Capterra, vous trouverez 1 986 logiciels de RH, ce qui en fait l'une des plus grandes catégories sur notre site. Les utilisateurs ont également soumis 15 019 avis vérifiés sur des logiciels de ressources humaines au cours de l'année écoulée. [3]

Prix d'un logiciel de ressources humaines

La plupart des outils RH sont facturés sur la base d'un abonnement mensuel qui varie en fonction du nombre de fonctionnalités et d'employés. Le coût d'un logiciel RH varie généralement entre 360 dollars par mois (environ 337 euros) pour un système d’entrée de gamme et 2200 dollars par mois (environ 2057 euros) pour un logiciel premium. [1]

• Les logiciels de RH d'entrée de gamme incluent des fonctionnalités de base telles qu'une base de données des employés, la gestion des fonctions RH de base, des fonctions de reporting et des capacités d'analyse.
• Un logiciel de RH plus avancé, dont le coût est plus élevé, propose généralement des fonctionnalités supplémentaires telles que des rapports personnalisables, un portail en libre-service pour les employés et un tableau de bord des activités.

À titre de référence, 64 % des acheteurs de logiciels de ressources humaines avec lesquels nous avons échangé au cours de l'année écoulée prévoient un budget de 5 à 10 dollars par mois (environ 5 à 9 euros) pour un tel outil. [4]

Voici des informations importantes à retenir pour les nouveaux acheteurs :

• Les coûts initiaux courants peuvent inclure le déploiement, l'intégration et la personnalisation.
• La maintenance et le support client sont des dépenses récurrentes à prendre en compte.

Si votre budget est soumis à certaines contraintes, plusieurs options s'offrent à vous. Les essais gratuits vous permettent d'essayer un nouveau logiciel avant de vous décider. Certains fournisseurs offrent même des logiciels de RH gratuits, mais ces derniers peuvent entraîner des coûts de maintenance et de personnalisation.

Les éditeurs de logiciels de ressources humaines peuvent également vous proposer une réduction si vous choisissez un abonnement annuel au lieu d'un abonnement mensuel.

Fonctionnalités des logiciels de ressources humaines évaluées par les utilisateurs

Tous les logiciels de RH incluent une base de données des employés, des fonctionnalités de gestion des ressources humaines, de reporting et d'analyse, et la majorité d'entre eux disposent d'une variété de fonctionnalités communes telles que le suivi des candidats, la gestion de la paie et l'intégration.

Fonctionnalités principales des logiciels de ressources humaines les mieux notées

• Base de données des employés : enregistre et gère une base de données sécurisée abritant les informations personnelles des employés. Pour 85 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Gestion des ressources humaines : automatise les principales fonctions de RH telles que la paie, la gestion des avantages sociaux et la conformité. Pour 84 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Rapports et analyses : affiche et facilite le suivi des indicateurs de RH importants. Pour 74 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.

Fonctionnalités courantes des logiciels de ressources humaines les mieux notées

Notre analyse exclusive des avis révèle d'autres fonctions RH courantes et appréciées des utilisateurs :

• Suivi des candidats : fluidifie la gestion des candidatures et les CV au fur et à mesure que les candidats évoluent au cours du processus de recrutement. Pour 81 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Gestion des employés : permet de suivre le planning, la disponibilité et les performances des employés pour l'ensemble des projets et des tâches. Pour 81 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Portail en libre-service : met à disposition des employés un espace dédié où réaliser des tâches relatives aux RH et trouver des informations. Pour 79 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Gestion de la paie : facilite le suivi et le traitement des salaires des employés. Pour 77 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Intégration : automatise le processus d'onboarding pour intégrer officiellement les nouvelles recrues au sein de l'entreprise. Pour 73 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Gestion du temps : permet de suivre les heures travaillées et les congés. Pour 69 % des utilisateurs, il s'agit d'une fonctionnalité essentielle ou très importante.
• Feedback à 360 degrés : permet de solliciter des retours sur les performances des employés auprès de leurs pairs, de leurs responsables et de leurs subordonnés directs.
• Tableau de bord d'activités : permet de vérifier l'état des processus en cours, d’identifier les incidents et de suivre les activités réalisées.
• Gestion de la rémunération : facilite le suivi des budgets et optimise les structures de rémunération pour les employés.
• Rapports personnalisables : aide à personnaliser la présentation et le contenu des rapports de RH.

