Qu'est-ce qu'un logiciel de ressources humaines ?

Un logiciel de ressources humaines (RH) , également appelé système d'information sur les ressources humaines (SIRH) ou système de gestion des ressources humaines (SGRH), aide les entreprises à gérer les données relatives aux employés telles que leurs coordonnées, leur présence, la paie, la formation et les avantages sociaux. La plupart des systèmes de SGRH s'intègrent aux logiciels de paie et de suivi du recrutement/des candidats.

Avantages d'un logiciel de ressources humaines

Le personnel du département des RH doit effectuer de nombreuses tâches, comme consigner les coordonnées des employés et gérer les documents, la conformité et la paie. Lorsque ces tâches sont effectuées manuellement, leur complexité et la responsabilité qui s'y attache pèsent lourdement sur le personnel des RH, en particulier dans les petites entreprises dont le personnel est limité.

Un logiciel de ressources humaines aide les entreprises à automatiser des fonctions de RH de base, ce qui rend le processus plus efficace et plus productif. La liste suivante répertorie les avantages présentés par une solution de RH en matière d'efficacité du département des RH :

• Amélioration de la productivité : les processus des RH impliquent diverses responsabilités administratives, telles que la gestion des dossiers des employés, la conformité et la paie. Sous leur forme manuelle, ces processus sont chronophages et souvent sources d'erreurs. Une solution de RH contribue à automatiser ces processus en fournissant des dossiers digitaux comportant les données sur les employés et des informations de conformité. En outre, elle vous aide à gérer les processus de paie depuis la solution même, ce qui minimise les erreurs manuelles.
• Facilité d'accès à l'information : avec un logiciel de ressources humaines, les utilisateurs peuvent stocker les informations relatives aux employés, à la conformité, aux évaluations de performance et à la paie dans une base de données centralisée, accessible à tout le personnel autorisé par le biais du cloud. Le référentiel de données permet également aux utilisateurs de mettre en place un portail de RH en libre service pour l'ensemble de l'entreprise. Grâce à lui, les employés ont accès à leurs dossiers, par exemple aux certificats de conformité, aux bulletins de salaire et aux congés.
• Sécurité et conformité accrues des données : aujourd'hui, les entreprises sont confrontées à un nombre de risques de sécurité plus élevé que jamais. Les risques pesant sur la sécurité des données peuvent être externes (comme le piratage) ou internes (par exemple, vol par des employés). Les données de RH critiques, telles que les informations personnelles sur les employés et les données de paie, peuvent entraîner des sanctions graves en cas d'infraction. C'est pourquoi de strictes politiques de sécurité des données doivent être utilisées dans le département des RH. Outre le fait qu'elle offre un accès sécurisé aux données, une solution de RH permet également aux utilisateurs de surveiller le téléchargement de documents et contrats d'importance critique par les employés. De plus, une solution de RH basée sur le cloud garantit que le lieu de stockage des données respecte les réglementations régionales et internationales telles que la réglementation sur les renseignements personnels et le RGPD.

Fonctionnalités clés d'un logiciel de ressources humaines

• Base de données des employés : entretenez les dossiers de tous les employés travaillant actuellement dans votre entreprise.
• Gestion du cycle de vie des employés : effectuez le suivi des différents stades du cycle de vie d'un employé, tels que le recrutement, l'intégration, l'administration des avantages sociaux, le développement de l'employé et sa fidélisation.
• Gestion des performances : gérez les évaluations des performances (sur une base trimestrielle, semestrielle ou annuelle) et enregistrez-les, ainsi que les avis des managers.
• Intégration : gérez l'intégration des nouvelles recrues. Les utilisateurs peuvent ainsi effectuer le suivi des documents de conformité et des documents de vérification I-9.
• Portail en libre service : mettez à la disposition de vos employés un portail auprès duquel ils peuvent s'identifier pour effectuer eux-mêmes certaines fonctions, comme consulter leurs détails personnels, charger des documents importants, consulter les politiques de l'entreprise et les certificats de conformité, etc.
• Gestion du temps et des présences : donnez aux employés le moyen de consigner leurs heures de bureau, d'indiquer leur présence et de demander un congé. Ces données peuvent être exportées vers un logiciel de paie et servir ensuite à calculer les paiements dus aux agents contractuels.

Points à prendre en compte au moment d'acheter un logiciel de ressources humaines

• Types de logiciels de RH : un logiciel de RH regorge de fonctionnalités, ce qui peut s'avérer déroutant pour les responsables des RH des petites entreprises qui doivent clairement différencier les fonctions principales des fonctionnalités optionnelles. En fonction des domaines de pertinence, les systèmes de ressources humaines peuvent être répartis entre les types suivants :

  • Avantages sociaux/paie
  • Recrutement
  • Performance
  • Formation
  • Talent
  • Main-d'œuvre

Les acheteurs doivent soigneusement identifier les types de logiciels de RH adaptés à leur entreprise et prendre leur décision d'achat en conséquence.

• Analyse des données : en plus d'aider le personnel des ressources humaines dans ses activités quotidiennes, les systèmes de ressources humaines contribuent aussi à la formulation des stratégies de gestion du recrutement et des employés en fournissant des rapports étayés par des analyses. Ainsi, des rapports sur des données historiques relatives aux antécédents d'un candidat apportent aux recruteurs des informations inestimables pour prendre des décisions d'embauche importantes. Ils les renseignent par exemple sur les types d'expérience professionnelle qui assureront qu'un candidat sera le plus performant dans un rôle et sur l'ensemble de compétences nécessaires pour ce rôle. Les rapports sur la performance d'un employé dans de nombreux domaines peuvent également aider la direction à évaluer les lacunes dans les compétences et à planifier des formations en conséquence.

Principales tendances en matière de logiciel de ressources humaines

• Les chatbots sont le moteur de l'automatisation des logiciels de RH : du fait du volume de communication qu'ils offrent, les chatbots s'invitent dans le processus de recrutement, lequel implique des interactions avec des candidats provenant de lieux géographiques et de fuseaux horaires différents. Les chatbots alimentent également les fonctionnalités d'assistance aux RH en répondant aux questions de base des employés sur les politiques et processus de RH. Alors que ces technologies gagnent du terrain dans le domaine des logiciels de ressources humaines, il faut s'attendre à voir les chatbots renforcer divers processus au sein des RH.
• Des entreprises utilisent le machine learning pour renforcer l'efficacité des processus des systèmes de ressources humaines : le phénomène du machine learning bouleverse la façon de travailler du personnel des RH en lui fournissant des informations et une assistance en temps réel dans leurs processus. Par exemple, lors du recrutement, un logiciel de ressources humaines peut aider à réduire la liste des candidats en analysant les curriculum vitae et les données de ces derniers. Le machine learning peut aussi aider les responsables effectuant des évaluations des performances en leur fournissant une évaluation des employés basée sur des paramètres différents, tels que les avis des pairs, les ventes, le nombre de projets, etc. Ces solutions aident aussi les responsables à prévoir les performances futures d'un employé en fonction de ses données historiques.