Principaux avantages des logiciels de ressources humaines selon les utilisateurs

Amélioration des performances et de l'efficacité des ressources humaines : grâce à l'automatisation, à la digitalisation des dossiers et au portail en libre-service pour les employés, les utilisateurs indiquent que les logiciels de RH leur permettent d’optimiser leurs tâches ainsi que leur temps qu’ils y consacrent.

"Les possibilités offertes par cette plateforme ont considérablement facilité notre quotidien et participé à améliorer notre efficacité globale."

-Mara D., responsable RH au sein d'une organisation non gouvernementale

Augmentation de la croissance des petites entreprises : au fur et à mesure que l'entreprise se développe, la gestion des équipes se fait de plus en plus difficile. Selon les utilisateurs, leur logiciel de ressources humaines a accompagné leur croissance et leur a permis d'adapter plus facilement leurs processus de RH.

"Notre entreprise étant passée de 150 à plus de 800 employés en cinq ans, ce logiciel a clairement contribué à notre succès."

-Julie G., responsable des ressources humaines et des opérations dans le secteur de l'alimentation et des boissons

Espace de stockage sécurisé pour les données des employés : les logiciels de RH limitent les risques d'erreurs et les problèmes de sécurité associés aux méthodes de saisie manuelle, telles que les dossiers papier et les feuilles de calcul.

"Grâce à ce logiciel, nous disposons d'une base de données consolidée contenant des informations précises sur les employés."

-Jessica D., programmatrice de jeux vidéo

Défis courants des outils RH selon les utilisateurs

Les avis récemment publiés au sujet des logiciels de ressources humaines mentionnent certains problèmes récurrents. L'une des difficultés évoquées par les utilisateurs consiste à obtenir de l'aide rapidement auprès du service client afin de résoudre les problèmes, qu'ils concernent le logiciel lui-même ou les services connexes tels que la gestion de la paie. Un autre défi est celui du coût, les évaluateurs citant la difficulté d'obtenir un prix abordable ou le fait que les fonctionnalités souhaitées sont bloquées derrière des murs payants (“paywall” en anglais).

Au moment de consulter des éditeurs de logiciels, posez-leur des questions sur la qualité du support client, sur le niveau d'assistance proposé et sur les coûts associés, le cas échéant. Il est également crucial de distinguer les fonctionnalités nécessaires des fonctionnalités souhaitées. Pour respecter votre budget, concentrez-vous sur les logiciels qui ne comportent que les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.

Quant aux fonctionnalités, les principaux défis souvent posés par les logiciels de RH sont la création de rapports personnalisés et la définition de règles pour approuver ou refuser automatiquement les absences des employés. Si les rapports et la gestion des absences sont des fonctionnalités importantes pour vous, recherchez les mentions de ces fonctions dans les avis avant de faire votre sélection.

À quoi sert un logiciel de RH ?

L'analyse des avis publiés sur les logiciels de RH met en exergue les cas d'utilisation les plus courants :

• Gestion d'une base de données centralisée des employés : ce type d’outil vous permet de bénéficier d'une base de données sécurisée contenant des informations sur les employés, notamment leur nom, leur poste, leur salaire, leurs coordonnées, etc.
• Suivi de la présence des employés et des congés payés : un outil rh facilite le suivi des heures travaillées grâce à un enregistrement manuel des heures ou à une intégration avec un système de pointeuse.
• Gestion des postes à pourvoir et des demandeurs d'emploi : à l’aide d’un logiciel de ressources humaines, vous pouvez publier des offres d'emploi, planifier des entretiens d'embauche, évaluer les CV et suivre les candidats prometteurs au long du processus de recrutement.
• Automatisation de la paie : plutôt que d’avoir recours à des calculs et des envois manuels de fiches de paie, un logiciel de RH peut calculer automatiquement les salaires et les retenues fiscales, et transférer automatiquement les fonds sur les comptes bancaires des employés.

Les logiciels de RH se classent généralement dans l'une des deux catégories suivantes : les outils de base, et les outils dits stratégiques.

La catégorie des logiciels de ressources humaines de base couvre tous les logiciels qui prennent en charge les fonctions RH essentielles, et ce, pour tout type d'entreprise. Cela inclut les logiciels suivants :

• Systèmes de suivi des candidats : publie des offres d'emploi, gère et évalue les candidatures, ainsi que le suivi des candidats au long du processus de recrutement.
• Logiciels d'onboarding : automatise le processus pour intégrer officiellement les nouvelles recrues au sein de l'entreprise.
• Logiciels de paie : gère les salaires, suit les coûts associés à la rémunération et génère des rapports à forte valeur ajoutée sur les salaires et les impôts.
• Logiciels de gestion du temps : suit les heures de présence des employés, les horaires et les heures facturables pour les entrepreneurs.
• Logiciels de gestion des avantages sociaux : inscrit les employés aux avantages sociaux disponibles, suit leur utilisation et génère des rapports.

La catégorie des logiciels de RH couvre les outils qui aident les entreprises à optimiser leurs effectifs ou à améliorer la productivité et l'engagement des équipes. Cela inclut les logiciels suivants :

• Logiciels de gestion des performances : permet de définir les objectifs individuels des employés, solliciter des évaluations à 360 degrés et évaluer les performances.
• Systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) : aide à la création, la gestion et l’administration des modules de formation et de développement des compétences pour les employés.
• Logiciels d'engagement des employés : sollicite l’opinion de vos employés et identifie les problèmes courants à l'origine d'un éventuel sentiment d'insatisfaction au travail.
• Logiciels de gestion de la rémunération : optimise les budgets alloués à la rémunération et instaure des incitations pour récompenser les meilleures performances.
• Logiciels de planification de la relève : identifie les individus les plus performants et permet de définir des jalons d'excellence.
• Logiciels de gestion du personnel : facilite la planification, le suivi et la gestion de l'affectation et les besoins en ressources humaines.
• Logiciels d'analyse des ressources humaines (HR analytics) : regroupe les données concernant les employés et aide à visualiser les tendances au fil du temps.

En fonction de vos besoins, vous pouvez opter pour un logiciel de RH autonome qui remplit une seule fonction, ou une suite complète de gestion des talents.

Qui utilise un logiciel de RH ?

Les entreprises de tous les secteurs d'activité font appel à des logiciels de RH pour améliorer l'efficacité de leurs processus, ou parce que leurs méthodes actuelles les privent de fonctionnalités incontournables.

Bien entendu, les spécialistes des ressources humaines sont les premiers à utiliser un logiciel de RH, mais ils ne sont pas les seuls. Les managers s'en servent pour gérer les évaluations des performances, approuver les demandes de congés et intégrer les nouvelles recrues à l'entreprise. Les salariés eux-mêmes utilisent également les outils de RH pour actualiser leurs coordonnées personnelles, consulter leurs fiches de paie, souscrire à des avantages sociaux ou réaliser diverses tâches liées aux RH.

Les notes prises lors des appels téléphoniques de nos conseillers au cours de l'année écoulée indiquent que les acheteurs de logiciels de RH travaillent généralement au sein de PME comptant entre un et 24 employés, avec un chiffre d'affaires annuel inférieur ou égal à 5 millions de dollars (environ 5 millions d'euros). Parmi ceux qui nous contactent le plus au sujet des logiciels de RH, on peut noter que les propriétaires de petites entreprises ne disposent pas d'équipe dédiée aux ressources humaines.

Intégrations courantes des logiciels de ressources humaines

Sur la base des nombreux avis que nous avons traités, nous avons défini les trois catégories de logiciels qui s'intègrent le plus souvent aux logiciels de ressources humaines : les logiciels de comptabilité, les logiciels de gestion documentaire et les logiciels de CRM.

Les acheteurs ont besoin d'une intégration robuste entre les logiciels de RH et les outils comptables pour gérer les salaires. L'intégration d'un logiciel de gestion documentaire à un logiciel de RH facilite la gestion du guide de l'employé et des descriptions de poste, tandis que l'intégration d'un logiciel de gestion de la relation client (CRM) permet d'obtenir des données précises sur les ventes pour mieux calculer les commissions.

Sur la base de l’analyse des échanges que nous avons eus l'an dernier avec des acheteurs de logiciels de RH, vos besoins en matière d'intégration dépendront de la taille de votre entreprise., si l'on en croit les échanges que nous avons eus l'an dernier avec des acheteurs de logiciels de RH. Alors que les PME comptant 1 à 100 employés préfèrent plutôt les solutions de RH autonomes (53 %), les entreprises de 101 employés ou plus préfèrent les suites intégrées (66 %). [4] Il s'agit d'une progression typique qui illustre le développement des entreprises. À leurs débuts, elles commencent par employer quelques outils autonomes pour assurer les fonctionnalités de base, telles que la gestion de la paie ou la planification du personnel. Une fois que leur département des RH est arrivé à maturité, elles emploient une suite intégrée.

Chaque approche présente des avantages et des inconvénients. En divisant votre pile technologique en divers outils de RH, vous pouvez adopter un logiciel de haut niveau pour gérer chaque fonction RH, mais vous risquez de rencontrer des problèmes de synchronisation entre ces outils. Une suite logicielle de RH complète limite les problèmes d'intégration en regroupant toutes les fonctionnalités importantes, mais vous devrez peut-être faire des compromis sur certaines d'entre elles. En effet, les suites ne peuvent pas exceller dans tous les domaines.

Quelle que soit l'option qui vous tente le plus, n'oubliez pas de planifier soigneusement votre pile de logiciels de RH. Sans cela, vous risquez d'adopter des outils dont les fonctions se chevauchent, ce qui entraîne des coûts inutiles, davantage de formations et des risques de non-respect de la sécurité. En raison de ces chevauchements fonctionnels, 83 % des employés des RH disent avoir l'intention de consolider leurs logiciels au cours des 12 prochains mois. [5]

Tendances récentes en matière de logiciels de RH

La synergie entre intelligence artificielle et RH, un élément clé pour l’expérience des employés : l'utilisation d'outils alimentés par l'IA dans les processus RH permet non seulement d'automatiser les tâches de routine, mais aussi d'ouvrir la voie à des solutions innovantes contribuant à améliorer l'expérience globale des employés, et ce, dès leur recrutement. Cinquante-sept pour cent des demandeurs d’emploi français interrogés par Capterra se déclarent favorables à son utilisation par les employeurs dans le cadre des processus d’embauche, estimant que son usage participe à réduire les risques de biais (58 %) et à améliorer leurs chances de sélection (51%).

Le développement du leadership devient incontournable : d'après l'enquête annuelle menée par Gartner sur les priorités des ressources humaines, le développement des leaders et des managers est la priorité en 2024 pour les responsables des ressources humaines. [6] Dans cette optique, les services des RH utilisent de plus en plus des logiciels pour développer des modules de formation managériale, établir des relations entre les nouveaux cadres avec des mentors, et identifier les domaines dans lesquels les cadres éprouvent le plus de difficultés.

La transparence des salaires est de plus en plus répandue : en 2024, 40 % des responsables du recrutement estiment que leur entreprise indiquera le montant des salaires proposés dans les offres d'emploi sur l'ensemble de ses sites, contre 15 % en 2022. [7] La transparence des salaires est cruciale pour attirer les meilleurs profils. Les entreprises utilisent désormais des systèmes de gestion de la paie et de la rémunération pour s'assurer que les salaires sont compétitifs dans leur région.

Comment un logiciel de RH peut aider votre entreprise

• Top 5 des logiciels RH gratuits en France
• RH stratégiques : un guide pour votre entreprise
• Futur du travail : vers une meilleure gestion de l’expérience collaborateur ?

Sources

1. Données Capterra sur les prix des logiciels : seuls les logiciels pour lesquels les modalités tarifaires sont disponibles publiquement et les logiciels qualifiés dans la catégorie concernée au moment de la création de ce guide sont inclus dans nos analyses de prix. Les conversions de devises sont basées sur le taux du jour de la publication et peuvent différer des taux de change actuels. Consultez la méthodologie complète ici.

2. Market Share Analysis: Human Capital Management Software, Worldwide, 2022, article publié en anglais par Gartner

3. Données sur les avis publiés sur Capterra : ils sont collectés auprès d'utilisateurs vérifiés de logiciels individuels. Pour rédiger ce rapport, nous avons analysé les avis de l'an précédant la date de création de ce guide. Le nombre de produits se réfère à notre catalogue complet. Consultez la méthodologie complète ici.

4. Notes prises lors des appels des conseillers Capterra : les résultats sont basés sur des informations issues de conversations téléphoniques que l'équipe de conseillers de Capterra a eues avec des acheteurs pour PME à la recherche d'un logiciel de RH. Consultez la méthodologie complète ici.

5. HR Employees Say Half of Their Software Systems Perform Overlapping Functions, article en anglais publié par Capterra

6. Where HR Will Focus in 2024, article en anglais publié par Gartner

7. 8 Trends That Will Shape Talent Acquisition Strategy for 2024, article en anglais publié par Gartner